O que é comunicação interna?

Comunicação é o processo de troca de informações entre duas ou mais pessoas. Quanto maior for a compreensão do que foi dito e recebido nessa troca, mais eficiente é a comunicação estabelecida.

Desde a pré-história a necessidade de comunicar é uma questão de vida ou morte, sem a comunicação os grupos, que posteriormente evoluíram para famílias e sociedades, não existiriam. Se é a comunicação que torna possível a vida em sociedade, no mundo empresarial ela também precisa ser valorizada.

Ter uma equipe talentosa e muito motivada, não é garantia de sucesso para uma empresa. Se as pessoas não forem bem informadas, se não existir uma comunicação eficiente entre elas, todos os talentos serão anulados.

Foi a necessidade de tornar os colaboradores informados e integrados sobre o que acontece dentro da empresa, para que percebessem que são parte dela, que fez surgir a comunicação interna. Só através dela é possível estabelecer canais seguros e eficientes que permitam o relacionamento ágil e transparente entre a empresa e o seu público interno.

A comunicação interna é o conjunto de interações, processos de trocas e relacionamentos dentro de uma empresa ou organização. Ela é responsável por fazer circular as informações e o conhecimento de forma vertical, ou seja, da direção para os níveis subordinados e vice-versa; e horizontal, entre os empregados de mesmo nível de subordinação.

Em muitos casos, é esta ferramenta que evita o aparecimento de um problema ou uma situação de crise num caso de negociações ou outros remanejamentos de uma grande empresa, por exemplo.

É muito comum que a comunicação interna seja deixada em segundo plano no planejamento da maioria das organizações e entidades, muitas vezes por falta de conhecimento dos gestores, outras por falta de confiança nessa ferramenta.

Mas é fundamental que a valorização da comunicação interna seja vista como uma estratégia básica, das empresas que desejam crescer e ter sucesso.

Na era da informação, num mundo tão tecnológico, a facilidade do processamento de dados e a transformação desses dados em informações prontas para serem usadas nas tomadas de decisão, representa uma oportunidade valiosa na melhoria do processo de comunicação das organizações.

Compreender a importância dos processos de comunicação interna e conseguir que eles fluam de forma eficiente e na hora certa, é um grande desafio para as empresas. Vale ressaltar, que uma comunicação eficiente só é estabelecida com base na legitimidade e na verdade.

E que, não basta possibilitar que a comunicação ocorra, é preciso garantir que o conteúdo informado seja realmente compreendido e esteja em condições de ser usado.

Para isso, é fundamental que o trabalho em equipe fomentado na colaboração e na empatia faça parte da rotina da empresa, e caso ainda não faça, precisa ser incentivado o tempo todo. Assim, é mais fácil eliminar as falhas na comunicação.

Não se esqueça que, antes de “vender o peixe” para o cliente, é preciso vendê-lo para o seu público interno. É preciso que os colaboradores acreditem na qualidade da empresa e dos produtos e serviços que ela oferece aos seus clientes, e trabalhem motivados de verdade.

Para te ajudar a valorizar e a desenvolver a comunicação interna eficiente na sua empresa, preparamos algumas dicas. Acompanhe.

Conheça a realidade da sua empresa

Antes de começar a definir as estratégias da comunicação interna, é preciso fazer um diagnóstico sobre como está a comunicação da empresa, analisando o seu ambiente e a cultura organizacional, a imagem da empresa, sua reputação e, ainda, seu posicionamento no mercado, entre outras questões.

Assim, é possível identificar como a empresa é vista tanto pelo seu público interno quanto pelo público externo e definir estratégias mais acertadas.

Garanta a eficiência da comunicação interna

A eficiência de qualquer processo dentro de uma empresa depende de colaboradores envolvidos e com uma boa comunicação interpessoal. Quando falta diálogo, abertura, conversa, compartilhamento de ideias e opiniões, ou seja, uma cultura da organização, dificilmente a empresa consegue se desenvolver.

A melhor maneira de disseminar e fortalecer uma cultura organizacional é através da comunicação interna, ela permite que os valores e as crenças da empresa sejam compartilhados e recebidos por todos.

Mas não adianta traçar estratégias de comunicação interna se elas não são eficazes para os seus objetivos. Para que a comunicação seja eficaz, é preciso garantir que ela seja ágil e interativa. Além disso, ela deve levar em conta a mobilidade e a capacidade de que a informação chegue ao maior número de pessoas, fazendo com que a empresa esteja sempre presente.

