10 dicas para melhorar a produtividade com a comunicação

Toda empresa, não importa o seu porte nem sua área de atuação, busca engajar os colaboradores, inovar em seus produtos e processos e aumentar os resultados. Para isso, é fundamental envolver as pessoas que compõe a organização e o melhor caminho é investir em comunicação interna.

Apesar de nem sempre ser corretamente valorizada e comumente relegada a pequenos eventos internos, ela é essencial para promover a produtividade de seus colaboradores.

Quando bem desenvolvida, ela é capaz de desarticular conflitos, motivar as equipes em prol da excelência e do sucesso da empresa, gerar colaboração, disseminar a cultura organizacional, melhorar a reputação da empresa perante os colaboradores e reter talentos.

Mas vale destacar que estes efeitos não estão restritos à organizações com grande número de profissionais.

As pequenas e médias empresas também podem aproveitar das boas práticas da comunicação interna, para isso, é preciso prestar atenção em alguns pontos.

Para ajudar a sua empresa, separamos algumas dicas. Continue acompanhando o nosso artigo.

Mantenha a informação circulando

Boa parte dos problemas mais comuns das organizações é não prezar pela circulação da informação — normalmente, as equipes tendem a reter seus conhecimentos e projetos por medo de não serem valorizadas.

Quando a empresa estimula a comunicação entre os pares e as diferentes hierarquias, as equipes tendem a se unir em prol de um objetivo em comum, o sucesso da empresa, pois o compartilhamento de informações específicas é estimulado.

Gerencie os projetos de modo participativo

Quando a equipe está predisposta a realizar tarefas multidisciplinares, ou seja, com profissionais de diferentes áreas, o crescimento da empresa é certeiro.

Ao gerir novos projetos de forma aberta e transparente, os gestores evitam boatos (a famosa “rádio peão”) e permitem que novas perspectivas sejam acrescidas à ideia original, desenvolvendo-a e a direcionando ao sucesso.

Utilize ferramentas que permitam o acesso dos profissionais aos projetos, de forma que eles possam estudar e sugerir melhorias.

Estimule o intercâmbio de conhecimentos

Ao abrir os projetos da organização para os funcionários, convidando-os à participação, naturalmente há um estímulo da troca de conhecimentos. Isso possibilita, também, a realização de trabalhos simultâneos que se complementarão.

Tal prática reforça os laços de equipe e contribui ainda mais com a circulação da informação. Este estímulo pode até ser realizado por meio da bonificação de boas sugestões.

Saiba mais sobre como favorecer atividades multidisciplinares através da comunicação interna.

Estanque fluxos de informação desencontrados

Se você perceber pelos corredores ruídos sobre qualquer assunto, aja para prevenir que especulações deixem os funcionários alterados e curiosos. Alguns temas, como um programa de demissão voluntária ou a queda da produção, podem gerar todo tipo de comentário e apreensão por parte do público interno.

A empresa deve agir rápido para definir os critérios e divulgar notícias como essa de forma oficial e sem alarde. É interessante explicar todos os caminhos percorridos até que a diretoria optasse por essa decisão.

Se a questão envolve direitos trabalhistas, é importante contar com a presença de representantes do sindicato da categoria na reunião, para deixar todos seguros quanto ao cumprimento da legislação e transparência das ações.

Enalteça quem contribui para melhorar a produtividade

Mesmo que a empresa não tenha verbas para premiar os autores de boas ideias, o simples fato de tornar mostrar o bom desempenho do profissional motivará a equipe.

Por isso, divulgue as boas ideias e seus autores nos meios de comunicação internos. Isso estimulará os demais a melhorar a produtividade.

Faça reuniões periódicas

Realizando reuniões entre os pares, e deles com seus superiores e representantes de outras equipes, há um reforço da circulação da informação, estímulo dos projetos participativos e incentivo à troca de conhecimentos.

E para valorizar a importância destas reuniões, tudo deve ser registrado, protocolado e disponibilizado para os diretamente envolvidos e até mesmo para o restante da empresa. E vale acrescentar que estas reuniões podem ser presenciais e até virtuais.

Proporcione momentos de interação e lazer

Há quem diga que boas ideias surgem em momentos alheios às responsabilidades do dia a dia. Por isso, incentive seus colaboradores a interagirem entre si de forma casual e descompromissada. Promova dinâmicas em grupo e eventos internos.

Nem sempre precisa ser algo voltado ao lado profissional. Mas é possível elaborar atividades que exercitem características essenciais ao âmbito profissional, como oficina de artes e teatro, cursos de idiomas, desafios entre equipes.

Dependendo do clima da empresa, a maior parte destas ações acabam por nem demandar muito investimento, mas o retorno é sempre elevado.

Use as ferramentas de comunicação a seu favor

Quando um colaborador fica sabendo por meio da mídia que a empresa em que ele trabalha ganhou um importante prêmio, está constatado que existe um grave problema de comunicação interna nessa organização.

Situações como essa, quando ocorrem, devem motivar mudanças nas políticas de comunicação interna das empresas.

Deve existir um fluxo formal e regular de informações capaz de manter os colaboradores muito bem informados. Mas não basta informar, é preciso mostrar como cada informação é importante para o trabalho dele.

Além das reuniões periódica com diretoria e gestores, que já foram citadasm jornal interno, intranet e boletim on-line são exemplos de ferramentas que podem ser usadas para auxiliar na comunicação interna.

Disponibilize a informação e abra um canal de diálogo com os funcionários, para que a empresa tenha condições de esclarecer dúvidas e atender às suas expectativas.

Capacite constantemente as equipes

É importante manter todas as equipes atualizadas sobre produtos, políticas e novas práticas adotadas pelas empresas.

Por mais que a maioria dos colaboradores não vai lidar diretamente com a venda dos produtos e serviços, conhecer bem a empresa é fundamental para que eles possam divulgar a instituição. Eles precisam se sentir motivados e orgulhosos de falar que trabalham na organização.

Quando alguém pergunta onde eles trabalham, devem estar capacitados para responder que trabalham na “Empresa A”, que atua no mercado “tal” e que está na lista das 100 melhores empresas para se trabalhar, por exemplo.

Além de falar o nome e o ramo da empresa, os funcionários devem estar prontos a agregar algum valor além da informação principal. Capacitações constantes ajudam nesse processo e contribuem para a melhora no desempenho das equipes.

Mostre como fazer

Ter um fluxo de comunicação direto e assertivo requer treino e persistência. Como a informação é dinâmica, não adianta mostrar a melhor forma de divulgar a empresa e seus produtos uma única vez.

Há uma forma adequada para cada tempo, situação e objetivo a ser cumprido. Quando os objetivos estão claros para todos, fica mais fácil dar um direcionamento em cada época específica.

Além de dar a diretriz, é importante mostrar a melhor forma de fazer. É importante divulgar a empresa “dessa forma” porque “tais pontos fortes” serão evidenciados.

É importante usar a marca da instituição “desse jeito” porque existe um manual de aplicação de marca de que deve ser respeitado para preservar a identidade visual da empresa.

Além de seguir essas dicas que apresentamos, sua empresa pode investir em uma ferramenta de comunicação interna que realmente atenda suas necessidades, e projetar seu crescimento com uma equipe de profissionais mais unida e que sempre está em busca de melhorar a produtividade.

A sua empresa está usando a comunicação para melhorar a produtividade e o desempenho dos colaboradores? Não deixe de dividir suas dúvidas e sugestões com a gente através dos comentários. E se você gostou deste artigo, compartilhe-o com seus colegas de trabalho.