O mobile na comunicação interna

Todo bom gestor sabe que nenhum processo atinge excelência quando a comunicação interna de sua empresa não vai bem. Mas a tecnologia está aí para nos ajudar a resolver isso, conectando as pessoas e facilitando a comunicação entre elas — por sinal, muito se enganam os gestores que acreditam que os dispositivos mobile são apenas um estorvo para a produtividade de seus colaboradores.

O mobile está cada vez mais presente no dia-a-dia dos brasileiros. De acordo com uma pesquisa realizada pela Nielsen IBOPE, o total de pessoas que utilizam a internet por meio de um smartphone no Brasil. chegou a 68,4 milhões no primeiro trimestre de 2015.

Já uma pesquisa elaborada pela Global WebIndex, apontou que os brasileiros passam cerca de 3h40 por dia, conectados a internet via smartphones. Na sua empresa o cenário não é diferente. Os dispositivos móveis fazem parte da rotina de seus colaboradores, saber usá-los a favor da organização é um grande diferencial perante os concorrentes.

Ferramentas como o e-mail já se consolidaram nas organizações e programas de mensagens instantâneas estão cada vez mais presentes na rotina dos profissionais. Mas vale lembrar que a presença do mobile nas empresas, pode prejudicar a produtividade dos seus colaboradores e a segurança das informações.

Para aproveitar essa tendência, é preciso planejar, realizar um trabalho de implementação e escolher aplicativos desenvolvidos exclusivamente para o ambiente empresarial.

Então, como usar o mobile como um facilitador da comunicação interna, tornando os processos mais ágeis e propiciando maior assertividade na tomada de decisões? É o que mostraremos neste post! Confira:

A importância da comunicação interna

Se você acompanha o nosso blog, já leu vários artigos sobre como a comunicação interna é importante para uma empresa. Nós sempre batemos nessa tecla pois sabemos como a comunicação pode transformar as empresas e como ela ainda é desvalorizada.

Antes de apresentarmos as dicas para usar o mobile na comunicação interna, precisamos, mais uma vez, propor uma reflexão sobre a importância dela para qualquer organização, independente do seu porte ou área de atuação.

Apesar de estarmos vivenciando a era da informação, muitas empresas ainda não dão a devida importância a comunicação interna, não se preocupam em organizar as informações que circulam na empresa, ou nem permitem que elas circulem.

Entender a sua importância em todos os níveis hierárquicos e percebe-la como um instrumento da administração estratégica é fundamental para o sucesso de uma organização.

O consultor de administração Siloé Almeida é autor de uma frase que resume muito bem o que a comunicação interna representa em uma empresa: “A comunicação aumenta a velocidade das realizações e multiplica os resultados.”. Isso acontece porque uma comunicação eficiente é capaz de mudar as pessoas, os processos e as organizações.

Quando os colaboradores estão bem informados sobre o que acontece na organização, eles se sentem muito mais envolvidos com a sua causa, trabalham muito mais engajados e motivados.

Além disso, quando a comunicação interna é eficiente, a colaboração e o trabalho em equipe são fortalecidos, o que elimina as falhas e o retrabalho, melhora o clima organizacional e, consequentemente, aumenta a produtividade das equipes.

Uma das melhores propagandas da sua empresa é uma equipe motivada. São os seus colaboradores que representam a sua marca na rua, eles passam mais tempo na empresa do que em casa e tem mais autenticidade do que outros públicos.

Se um colaborador não conhece todos os processos da empresa em que trabalha, é submetido a um clima organizacional desagradável e não tem acesso a informações de outros setores, provavelmente ele não indicará seu produto ou serviço para amigos e familiares.  O público interno é fundamental para a reputação da sua empresa e ele só a constrói a partir de vivências e convivências.

Como já foi falado, a comunicação interna é fundamental para fazer as informações circularem na organização, promover o debate e a interação entre os vários segmentos da empresa e, capacitar os colaboradores para novos desafios.

Vale ressaltar, que a comunicação eficiente só é estabelecida em clima de verdade e autenticidade, e não basta que a informação seja transmitida, ela precisa sem compreendida por todos os receptores.

Mantenha seu colaborador online

Geralmente, esta tática de manter um profissional sempre conectado já é comumente usada em cargos de liderança e gestão. Seja por WhatsApp, Viber, FaceTime ou qualquer outro aplicativo de comunicação, como um comunicador corporativo, os profissionais ficam mais acessíveis. Mas vale lembrar que os aplicativos abertos podem prejudicar e muito, o desempenho de sua equipe.

Portanto, possibilite ferramentas internas fechadas para que seus colaboradores interajam e mantenham-se sempre em contato durante o expediente ou plantões — se quiser entender melhor os riscos que um comunicador aberto pode trazer aos seus negócios, confira nosso post sobre o WhatsApp nas empresas.

Defina um meio de comunicação

No que se refere ao mobile, há uma gama de opções para se comunicar com sua equipe. Além de e-mails acessados pelo dispositivo móvel, existem inúmeros programas que fazem o canal entre os profissionais.

Institucionalize um e passe a resolver as questões mais urgentes por meio dele. Mas é preciso fornecer equipamento de trabalho, como celular e tablet, com conexão Wi-Fi ou um pacote de dados. Não é nada recomendado usar o equipamento e número particular do colaborador para questões trabalhistas.

Com essas reflexões, o mais interessante é que sua empresa utilize um sistema próprio, específico para o relacionamento pessoal interno. Existem serviços que oferecem aplicativo móvel, fórum de discussão, chat aberto e por mensagens de texto, além de compartilhamento de arquivos e histórico das conversas — pesquise as opções e escolha o canal de comunicação que a sua empresa realmente precisa.

Envie mensagens rápidas

É preciso manter a informação circulando em uma empresa, e a melhor forma para se fazer isso é encaminhando elas para onde sua equipe está, seja por SMS ou um aplicativo de comunicação corporativo.

Trabalhe com listas, para que você possa tratar a mensagem de acordo com o grupo de contatos. Por exemplo, para gestores, você pode usar uma linguagem mais complexa e rica em informações/detalhes. Já para os colaboradores de base, talvez seja mais interessante um discurso simples e de fácil entendimento.

Monitore, mas não cerceie

Obviamente, você não ficará durante todo o expediente avaliando como as pessoas estão se relacionando, mas o simples fato de deixar um diretor online, já irá impor respeito. A presença de chefes e diretores nos grupos inibem, também, a interação que atrapalhará a produtividade da equipe. Por isso, tente monitorar, mas não coibir ninguém.

Mantenha uma intranet amigável

Uma intranet amigável a dispositivos móveis é de suma importância para facilitar o acesso dos seus colaboradores, principalmente aqueles que trabalham com atendimento externo. Com uma intranet amigável ao HTML 5.0, entre outras ferramentas, será possível que seus colaboradores tenham acesso de forma ágil às informações que precisam.

Resumindo, aqui estão apenas alguns motivos para você investir na melhoria da comunicação interna, contando com os benefícios de dispositivos mobile. Eles já fazem parte da rotina da sua empresa? Compartilhe com a gente suas dúvidas e experiências através dos comentários.

Inscreva-se em nosso blog e mantenha-se bem informado com as melhores práticas de gestão de pessoas e comunicação interna!

banner-consultoria-azul