Outra característica de uma comunicação eficiente é o engajamento, uma vez que se o seu colaborador está engajado com a sua marca, é porque ele acredita nela e em suas ideias.

Identificar quais canais de comunicação interna são mais eficientes para o público da sua empresa e desenvolve-los, é muito importante. Assim, é possível usar a linguagem e os recursos adequados para que a comunicação seja compreendida da melhor forma.

Dicas para desenvolver os canais de comunicação interna

Jornal mural

Uma das ferramentas de comunicação interna mais utilizada pelas empresas, o jornal mural continua tendo muito potencial. O canal, que consiste em lâminas normalmente nos formatos A3 e A4, semelhantes a cartazes, pode ser otimizado quando é colocado nos locais certos, com grande circulação de pessoas, como refeitórios, elevadores e corredores.

Uma forma de desenvolver os canais no estilo jornal mural é mantê-los sempre atualizados. No caso específico desta ferramenta, a atualização mensal é a mais indicada. Entre os assuntos que podem ser abordados estão qualidade de vida, perfil de funcionários e novidades das mais diversas áreas da empresa.

Materiais impressos

Apesar do advento da comunicação eletrônica, materiais impressos continuam ocupando papel importante no estabelecimento do diálogo com o funcionário, principalmente no caso de empresas que contam com força de trabalho que não tem acesso ao computador (como colaboradores de chão de fábrica ou que trabalham embarcados).

Para otimizar materiais como revistas e jornais, é importante selecionar assuntos relevantes para os colaboradores e optar por uma linguagem simples, com textos curtos, que estimulem a leitura. Cuide do acabamento: as imagens de alta qualidade, bonitas e impactantes facilitam o entendimento da mensagem.

Mídia indoor

Os painéis de LED são um canal útil para divulgar pílulas de informação para os colaboradores. Assim como o jornal mural, é interessante instalar os aparelhos em locais de grande circulação, como refeitórios e entrada da empresa.

Aposte em textos curtos e objetivos para informar os funcionários sobre notícias relevantes para a companhia. Pela sua natureza, o ideal é que o canal seja atualizado diariamente ou, pelo menos, a cada dois dias.

Newsletter eletrônica

Fazer uma newsletter eletrônica para ser enviada por e-mail é uma forma de agilizar a comunicação com os colaboradores. Na pauta, assuntos que sejam do interesse das mais diversas áreas da empresa. O canal é otimizado quando o material conta com um acabamento caprichado, com boas fotos e conteúdo enxuto e interessante.

Reuniões mensais

Realizar reuniões periódicas com as equipes ainda é uma ferramenta eficaz para a comunicação interna. Além de estimular a integração, possibilita que feedbacks possam ser dados para os funcionários de forma ágil e objetiva.

É essencial estimular os gestores para que as reuniões sejam produtivas e objetivas, além de tratar de assuntos que possam melhorar o desempenho da equipe.

Campanhas

As campanhas de comunicação interna são essenciais para comunicar para os funcionários assuntos específicos como, por exemplo, a importância de melhorar os índices de acidentes de trabalho ou a realização do processo de Avaliação de Desempenho.

Comunicadores internos

Um comunicador interno combina todos os elementos necessários para a eficiência da comunicação interna em uma única plataforma. Além de permitir a troca de mensagens de texto e a conversa por voz e vídeo, ele oferece espaço para um mural eletrônico, fórum de discussão e compartilhamento de arquivos.

Ele também ajuda na otimização de tarefas, através da agenda pessoal onde é possível compartilhar tarefas e acompanhar o seu desenvolvimento.

Para escolher um comunicador interno é fundamental conhecer bem a realidade e as necessidades da sua empresa. Sua implementação deve ser feita em um trabalho conjunto entre todos os departamentos da organização.

Entender a natureza de cada canal de comunicação interna e como aproveitar melhor suas potencialidades é essencial para obter os melhores resultados em sua empresa.

Elabore um plano de comunicação interna

Quando bem planejada, a comunicação interna consegue mudar o clima organizacional, além de motivar e envolver os funcionários. Outro ponto positivo é o alinhamento do discurso da empresa, evitando fofocas e a disseminação da famosa “rádio peão”.

Conhecendo bem a realidade da sua empresa e os canais que melhor atendem seus colaboradores, é hora de elaborar o seu plano de comunicação interna. Além de definir todas as ações necessárias, através dele é possível conseguir um diagnóstico completo sobre o clima organizacional.

