Modelo de comunicado: tudo que você precisa saber para criar um comunicado interno eficiente

A comunicação eficaz é um dos principais fatores responsáveis pelo sucesso de uma empresa, afinal todas as ações começam com a comunicação. Quando ela é falha, todos os processos são prejudicados, o que além de gerar perdas financeiras pode causar um mal estar entre os colaboradores.

Mas conseguir garantir a eficiência da comunicação dentro de uma organização não é nada fácil, é preciso saber lidar com várias personalidades diferentes e muitas vezes, ainda driblar a distância física entre matriz e filiais.

Para que a comunicação seja eficiente é preciso garantir que todo o seu processo seja eficaz. De forma simplificada, ele é composto por emissor, quem dá início ao processo comunicativo emitindo uma mensagem; receptor, o alvo do emissor, que recebe a mensagem; mensagem, o objeto da comunicação, ela é constituída pelo conteúdo das informações transmitidas; e pelo canal, meio pelo qual o emissor transmite a mensagem ao receptor.

Nesse processo, o principal cuidado deve ser para eliminar os ruídos e garantir que a mensagem emitida foi corretamente recebida e interpretada pelo público-alvo.

São várias as ferramentas e práticas que ajudam a eliminar os ruídos na comunicação no ambiente empresarial, entre elas: jornal mural, comunicados internos, intranet, comunicadores internos, agenda compartilhada, informativos, reuniões e fórum de discussão. É preciso identificar a que melhor se encaixe a realidade da sua empresa e desenvolver um trabalho de implementação.

Descobrir qual a forma mais eficiente para transmitir uma mensagem ou informação aos colaboradores da sua empresa não é muito simples. Essa tarefa, que quase sempre cabe ao departamento de comunicação ou de recursos humanos, exige muito conhecimento sobre a equipe de trabalho para identificar o que atinge melhor cada integrante.

É necessário testar vários canais até encontrar o mais efetivo para a sua organização. Além de manter todos os colaboradores alinhados com o que está acontecendo na empresa, ampliar a visão do funcionário sobre os processos da organização, o comunicado interno ajuda a padronizar as notícias, e colaboram para um ambiente de trabalho com comunicação mais transparente.

O post de hoje é para que você conheça melhor um desses canais, o comunicado interno. Além de apresentar esse conceito, preparamos um modelo de comunicado para você usar em sua empresa. Continue acompanhando.

Comunicado interno

O comunicado interno pode parecer um meio de comunicação ultrapassado, mas não é. Um dos documentos oficiais mais comuns dentro de uma instituição, órgão público ou empresa, o comunicado interno é muito importante. É ele que informa, torna público e alerta a todos que fazem parte de uma empresa sobre algum procedimento ou qualquer tipo de acontecimento.

Além de manter todos os colaboradores alinhados com o que está acontecendo na empresa, ampliar a visão do funcionário sobre os processos da organização, o comunicado interno ajuda a padronizar as notícias, e colaboram para um ambiente de trabalho com comunicação mais transparente.

Comunicado interno x Tecnologia

Muitas pessoas costumam dizer que o avanço da tecnologia eliminou o comunicado interno, o que é um equívoco. O que aconteceu foi uma mudança na forma de fazer comunicados internos por parte de algumas empresas que tem usado a tecnologia como aliada.

Agora é mais fácil fazer comunicados inovadores. O jornal mural vem sendo substituído pelo mural eletrônico e pela TV corporativa, nem sempre o comunicado é impresso e entregue em mãos, ele também pode ser enviado por email.

O comunicado interno tradicional, impresso e assinado, se adaptou as novas tecnologias mas não deixou de ser fundamental para o bom funcionamento da sua empresa e deve ser elaborado com muita atenção e cuidado.

Mas para ser eficaz e alcançar o objetivo para o qual foi criado, um comunicado precisa ser claro, objetivo e escrito de uma forma que seja entendida por todos. Como criar um comunicado interno? Qual sua estrutura? Qual linguagem usar? Como entregá-lo aos colaboradores? Vamos te ajudar a responder essas perguntas com as nossas dicas.

Estrutura do comunicado interno

É muito importante elaborar um comunicado interno bem estruturado. Antes de começar a elaborar o modelo de comunicado para usar sempre em sua empresa, confira quais são os itens que normalmente compõe esse tipo de documento e como desenvolver cada um deles.

