Aprenda a realizar reuniões mais produtivas na empresa

Quem nunca ouviu a expressão popular “tempo é dinheiro”? Hoje, mais do que nunca, vivemos na era do imediatismo e cada minuto que passa pode representar uma oportunidade perdida. Para ter sucesso profissional é preciso saber administrar muito bem o tempo e adotar medidas mais produtivas no dia-a-dia no trabalho.

Uma atividade necessária para o desenvolvimento da empresa e dos profissionais, mas que muitas vezes é considerada uma inimiga da produtividade é a reunião. Você já participou de uma reunião para discutir o que já havia sido discutido em reuniões anteriores?

Pois é, você e todos os profissionais já participaram e ainda participam. Para alcançar bons resultados através das reuniões, é preciso muito cuidado e atenção. Se você quer saber como realizar reuniões produtivas em sua empresa, continue acompanhando o nosso post.

Reuniões longas, cansativas e improdutivas não só deixam os colaboradores com preguiça e desatentos, mas também significam grande perda para a empresa, de tempo e dinheiro, afinal, o tempo que foi gasto de forma ineficiente na reunião poderia ter servido para aquisição de novos clientes e aumento de vendas.

E é seu papel como gestor, dono ou gerente de Recursos Humanos, organizar as reuniões da melhor maneira possível, para que elas não fiquem cansativas e realmente cumpram o seu papel.

O primeiro passo para realizar reuniões mais produtivas, é o mesmo necessário para que todos os processos da empresa sejam eficientes: o planejamento. É fundamental aprender a planejar e organizar as suas reuniões, assim o tempo é otimizado e os objetivos são alcançados.

Também é muito importante saber separar processos de conteúdo, dar atenção aos aspectos comportamentais e de relacionamento, definir papéis a serem seguidos e difundir e implantar uma cultura organizacional em que as reuniões produtivas sejam consideradas um valor. Confira nossas dicas para que reuniões produtivas passem a fazer parte da rotina da sua empresa.

Defina a pauta e o objetivo da reunião

Não há nada mais improdutivo do que marcar uma reunião e não estabelecer uma pauta específica e um objetivo Se a reunião já começar mal preparada, dificilmente terá um resultado positivo.

Algumas perguntas vão te ajudar a elaborar esse planejamento: Sobre o que a reunião vai tratar? Que problemas devem ser resolvidos? Será feita alguma votação? Defina as respostas para essas perguntas antes mesmo de marcar a reunião.

Tenha o motivo e o objetivo bem claros e não se permita fugir deles quando a reunião efetivamente começar. Não se esqueça de organizar o ambiente onde ela será realizada e de reunir informações pertinentes sobre os participantes.

Avise a todos com antecedência

Por mais que os funcionários da sua equipe sejam responsáveis e cumpram com as atividades que você propõe, não é nada legal marcar uma reunião em cima da hora — a menos que seja em casos de emergência, é claro.

Avisar a data e o horário da reunião com antecedência é ideal para que todos possam se programar e não ter problemas em comparecer à reunião. Lembre-se de que um funcionário pode ter marcado uma reunião com algum cliente no mesmo horário. Diante disso, busque avisar da reunião com, pelo menos, dois dias de antecedência.

Defina um horário para começar e terminar

Não é só o horário de início da reunião que deverá ser definido com antecedência, mas também o horário de término. Isso é ideal pelo fato de que, se você não determina um prazo para a reunião acontecer, fica bem fácil desviar do assunto e acabar tendo uma improdutiva e longa reunião.

Hoje já existem ferramentas que permitem que você marque o horário de começo e término de um evento nas agendas dos funcionários, então faça uso desse tipo de tecnologia e já deixe todos avisados de quanto tempo precisarão reservar para a reunião.

Esteja preparado para ser rápido e claro

É bem chato chegar a uma reunião e se enrolar ao falar, concorda? Portanto, se você marcou a reunião, tenha a certeza de que você estará preparado para ministrá-la! Estude os tópicos com antecedência, pense nas respostas para as possíveis perguntas e defina um cronograma de tópicos a serem abordados.

Com isso, você não só otimiza o seu tempo, como também evita passar a imagem de despreparo e desorganização para os seus colaboradores.

Saiba lidar com as diferenças

Cada pessoa que participa de uma reunião pensa de uma maneira diferente. Mesmo que o objetivo seja comum, cada indivíduo tem sua personalidade, seu ponto de vista, seus prós e contras sobre determinado assunto.

São essas diferenças que acabam gerando conflitos durante as reuniões, é preciso saber lidar com elas e não eliminá-las, já que são fundamentais para gerar novas ideias e soluções.

Escute

É fundamental escutar a todos. Às vezes só se escuta o que dizem determinadas pessoas do grupo, geralmente aquelas que falam melhor e tem maior fluência. Isso não pode acontecer.  É preciso ouvir com atenção aquelas pessoas mais tímidas, as que tem dificuldades para se expressar e as que uma opinião diferente do consenso.

Escutar não é apenas ouvir, é  ter a capacidade de receber o que o outro transmitiu da forma mais próxima à que ele está sentindo e pensando.

Estimule a participação

Quem está dirigindo a reunião deve ser capaz de promover a participação de todos do grupo na tomada de decisões. Em uma empresa, decisões devem ser tomadas o tempo todo, cabendo ao líder conduzir este processo e garantir que todos participem ativamente deste.

É necessário expor de forma clara e transparente todas as alternativas que estão em jogo e possibilitar que cada pessoa dê argumentos para apoiar uma ou outra alternativa. É muito importante estimular a integração do grupo para que todas as opiniões sejam confrontadas e escutadas.

Prepare uma ata da reunião

Pode ser você mesmo, ou então outra pessoa da sua equipe. O essencial é que vocês elaborem uma ata contendo as informações, decisões e posicionamentos da reunião. Isso é muito importante para que vocês tenham as informações documentadas e para que seja fácil acessá-las quando alguma dúvida ou questionamento surgir sobre o assunto.

Reuniões longas e que não resolvem nada de fato são tão ruins para os colaboradores quanto para o gestor. Portanto, organize-se e otimize o seu tempo e trabalho! Se você também tem alguma dica para a realização de reuniões produtivas ou quer perguntar algo, não deixe de escrever para nós através dos comentários!

Por Talita Maria