11 motivos para ter uma intranet em sua empresa

Já pensou em ter uma internet inteira só para a sua empresa? Pois é mais ou menos assim que funciona a intranet. Ao contrário do que alguns acreditam, ela não é uma ferramenta de uso exclusivo dos funcionários da área de informática, ela pode e deve, ser utilizada por colaboradores de todos os setores de uma empresa.

A intranet é um espaço virtual que funciona da mesma forma que a internet, exceto que não é aberta a qualquer pessoa: ela só fica disponível para os colaboradores de uma organização, que podem acessar essa “web corporativa” usando navegadores comuns.

Com a intranet, os funcionários da matriz e das filiais da empresa podem receber informações do mesmo emissor de forma rápida e eficiente, toda a comunicação fica centralizada em um só lugar, facilitando o acesso e o compartilhamento. O que é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, já que tudo vai bem quando a comunicação interna é eficiente.

Parece interessante, não é? Então espere só até você conhecer as principais vantagens de ter uma intranet na empresa. Continue acompanhando.

Arquivamento digital de documentos

Para quê gastar espaço no HD dos computadores da empresa se você tem uma intranet inteira para armazenar o que quiser? Nesse sistema, os documentos e dados digitais da empresa ficam em um servidor próprio, que pode ser acessado facilmente pelos funcionários.

E não é só o material que já é produzido no meio digital que pode ser guardado por lá não, documentos escaneados e digitalizados também podem ir para a sua intranet.

Redução de gastos com papel

Vale lembrar que digitalizar a papelada da empresa também significa reduzir gastos com papel, tinta e manutenção de impressoras.  Ainda que seja preciso imprimir alguns documentos, fica limitado as necessidades do usuário final, evitando desperdício de tempo e recursos.

Assim, o seu negócio fica mais ecológico e ainda elimina os gaveteiros e armários, onde ficavam guardados os arquivos impressos.

Agilidade para encontrar informações

A internet facilitou tanto o acesso a informações de todo tipo que não é raro procurar no Google por um endereço ou número de telefone no lugar de abrir a sua agenda de papel, por exemplo, não é verdade? Com a intranet na empresa, seus funcionários também vão poder agir dessa forma, encontrando documentos e informações em questão de segundos na rede.

Compartilhamento de multimídia

Além de textos e gráficos, também é possível publicar áudio e vídeo na intranet. O que representa uma economia significativa na realização de treinamentos, e na distribuição de informativos e circulares, que são outras ferramentas de comunicação e aprendizagem muito poderosas.

Facilidade no uso do sistema

Seus funcionários sabem ligar o computador e acessar a web? Então eles vão aprender a usar a intranet instintivamente, já que ela também funciona pelos navegadores da internet. Ou seja: nada de gastos e dores de cabeça com treinamentos complexos e cansativos para a sua equipe!

Aumento da eficiência administrativa

Quando as informações estão armazenadas online, é muito mais fácil disponibilizá-las e acessá-las. Se antes, o colaborador precisava solicitar ao seu supervisor determinado documento e esperar que ele ficasse pronto, o que exigia tempo e podia levar ao erro. Com a intranet, a solicitação, o envio e o acesso às informações são feitos em questão de minutos, com apenas um clique.

Disponível para qualquer sistema operacional

Nada mais irritante do que ter que lidar com as incompatibilidades entre sistemas iOS, Windows, Linux e outros nos computadores da empresa, não concorda? Afinal, por que essas organizações não padronizam finalmente os seus sistemas para facilitar a vida de todo mundo?

Felizmente, com a intranet essa dificuldade nem vai existir, já que a rede pode ser acessada de qualquer sistema operacional, desde que haja um navegador instalado na máquina.

Acesso a qualquer hora e de qualquer lugar

Precisa de uma informação crucial sobre a empresa em uma viagem a negócios? Esqueceu-se de enviar um dado importante a um cliente enquanto ainda estava no escritório? Sem problemas! Se a sua intranet funcionar online, dá para ter acesso a tudo isso de qualquer lugar e a qualquer momento, bastando se conectar e acessar a rede da empresa pelo seu computador.

Aumento da produtividade

O uso da intranet agiliza o trabalho dos colaboradores e otimiza diversos processos da empresa. Com todas as informações a um clique e atualizadas em tempo real, várias falhas que poderiam surgir durante a execução de uma tarefa são evitadas. A agilidade, a eficiência e a precisão, contribuem diretamente para o aumento da produtividade.

Criação de uma cultura corporativa

Com uma intranet, colaboradores e gestores trabalham muito mais integrados, mesmo quando estão em locais geograficamente dispersos. Essa colaboração e troca de informações resulta na criação e no fortalecimento de uma cultura corporativa. Se antes, raramente acontecia uma interação entre alguns departamentos, agora eles trabalham juntos em vários projetos.

Mais segurança nas informações

O acesso à intranet da sua empresa e a dados específicos dentro dela é exclusivo aos seus funcionários e ainda é controlado segundo cada perfil de usuário. Isso significa que você pode estabelecer diferentes níveis de acesso, protegendo informações confidenciais e limitando o acesso de determinados departamentos ou colaboradores aos documentos úteis e necessários a eles.

É importante ressaltar que a intranet deve ser concebida de acordo com a realidade e as necessidades de cada organização. Ela jamais deve ser elaborada apenas no departamento de informática, é preciso que aconteça um trabalho conjunto entre os vários departamentos da empresa, para alcançar um resultado que atenda a todos.

Além disso, é fundamental que um processo de implementação da intranet seja desenvolvido junto aos colaboradores. Mesmo sendo uma ferramenta intuitiva e fácil de usar, ela representa uma mudança na rotina da empresa e precisa ser inserida com atenção.

Viu como não faltam motivos para implementar a intranet na sua empresa, ou valorizá-la, caso já tenha? Comente dizendo se você ainda tem alguma dúvida sobre esse assunto e aproveite para conhecer o mais.im, o sistema de comunicação interno que vai acabar com os problemas de comunicação e produtividade no seu negócio.

Por Talita Maria