Título

A seção do título – ou cabeçalho – identifica para quem é o público-alvo daquele comunicado interno. Nele, devem estar itens como remetente, data de envio e assunto. Além disso, essa parte deve conter um título atrativo, para que o comunicado não passe despercebido. Não se esqueça de colocar como destinatário quem realmente precisa receber aquela informação.

Abertura

O parágrafo de abertura define e apresenta o propósito de seu comunicado. Essa parte deve ser muito breve e composta por poucas frases. Procure deixar o assunto claro de forma resumida e discorra sobre o assunto apenas no próximo item.

Corpo do texto

É no corpo do texto que você vai apresentar a sua mensagem. Quando for elaborar o conteúdo, comece pela informação principal, a mesma que você apresentou na abertura. Nesse espaço você deve explica-la melhor, mas mesmo assim a regra é não se estender demais. O corpo do texto também é o espaço para você inserir informações mais gerais e não tão importantes.

Encerramento

A parte final do seu comunicado interno deve ser destinada às considerações finais. O ideal e mais recomendado é encerrar o texto de maneira positiva, para deixar uma boa impressão. É muito importante incluir também uma saudação final ou os seus cumprimentos para encerrar o seu texto. Caso você sinta a necessidade de reforçar algo que foi dito, o encerramento é o espaço ideal.

5 dicas para criar um comunicado interno eficaz para a sua empresa

Agora que você já sabe qual a estrutura do comunicado interno, separamos algumas dicas fundamentais para que sua a mensagem seja passada de forma clara, transparente e eficiente. Acompanhe.

Use uma linguagem simples, fácil e objetiva

Quando se pensa em comunicado interno, muitos já imaginam uma carta oficial cheia de palavras difíceis. Evite isso. Seja objetivo e claro no que você quer dizer usando palavras de fácil entendimento. Quanto mais rebuscada for a sua linguagem, maiores são as chances da sua comunicação falhar.

Mantenha uma estrutura de comunicado simples e você estará no caminho certo. O objetivo é que a mensagem seja entendida por todos, por isso, não seja o dificultador do processo.

Evite grandes blocos de texto

Se o assunto que você precisa tratar requer muitas linhas, divida tudo em parágrafos. Grandes blocos de textos sem interrupção deixam o leitor com pouca disposição para uma leitura completa. E é importante que ele leia tudo até o fim.

Use bulletpoints

Ao final do seu comunicado acrescente um box com um resumo dos tópicos mais importantes tratados. Lembre-se que todos devem ter uma linha. Assim, se seu colaborador não tiver muito tempo para ler tudo no momento que ele recebe o comunicado, ele pode passar os olhos pelos tópicos principais e já se familiarizar com o assunto.

Isso facilita a leitura e aumenta o grau de compreensão do texto por parte de todos.

Seja educado e não se esqueça do destinatário e assinatura

O comunicado é formal, mas não precisa ser muito seco. Peça um minuto de atenção, diga por favor e dê direcionamentos ao invés de ordens. Não se esqueça também de colocar no início do comunicado para quem ele se direciona e no final um agradecimento com assinatura. Isso deixa o comunicado mais oficial e bem estruturado.

Não se esqueça da identidade da sua empresa

O comunicado interno transmite uma mensagem da sua empresa aos colaboradores, por isso é muito importante que ele leve a marca da sua empresa. Inserir a sua identidade dá mais credibilidade a informação, além de organizar os documentos que circulam na empresa.

Distribua o comunicado interno por e-mail

Além de afixar seu comunicado em murais, divulgá-lo na intranet ou entregá-lo impresso, envie uma versão dele por e-mail. Este meio de comunicação é um dos mais eficazes, pois, além de integrar todos os seus colaboradores em apenas um clique, a pessoa que recebe o e-mail ficará na incumbência de lê-lo, mesmo que apenas quando tiver tempo.

Isso faz que com aumente as chances do seu comunicado ser recebido e lido por todos.

Modelo de comunicado

Para te ajudar a elaborar um modelo de comunicado interno para usar sempre em sua empresa, separamos alguns exemplos de temas variados. Assim, você pode escolher um padrão para cada situação. Confira.

