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Sistema Integrado de Comunicação: como escolher o melhor

Você já deve ter ouvido falar no termo Sistema Integrado de Comunicação , certo? Sistema Integrado de Comunicação é um sistema que, como o próprio nome já diz, integra toda a comunicação de uma empresa em uma única plataforma.

Na prática, funciona da seguinte forma:

Você tem uma empresa de venda de camisetas. Para fazer esse negócio rodar você precisa falar com clientes, falar com fornecedores e falar com os seus funcionários (comunicação interna).

O que acontece em muitas organizações é ter uma plataforma diferente para o contato com cada tipo de público.

O Slack, por exemplo, é uma ferramenta de chat que busca centralizar a comunicação interna. Já o Skype é muitas vezes usado para contatar clientes em negócios B2B.

O que um Sistema Integrado de Comunicação faz é centralizar todos esses contatos em uma única plataforma, integrando todos os processos de comunicação e melhorando o fluxo da informação.

Para quê precisar lidar com 2, 3 ou até 4 sistemas de comunicação se você pode ter todos eles integrados em uma única plataforma?

Mas o maior benefício do Sistema Integrado de Comunicação nem é o fato de você não precisar abrir várias plataformas e sim a diferença no fluxo de informação.

O maior benefício do Sistema Integrado de Comunicação: a melhoria no fluxo de informações

Quando você procura ferramentas para trabalhar a comunicação da sua empresa, você leva em consideração diversos fatores e um deles com certeza é o fluxo de informações.

Isso porque é exatamente para isso que serve um sistema de comunicação. Se não for para melhorar o fluxo, não é necessário um novo processo e nem novas ferramentas, basta continuar atendendo o telefone.

Porém, nós sabemos que para se manter no mercado hoje em dia é preciso ir além do básico e isso envolve um atendimento de excelência aos clientes e uma comunicação interna clara e motivadora.

Para garantir que essas metas possam ser atingidas o mais rápido possível você pode pensar em adotar um Sistema Integrado de Comunicação.

Ele, além de integrar todas as plataformas de comunicação que você precisa, armazena todos as conversas e solicitações de suporte atuando na gestão da informação.

Uma gestão da informação bem feita permite que você veja com clareza onde estão os pontos falhos da comunicação, podendo atuar previamente no gerenciamento de riscos.

O que um bom Sistema Integrado de Comunicação deve ter?

Agora que você já sabe de alguns dos benefícios de se adotar um Sistema Integrado de Comunicação, vamos te mostrar como achar o melhor para a sua empresa.

Um bom Sistema Integrado de Comunicação deve ter:

1. Todas as plataformas de comunicação interna e externa em um único canal.

Isso é o básico do Sistema Integrado de Comunicação. Se você precisar de outros canais de comunicação, ele não está cumprindo o seu papel.

Por isso, pense em todas as demandas que sua empresa necessita e veja se tudo pode ser encontrado no sistema que você está cogitando adquirir.

2. Acesso a históricos

O histórico de informações e conversas é essencial para a boa gestão da informação.

No caso da comunicação focada no cliente, você pode acessar o histórico e ver como o problema foi abordado, se o seu atendente foi cordial, qual solução foi encontrada etc.

Também é possível traçar padrões de cliente e de atendimento para otimizar esse processo e melhorar os resultados.

No caso da comunicação focada no público interno, o acesso a histórico permite saber como seus funcionário estão fazendo uso daquele portal, evitando conversas inapropriadas.

Em ambos os casos, o histórico pode ser usado como prova judicial em um processo jurídico.

3. Compartilhamento de arquivos

Outro ponto essencial é o compartilhamento de arquivos. Imagine estar em um chat com um funcionário, precisar mandar um documento e ter que recorrer ao e-mail. Seria perda de tempo.

Hoje em dia até pelo WhatsApp é possível enviar arquivos, então como pode seu sistema de comunicação não permitir funcionalidade tão básica? Não dá.

O compartilhamento de arquivos deve ser uma funcionalidade obrigatória do seu sistema de comunicação.

4. Chat aberto

Chat aberto é um novo tipo de chat que tem ganhado mercado principalmente quando falamos em transações comerciais.

Basicamente, além dele permitir que os contatos da sua rede iniciem um bate-papo com você, ele também permite que pessoas de fora da sua rede façam isso.

Isso quer dizer que um possível cliente em potencial pode abrir seu chat e entrar em contato direto com você de maneira rápida e segura.

Isso funciona muito para empresas B2B que tenham ticket médio alto, pois nesses casos o processo de venda é bem mais demorado que um produto comercial de B2C.

5. Possibilidade de criação de grupos de trabalho

Assim como o WhatsApp, o Telegram e o Messenger permitem que o usuário crie conversas em grupo, seu Sistema Integrado de Comunicação também deve permitir.

Isso evita que assuntos de trabalho migrem para plataformas pessoais de comunicação.

Claro que essa ferramenta só deve ser usada com o seu público interno, afinal, você não vai criar um grupo de bate-papo com os seus clientes.

6. Reuniões por voz e vídeo

Hoje em dia existem diversas plataformas que oferecem esse tipo de ferramenta, entretanto, não faz sentido migrar para outro canal se você já tem um sistema integrado.

A reunião por voz e vídeo funciona como o Skype ou o Hangouts, porém, dentro da sua própria plataforma de comunicação.

Ela é essencial para fazer reuniões remotas utilizando o compartilhamento de tela para expor resultados e projeções.

7. Fórum de discussão

Os fóruns de discussão surgiram com a popularização da Internet e nada mais são do que comunidades abertas para debate que possuem um tema principal a ser discutido.

Atualmente, os fórum perdeu muito espaço na rede graças às infinitas outras oportunidades de entretenimento existentes na Internet. No entanto, no ambiente empresarial o fórum ainda tem o seu lugar.

Ele é muito utilizado para debater assuntos relacionados a todos na organização, para pedir sugestões e até para dar repasses sobre decisões já tomadas.

8. Diferencial: Mural de avisos eletrônico

Os próximos dois itens são diferenciais para um bom Sistema Integrado de Comunicação.

Você certamente sabe o que é um mural de avisos. Costumamos vê-los muito nos corredores de empresas, escolas e comunidades.

Um sistema de comunicação que permite a criação do mural de avisos eletrônico evita que o conteúdo tenha que ser diagramado, impresso e fixado em paredes.

Além disso, o conteúdo ficará disponível e visível para todos os funcionários pelo tempo que o gestor determinar.

9. Diferencial: Agenda compartilhada

O outro diferencial é ter uma agenda compartilhada. Isso quer dizer que é possível marcar reuniões e convidar toda sua equipe através da agenda.

Assim também é possível visualizar os melhores horários para marcar reuniões, uma vez que você terá acesso aos compromissos profissionais de todos os funcionários.

E aí, se convenceu de que adotar um Sistema Integrado de Comunicação pode ser uma boa ideia para a sua empresa?

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Fernanda Fonseca

Fernanda Fonseca

Como Relações Públicas e CMO da Mais.im, meu desafio diário é entender como a comunicação pode ajudar (ou não) as empresas, mais especificamente os processos de Customer Success.

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