Para construir um plano de comunicação alinhado com os objetivos da empresa, é preciso seguir alguns passos, confira quais são:

Escute o seu funcionário

O primeiro passo para montar um plano de comunicação é fazer o diagnóstico interno para conhecer o que o funcionário pensa sobre a empresa e quais são suas expectativas. É importante entender qual é a percepção que o colaborador tem da organização, seus valores e sua missão, por exemplo.

Para realizar este diagnóstico, uma opção é aplicar questionários simples e objetivos ou ainda fazer reuniões em cada setor.

Cheque a eficácia dos veículos de comunicação já utilizados

É muito comum as empresas usarem de diversos veículos de comunicação internos para dialogar com os colaboradores mas não obter resultados. Por isso, o diagnóstico deve abranger também informações a respeito da comunicação entre a empresa e o funcionário.

É essencial entender qual é o tipo de informação que interessa às pessoas e quais são os veículos de comunicação que mais geram resultado. Assim, é possível economizar tempo e dinheiro com ações que não atingirão os seus objetivos. Afinal, não adianta usar uma rede social corporativa se a maioria dos funcionários não tem acesso à internet, não é mesmo?

Identifique pontos fortes e fracos

Após realizar o diagnóstico, deve-se definir quais são os pontos fortes e fracos da instituição e da comunicação como um todo. Assim, as estratégias a serem adotadas precisam fortalecer os pontos fortes e anular os pontos fracos.

Defina os objetivos do plano de comunicação

A empresa deseja motivar mais os funcionários? Comunicar uma mudança? Envolvê-los em uma campanha para reduzir os custos com energia? Ou é preciso convencê-los a participar de um evento?

Depois de realizar todo o mapeamento a respeito das políticas de comunicação internas já utilizadas, é preciso definir quais são os objetivos das novas estratégias de comunicação interna e de que forma elas serão implantadas.

Para isso, é preciso que as ações sejam simples, claras e realistas para que sejam executadas e gerem resultados. Estabeleça quais delas continuarão, o que deixará de ser feito ou o que irá sofrer alterações.

Conheça** bem cada canal de comunicação**

Nós já apresentamos aqui no post, os principais canais de comunicação interna. Cada um possui características próprias e eles podem ser mais eficazes dependendo do público-alvo e do objetivo que se quer alcançar.

Por isso, é preciso estudá-los para entender as vantagens, desvantagens e a particularidade de cada um deles e, assim, definir quais serão utilizados pela empresa.

Trace estratégias sobre o conteúdo e a linguagem

Além dos meios de comunicação mais eficazes para cada objetivo, é preciso ficar atento ao conteúdo que será veiculado. A partir do diagnóstico é possível saber o que o público quer consumir. Uma pessoa com grau de instrução mais baixo pode não se interessar por matérias muito técnicas, por exemplo.

Além disso, a linguagem utilizada deve ser clara e objetiva, para que todos entendam facilmente a mensagem.

Escolha quem será o responsável pelo plano de comunicação

Para que o plano de comunicação funcione é necessário que haja o empenho dos gestores da organização. Porém, além disso, é preciso haver uma pessoa que fique responsável por montar um plano de ação e um cronograma para a realização de cada etapa.

Este profissional também ficará responsável por colocar as ações em prática, levantar os custos necessários para a execução do projeto e acompanhar o seu desenvolvimento.

Crie indicadores de resultado

Acompanhar o desenvolvimento do projeto para corrigir possíveis falhas ou aprimorá-lo é fundamental. Por isso, é aconselhável que se estabeleça alguns indicadores de resultados para checar se as ações estão acontecendo como o planejado.

Desenvolver e implantar um plano de comunicação interna alinhado com os objetivos que a empresa deseja alcançar pode proporcionar diversos benefícios para a organização. O segredo é ter sensibilidade para perceber a visão dos funcionários a respeito da empresa, escutá-los e, a partir daí, definir estratégias para atingir as metas.

Tudo isso para garantir a qualidade da comunicação interna.

Uma empresa que investe nesta área, valorizando e motivando os seus colaboradores, se torna mais competitiva no mercado. Afinal, quem gosta do que faz e trabalha motivado, com certeza trabalha melhor, refletindo diretamente no atendimento ao cliente.

Conseguiu entender o que é comunicação interna? Você acha que agora será mais fácil implementá-la em sua empresa? Compartilhe com a gente a sua experiência e suas dúvidas, através dos comentários.

Por Talita Maria