Defina regras de uso e otimize a comunicação interna com um programa de bate papo

Uma pesquisa feita pela Project Management Institute Brasil (PMI), com 300 empresas de grande porte, constatou que apenas 33% das empresas executam todos os projetos planejados. Para 76% das organizações, problemas de comunicação interna são o principal motivo para os projetos fracassarem. Quer saber como e por que você deve definir regras de uso e otimizar a comunicação interna com um programa de bate papo? Então continue acompanhando o nosso artigo!

Muita informação, pouca comunicação

Por que será que, com tantos recursos e ferramentas de comunicação disponíveis, comunicar esteja cada vez mais difícil? As pessoas têm diversas necessidades dentro de uma empresa, mas quase todas elas dependem de uma comunicação eficiente. Se é preciso reunir uma boa equipe para comandar um projeto, precisa-se de um convite eficaz; se um novo benefício será oferecido aos funcionários, é preciso encontrar uma maneira certa de avisar a todos; se houve uma mudança no planejamento estratégico da empresa, as ferramentas certas devem ser usadas para explicar esse fato.

Muitas vezes, a comunicação nas empresas segue um fluxo confuso e sobrecarregado. Muitos e-mails, reuniões intermináveis, diversos telefonemas, encontros gerenciais e, no meio disso tudo, o público interno continua sendo mal-informado e se engajando pouco em questões fundamentais. Em meio a essa infinidade de compromissos, é difícil cumprir prazos, estabelecer prioridades e manter a equipe coesa e bem orientada. Recebem-se muitas comunicações, informativos, avisos, informes, mas ao final do dia a informação que foi retida não chega à metade do que foi enviado.

Solução simples e eficaz

Quando chega a esse ponto, as instituições precisam recorrer a soluções simples, que seguem as últimas tendências de comunicação corporativa, como as redes sociais corporativas ou simplesmente os sistemas comunicadores institucionais. Com diversas funcionalidades, eles têm sido uma boa opção para otimizar a comunicação interna das empresas.

Os administradores da plataforma enviam os convites para cada colaborador e definem a que ferramentas eles terão acesso. São criadas definições de permissões especiais de acesso, além de ser possível promover relacionamentos internos e externos (com usuários de outras empresas, se necessário). Todo o histórico de mensagens também pode ser recuperado, o que garante a documentação das conversas realizadas e deixa a ferramenta mais segura e profissional.

A solução também pode auxiliar no agendamento de compromissos, possibilitando o cadastro de lembretes e mensagens para alertá-lo sobre alguma tarefa que se aproxima. Por meio do programa de bate papo, é possível deixar as conversações mais ágeis e diretas, o que contribui para o aumento da produtividade da equipe. O ambiente também oferece a possibilidade de publicar recados no mural coletivo e permite o compartilhamento de documentos.

Regras internas

Com o apoio da equipe de RH e da Comunicação, é importante criar um manual de boas práticas, que contenha regras e orientações para utilização da plataforma da melhor maneira possível. Isso vai depender da cultura, dos objetivos e da orientação de cada empresa.

Documentos como esse são importantes para que o uso do comunicador cumpra sua função de comunicar bem, sem constranger, invadir ou tornar esse espaço pouco amigável. É importante que a diretoria também se conscientize que, quando se abre um canal como esse, o fluxo de comunicação funciona para os dois lados, por isso é importante estar disposto a receber críticas e sugestões diretamente dos colaboradores. Outras pequenas regras que não devem ser esquecidas:

  • A ferramenta é para o trabalho, portanto, comunique o essencial;
  • Se alguém fez uma solicitação por meio do bate-papo, dê retorno mesmo que você não tenha a resposta;
  • Assuntos corriqueiros e amenidades devem ficar para a hora do aloco ou café;
  • Explore todos os recursos que a plataforma oferece.

E você? Está pronto revolucionar a forma de se comunicar de sua empresa? Ficou com alguma dúvida? Escreva para nós através dos comentários!