9 dicas para manter a interação entre matriz e filiais

Em empresas que possuem filiais é muito comum que os colaboradores não tenham tanto contato com quem está na matriz. Isso acontece geralmente porque os trabalhadores atuam em lugares distantes e, não se vendo diariamente, não têm tantas oportunidades de interação.

Porém, é muito importante que os colaboradores conheçam seus colegas e dialoguem – principalmente se atuam em funções similares. Dessa forma, quando os funcionários conversam diariamente uns com os outros, os processos de trabalho são otimizados naturalmente, as informações de utilidade comum são disseminadas mais facilmente e amizades são criadas. Consequentemente, o clima no ambiente organizacional melhora e a produtividade aumenta.

Então, veja a seguir 9 dicas para você incentivar a interação entre os colaboradores da matriz e das filiais da sua empresa:

1 – Formalize os processos

Antes de começar a trabalhar na interação e suas etapas, é fundamental colocar todos os processos da empresa em ordem. Para isso, faça um mapeamento dos processos principais e dos secundários, remova os possíveis gargalos e identifique as pessoas responsáveis por cada um. Os gargalos são pontos dentro de um sistema que interferem e podem limitar o processo final.

Também é muito importante documentar todos os processos, e com base nessas informações construir um guia com instruções de trabalho claras e precisas. Não se esqueça de inserir as normas que devem ser seguidas por todas as equipes.

Com essas ações, a interação entre matriz e filial acontecerá em um ambiente muito mais organizado e pronto para receber novas informações.

2 – Treine os colaboradores

Uma empresa é composta por várias pessoas, cada uma tem sua personalidade, suas características e uma forma de desenvolver suas tarefas e atividades. Mas para que a interação aconteça efetivamente, é preciso que os colaboradores saibam quais são os objetivos da empresa, como funcionam os processos e quais os sistemas são utilizados.

Quando a empresa investe em treinamento, os colaboradores ficam são mais capacitados e as chances de que a interação entre matriz e filiais tenha sucesso são grandes. Nós temos um post com dicas para realizar treinamentos sem gastar muito, ele pode ser muito útil para você.

3 – Unifique a TI

Uma das maiores dificuldades para integrar matriz e filiais é lidar com softwares e hardwares diferentes. Muitas vezes, um programa usado pela matriz não é usado na filial e fica difícil compartilhar as informações para controle ou conferência. Além da incompatibilidade, os gastos com a manutenção de um sistema que não é unificado são maiores. O ideal é implementar os mesmos sistemas usados pela matriz em suas filiais.

4 – Disponibilize um chat para os colaboradores

O chat é uma excelente ferramenta para a troca de informações de maneira rápida e funcional. Sem ele, por exemplo, mesmo para as pequenas coisas os funcionários da filial precisam telefonar para a matriz, o que significa perda tempo e parar de produzir suas tarefas para isso. Assim também, ter um chat próprio para sua empresa elimina o uso de outros comunicadores – como o Skype e as redes sociais –, que muitas vezes dispersam a atenção dos funcionários, tirando o foco de suas tarefas.

5 – Dissemine a cultura organizacional

A cultura organizacional é de extrema importância para uma empresa. Ela é o conjunto de crenças, rituais, hábitos, valores, atitudes, normas e expectativas da organização, sendo capaz de motivar os funcionários e influenciar no desempenho da empresa, refletindo diretamente na satisfação dos clientes.

Uma empresa não pode ter uma cultura organizacional na matriz e outra na filial, é preciso disseminá-la da mesma forma em todos os lugares que tenham um “pedacinho” da organização. A distância física não pode interferir na cultura de uma organização.

6 – Envie mensagens individuais e coletivas

Com essa prática, será muito mais simples trocar ideias com uma equipe ou até com todos os colaboradores da empresa. Quando toda a comunicação se dá na matriz, os funcionários das filiais se sentem menos importantes. No entanto, utilizando um sistema de comunicação corporativa, os colaboradores podem trocar ideias, onde quer que estejam trabalhando.

7 – Crie tópicos no fórum de discussão

O fórum de discussão é um recurso muito interessante para sua empresa aproveitar as boas ideias dos colaboradores, além de promover melhorias no ambiente organizacional. Através dele é possível, por exemplo, criar tópicos específicos para discussões e incentivar que os funcionários exponham suas opiniões neste espaço. Dessa forma, é possível promover a interação de todos os colaboradores que passam a conhecer a opinião uns dos outros. Os colaboradores, independentemente de estarem na matriz ou em filiais, discutem as ideias e chegam a melhores conclusões – o que é bom individual e coletivamente.

8 – Divulgue informações para todos no mural eletrônico

Informações interessantes sobre a empresa, as rotinas de trabalho, ou a respeito de assuntos que interessem aos funcionários podem ser disponibilizadas em um mural eletrônico.

Vale ressaltar que a função desse recurso é a mesma que tinha o antigo mural físico. Esse normalmente ficava em um local de destaque na matriz da empresa. No entanto, agora todos os colaboradores podem visualizar os comunicados e as novidades da empresa ao mesmo tempo, estando na matriz ou em uma filial. Além disso, a pessoa que criou a publicação tem acesso a lista de quem já visualizou a informação.

9 – Realize conferências

Mais um facilitador do sistema de comunicação corporativa é a possibilidade de se fazer conferências com várias pessoas simultaneamente. Com essa prática, é possível unir colaboradores de diferentes locais para discutir o mesmo assunto.

Por isso, possuir um bom sistema de comunicação corporativa que lhe permita realizar todas essas ações para seus colaboradores, fará toda a diferença na sua empresa. Dessa forma você tornará a comunicação interna mais eficiente e segura.

Para que a integração entre matriz e filiais seja garantida, é muito importante saber usar a tecnologia a favor da empresa. Hoje em dia, existem várias ferramentas e recursos disponíveis, basta escolher o que melhor atenda as necessidades da sua empresa e implementá-los.

Qual é a realidade aí na sua empresa? Matriz e filiais já trabalham bem integradas? E a comunicação interna? É eficiente? Conte para a gente nos comentários e enriqueça o nosso post.