6 motivos para reduzir a troca de e-mails dentro da empresa

O e-mail surgiu para facilitar a vida das pessoas e das empresas. Uma forma fácil e rápida de se comunicar com qualquer um, permite a discussão de projetos, marcação de reuniões e outras conversas.

No entanto, ultimamente este recurso vem se transformando em um problema em vez de solução. O acúmulo de mensagens e todo o tempo que perdemos com elas acaba indo na contramão deste objetivo e reduzindo a produtividade.

Além disso, as informações trocadas por e-mail se perdem com facilidade, dificultam a documentação dos processos e os vários “FW’s” podem gerar muita confusão no ambiente de trabalho.

Quando a comunicação é ineficiente, o ambiente corporativo fique exposto a problemas de convivência, mal-entendidos, erros de execução, informações distorcidas, falhas processuais, dentre outros.

Preparamos esse artigo para te mostrar os principais motivos para reduzir a troca de e-mails na empresa. Também separamos algumas dicas para usá-lo da melhor maneira possível, quando for estritamente necessário. Continue acompanhando!

Menos perda de tempo

Você tem ideia da quantidade de tempo que você dedica ao e-mail diariamente? Experimente somar isso tudo e ver o quanto você gasta em um mês ou ano.

Apesar de parecer que é uma ferramenta para facilitar a vida, ela pode acabar se tornando uma grande perda de tempo para você e o resto da empresa.

Isso não envolve só envios, mas também toda a organização necessária e as incessantes conversas com réplicas e tréplicas que não param de chegar.

Melhor organização

Em teoria, o e-mail parece um grande organizador de informação. Afinal, todos estão acessíveis e as conversas ficam documentadas. Na realidade, é um centro de desorganização.

Assuntos podem mudar no meio de uma troca de mensagens, as pessoas dificilmente sabem ser sucintas e tudo isso fica inacessível se não sabemos fazer buscas eficientes.

Ou seja, para uma ferramenta que deveria trazer mais organização aos processos de empresas, o e-mail acaba trazendo é mais confusão.

Comunicação mais eficiente

Você já parou para pensar em como eram resolvidas as pendências antes da invenção do e-mail? Tudo era na base da conversa, seja presencialmente ou via telefone.

Com a chegada deste recurso, parece que até as demandas mais urgentes passaram a ser direcionadas eletronicamente. Lembre-se da real urgência do que você precisa; se a resposta precisa ser imediata, não faz sentido usar o e-mail.

Largá-lo significa ter um tratamento mais imediato às demandas que necessitam disso.

Causa interrupções

Além de não ser uma ferramenta de comunicação muito eficiente, o e-mail também acaba atrapalhando o resto do trabalho. As notificações de novas mensagens causam interrupções, que impactam fortemente a produtividade.

Quantas vezes você já estava em um certo ritmo de trabalho e, de repente, chega um e-mail novo? Em vez de continuar, a maioria vai olhar o que diz a mensagem. E aí fica bem difícil voltar ao ritmo de antes.

Todo tipo de notificação precisa ser desabilitado para se trabalhar de forma produtiva e eficiente.

Mais segurança

Por conta da sua praticidade, o e-mail acaba sendo usado para muitas discussões importantes. No entanto, dificilmente a estrutura da empresa oferece a segurança que este tipo de conversa necessita.

Já imaginou o que poderia acontecer se os e-mails trocados pela diretoria acabam vazando em alguma falha de sistema ou invasão de hackers?

O recurso passa a ilusão de ser o local para se discutir de tudo, mas, na realidade, ainda existem muitos assuntos que devem ser tratados somente cara a cara.

Existem alternativas

Reduzir a troca de e-mails ou simplesmente eliminar esta ferramenta completamente não significa não possuir mais uma forma fácil e rápida de se comunicar dentro da sua empresa.

Com a evolução da tecnologia, também surgiram maneiras alternativas de trocar mensagens no ambiente corporativo. Considere concentrar a maioria das comunicações em uma boa ferramenta comunicadora, que vai proporcionar praticidade e todo o imediatismo que este tipo de recurso precisa.

Uma ótima alternativa é adotar um comunicador interno. Esse software permite diversas ações aos colaboradores, como o envio de mensagens de texto, conversa por voz e vídeo, criação de fóruns de discussão e publicações, armazenamento e compartilhamento de arquivos. Tudo isso, com o uso gerenciado pelos administradores da conta e registro das informações trocadas.

Vale ressaltar que o e-mail não é um vilão. Se utilizado de forma eficiente, tem tudo para facilitar o trabalho no dia a dia. Confira nossas dicas para usá-lo da melhor forma possível, sem prejudicar a produtividade.

  • Cancele o recebimento de e-mails que não tem nada a ver com a sua área de atuação e delegue às áreas competentes.
  • Não se sinta obrigado a responder todos os e-mails assim que receber. Espere algumas horas ou até dias. Assim, você reduz o volume de e-mails. Se o assunto for urgente, as pessoas vão utilizar outro canal de comunicação.
  • O e-mail é ideal para mensagens curtas e rápidas, então, escreva pouco. Assim, você economiza tempo e evita réplicas maiores. Como já falamos, sempre que possível, troque o e-mail por comunicadores internos, que permitem a discussão de forma rápida e eficiente.
  • Se você precisa usar o e-mail, mas não quer prejudicar sua produtividade, essa é uma das dicas mais importantes: Estabeleça horários para checar a caixa de entrada. Fora desses períodos, não fique logado no e-mail, as olhadas de 5 em 5 minutos consomem seu dia de trabalho.
  • Não seja um acumulador de e-mails. Apague o que for desnecessário, crie pastas e organize o que já foi lido por tema, e salve as informações importante em outros locais, como softwares e sistemas que sua empresa já utiliza.
  • Restrinja o envio de um e-mail somente as pessoas que realmente precisam recebê-lo. Quando for necessário enviar para muitas pessoas, fique atento a cópia oculta. Isso evita que os endereços de e-mails sejam vistos por todos.

Essas boas práticas para o uso do e-mail já fazem parte da rotina da sua empresa? Você pretende reduzir o uso dessa ferramenta? Enriqueça o nosso post compartilhando sua experiência e suas dúvidas com a gente, através dos comentários.