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Reunião online: 7 dicas para tornar a sua produtiva e nada monótona

Fazer reunião online pode ser um desafio. Por mais que a facilidade de poder falar com pessoas de qualquer parte do mundo seja um benefício excelente, reuniões virtuais podem ser extremamente monótonas e improdutivas.

Dependendo do tempo de reunião, dos assuntos abordados e do interesse das pessoas envolvidas, a reunião pode resultar em pessoas focando sua atenção em outras coisas.

Por isso, para fazer um reunião online que seja, de fato, eficiente é preciso saber como conduzi-la.

Nós trouxemos algumas dicas para que você tenha reuniões online cada vez mais produtivas.

Faça um planejamento da sua reunião online

Toda reunião deve ser bem planejada com pautas bem definidas e tempos máximos para a discussão de cada uma delas.

Se várias pessoas têm assuntos para tratar na reunião, cada uma delas deve enviar o assunto e o tempo que pretende gastar para tratá-lo.

Se muitas pessoas precisarem de muito tempo e a soma das discussões ultrapassar o tempo máximo da reunião, é função do responsável geral pela reunião cortar as pautas menos importantes.

Ter um planejamento e cumprir esse planejamento é imprescindível para garantir a produtividade da reunião online, do contrário, após algumas reuniões, as pessoas começarão a ficar com preguiça de participar.

Tenha uma ata de reuniões

Toda reunião — seja ela online ou presencial — precisa ser documentada e é para isso que serve a ata.

A ata deve conter todas as pautas discutidas e todas as decisões tomadas em grupo.

Ao final da reunião, o responsável por ela deve enviar essas informações a todos que participaram da reunião, como uma forma de lembrete dos combinados feitos.

A ata não precisa ser feita necessariamente pela pessoa que conduzirá a reunião. Este pode delegar essa função a outra pessoa.

É importante que a pessoa que faça a ata seja organizada, concentrada e responsável , assim, diminuirão as chances de algo ficar para trás.

Priorize reuniões curtas

Estudos já nos mostraram que, após um tempo de discussão, a reunião para de ser produtiva.

Por conta disso, muitas equipes optam por reuniões semanais extremamente curtas para tratar de demandas imediatas mais rapidamente. Esse tipo de reunião costuma durar 15 minutos.

Se a sua reunião online precisa tratar de assuntos mais delicados ou discussões mais aprofundadas, você precisará de mais tempo que isso.

No entanto, ainda que você precise de uma reunião mais longa, tente sempre fazê-la no menor tempo possível.

Reuniões que levam muito tempo para um assunto só tornam-se monótonas e desinteressantes, além de improdutivas.

Tenha horário para começar e acabar sua reunião online

Esse é outro ponto importante. Como as reuniões online podem ser feitas de qualquer lugar, às vezes temos a impressão de que a pessoa tem todo o tempo do mundo para participar dela. Mas não é bem assim.

A pessoa pode estar na sua própria casa, dispondo de um tempo pessoal para resolver determinada questão importante para o negócio.

Por isso, é muito importante ter horário para começar a reunião e também para acabá-la, além, é claro, de respeitá-los.

Atrasos só devem ser tolerados quando justificados e o horário de finalização de cada pauta também precisa ser seguido.

Claro que existirão exceções e também é preciso saber ter jogo de cintura quando a equipe não cumprir com as expectativas, mas, de maneira geral, os horários e assuntos precisam ser respeitados, do contrário você pode criar um exército de funcionários revoltados com tais reuniões.

Comece por um assunto mais leve

"Como foi o final de semana?" é uma boa forma de começar uma reunião online em uma segunda-feira. Acredite, esse tipo de pergunta não é perda de tempo.

Começar a reunião com uma comunicação mais leve é uma ótima técnica de amaciar a equipe e deixá-la com o foco naquilo que deve ser tratado de fato.

Depois desses primeiros 30 segundos sobre o final de semana, busque tratar de uma pauta mais leve. A não ser que uma crise esteja acontecendo, foque nas demandas semanais primeiro.

Deixe as pautas que levam mais tempo ou que podem gerar polêmica para o meio da reunião.

Se houver alguma pauta divertida, como uma festa de aniversariantes do mês, deixe-a para o fim. Assim, as pessoas terão a impressão de que a reunião foi inteira divertida. Sua equipe de endomarketing agradece.

Estimule todos a falar

É muito chato quando em uma reunião, seja ela online ou não, apenas o líder fala. Essa é a típica situação que deixa as pessoas entediadas.

Em uma reunião online é preciso fazer as pessoas falarem, darem opiniões, sugestões etc.

Só assim a reunião se tornará um bom momento para todos os envolvidos, um momento de crescimento coletivo e colaboração.

O líder deve fazer perguntas, estimular as sugestões e criar momentos de brainstorming. Assim, todos darão suas contribuições sem medo de julgamentos.

Um líder que sabe aproveitar o que cada um tem a oferecer cria equipes de alta perfomance , o que por si só gerará melhores resultados para a empresa como um todo.

Você também pode usar a reunião online com seu público externo

Certamente. As reuniões virtuais não precisam ser feitas apenas internamente. Com um bom processo, é possível utilizá-las também nas reuniões com clientes ou fornecedores.

Nesse caso, alguns outros cuidados devem ser tomados:

  1. Nunca se atrase;
  2. Não corte a reunião no meio mesmo que o tempo para ela já tenha se esgotado;
  3. Faça muitas perguntas;
  4. Tente fazer toda a reunião como uma conversa entre amigos;
  5. Saiba escutar e manter um bom diálogo;
  6. Utilize uma plataforma profissional e que te disponibilize um chat online.

Com essas dicas você obterá sucessos em reuniões onlines tanto para o público interno quanto para o público externo.

Saber se comunicar com ambos os públicos de maneira eficaz é um desafio. Integrar esses processos comunicacionais é uma boa forma de aumentar a credibilidade de uma marca, promovendo clientes e funcionários satisfeitos.

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Fernanda Fonseca

Fernanda Fonseca

Como Relações Públicas e CMO da Mais.im, meu desafio diário é entender como a comunicação pode ajudar (ou não) as empresas, mais especificamente os processos de Customer Success.

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