Dicas para otimizar o seu tempo no horário de trabalho

É cada vez maior o número de pessoas que passa mais tempo no trabalho, mas tem a nítida sensação de que seu dia não rendeu tanto quanto deveria. Se este é o seu caso, talvez seja hora de rever os seus hábitos no ambiente de trabalho. Ser mais produtivo não quer dizer ter que trabalhar mais horas, mas usar melhor o tempo que tem disponível. Confira dicas para otimizar as suas horas na empresa:

**Faça uma limpa na sua mesa **

Eliminar todo o material desnecessário em sua estação de trabalho pode melhorar – e muito – a sua produtividade. Em vez de organizar seus arquivos e documentos em pilhas com uma lógica que só você compreende, crie um sistema para manter apenas aquilo que precisa para as atividades em execução e descartar ou arquivar todos os papéis que não usa mais.

Seja realista ao fazer uma lista de tarefas

Tem pessoas que precisam listar tudo o que precisam fazer em cada dia de trabalho. Esta é realmente uma ótima estratégia para não esquecer de nada e não “perder tempo” tentando lembrar o que precisa ser entregue na data. O problema é quando a lista de tarefas é tão extensa que é humanamente impossível ser completada durante o expediente. Por isso, para otimizar o seu tempo, seja realista na hora de planejar o que deve ser feito no dia. Comece a lista pelas tarefas mais importantes e só coloque ali o que é possível ser completado no período de trabalho determinado.

Evite distrações

Desabilite as notificações do celular, feche as redes sociais, esqueça os sites de notícia ou determine tempos fixos para utilizá-los. Enquanto estiver executando uma tarefa importante, elimine todas as distrações possíveis e concentre-se somente no que está fazendo naquele momento.

Não adie tarefas que podem ser realizadas rapidamente

Deixar para depois o que pode ser feito na hora – mesmo que seja algo que pareça sem importância – é um dos maiores desperdícios de tempo no trabalho. Se você pode agendar uma reunião ou responder a um e-mail em menos de dois minutos, realize a tarefa imediatamente. Quando você deixa para responder um e-mail tempos depois que ele chegou, por exemplo, acaba perdendo um tempo precioso procurando a mensagem na caixa de entrada e buscando lembrar do que ela trata. Guarde esta regra de ouro: é uma tarefa que dura menos de dois minutos para ser concluída? Faça imediatamente. A técnica é conhecida e adotada mundiamente como “two minute rule”. Experimente!

Reserve um tempo no seu dia para se dedicar a questões estratégicas

Quando você passa o seu dia de trabalho apagando incêndios que surgem a todo momento, acaba desperdiçando tempo ou fazendo com que o seu dia de trabalho não renda. Se em vez de pensar em estratégias para expandir seu negócio você passa horas resolvendo questões como comprar tinta para a impressora, algo está errado. Para otimizar o seu tempo e cuidar do que realmente importa, reserve uma hora do seu dia para se dedicar apenas a prioridades estratégicas.

Planeje suas reuniões

Definir os objetivos e questões a serem discutidos antes de agendar uma reunião é uma forma de otimizar o seu tempo no trabalho. Também é importante compartilhar a pauta com todos os participantes para não perder tempo explicando do que se trata a reunião durante o encontro. Defina três tópicos prioritários e evite sair destas questões. Com esta mudança de hábito você poupa não só o seu tempo, mas de toda a equipe.

Com algumas mudanças sua rotina será muito mais produtiva. Comece já!