1 – Reunião

Para:
Atenção a:
De:

Assunto: Comunicado de reunião

Prezado Senhor,

Conforme nossa conversa telefônica, estou escrevendo para lembrá-lo da reunião agendada em data, para discutirmos as mudanças estabelecidas.

A reunião está marcada para data, horário, local.

Solicito, portanto, a comunicação de qualquer impedimento de sua parte.

Atenciosamente.

[ Nome ]

[ Cargo ]

2 – Férias Coletivas

[Local e data.]

Prezado Cliente:

Estaremos em férias coletivas no período de [Data] até [Data]

Portanto, pedimos a gentileza de reforçarem seu último pedido para evitar falta de mercadoria.

Aproveitamos essa oportunidade para agradecer a todos os nossos clientes e fornecedores por mais um ano de parceria comercial.

Desejamos a todos um Natal de paz, cheio de amor, prosperidade e harmonia.

Atenciosamente,

[Nome da empresa]

[Assinatura da diretoria]

3 – Ausência de empregado

Para: Departamento de Recursos Humanos
De: Departamento de Compras

Assunto: Ausência de Empregado

Comunico que Rogérios Dias, auxiliar administrativo, Carteira Profissional nº…, não comparece ao serviço desde o dia …… último. Solicito tomar providências.

Grato,

[Nome],

[Cargo]

4 – Aviso do Departamento de RH

Para: Colaboradores
De: RH

Assunto: Aviso

O Departamento de Recursos Humanos comunica a todos os colaboradores que a Diretoria, por liberalidade, resolveu que não haverá expediente na segunda-feira de carnaval. O expediente voltará ao normal quarta-feira de cinzas, às 12h00.

[Local e data]

[Nome]

[Cargo]

5 – Ausência de empregado com justificativa

[Local e data.]

Para: Departamento de Recursos Humanos
De: Departamento financeiro

Assunto: Comunicação de falta com justificativa

Luciana Oliveira, Carteira Profissional nº…, funcionária de nosso departamento, avisou que deixaria de comparecer ao expediente de hoje por motivo de doença, o que ficou de comprovar.

Grato,

[Nome],
[Cargo].

6 – Palestra

[Local e data]

Para: Colaboradores
De: Diretoria

Comunicamos a todos os colaboradores que, na próxima quinta-feira, dia XX/XX/XXXX, no período vespertino, será realizada em nosso auditório uma palestra ministrada pelo Dr. Cláudio Munk, abordando o tema Administração Eficiente do Tempo

Em virtude disso, não haverá expediente no período, sendo que todos os colaboradores estão convidados a participar da palestra.

[Nome]
[Cargo]

7 – Não haverá expediente

Comunicado interno XXXX/XX – De XX de XXXXX de XXXX.

De: Direção da Faculdade
Para: Funcionários Administrativos, Docentes e Discentes

Comunicamos a todos que, na próxima segunda-feira, dia XX/XX/XXXX, não haverá expediente na XXX, devido  realização  das apresentações das defesas de monografia que acontecerão  aos sábados entre os dias :

XX/XX: Curso de Pedagogia

XX/XX: Curso de Administração

XX/XX: Curso de Letras

Em virtude disso, não haverá expediente na data aprazada, no entanto todos os Docentes e Discentes estão convidados a participarem das defesas.

Os Discentes que participarem como ouvintes, receberão certificação.

[Nome]

[Cargo]

Assim como todas as práticas de comunicação interna, o comunicado interno é fundamental para manter um ambiente de trabalho transparente e agradável para todos. É muito importante para qualquer empresa, manter os colaboradores bem informados sobre tudo que acontece na organização.

Vale lembrar que também cabe aos colaboradores buscar essas informações e absorve-las da melhor maneira possível, contribuindo assim com o crescimento da empresa e com a sua própria carreira.

Levando em consideração todos os modelos e dicas apresentados em nosso post, não tem como errar: com certeza ficará muito mais fácil criar um comunicado interno eficiente.

Para saber mais sobre comunicado interno, confira o nosso infográfico: “Comunicado interno: tudo que você precisa saber“.

Você já aplica alguma delas no seu dia a dia empresarial? Na sua empresa, o comunicado interno é muito utilizado? Você já passou por algum problema causado por comunicados ineficientes? Deixe um comentário e compartilhe sua experiência e suas dúvidas conosco! Continue acompanhado nosso blog e fique de olho em novas dicas!

Por Talita Maria