A importância da organização no ambiente de trabalho

Pare por um minuto e observe o seu ambiente de trabalho, não importa se é uma oficina, um escritório, um taxi ou um balcão. Ele é um ambiente organizado? Você tem acesso a tudo que precisa?

Com a correria do dia-a-dia, muitas vezes não prestamos atenção nisso e acabamos realizando nosso trabalho em um ambiente desorganizado. Alguns chefes consideram que a desorganização é um bom sinal, indica que os colaboradores estão trabalhando muito e não tem tempo de arrumar o ambiente. Mas isso não é verdade.

Quando você era criança e tinha preguiça de arrumar a sua cama, provavelmente escutou da sua mãe ou avó a frase: “Quem não arruma a cama, não arruma a vida”. E essa máxima se aplica a vida profissional, se você não consegue organizar o seu ambiente de trabalho, dificilmente conseguirá organizar o seu trabalho e fazê-lo render.

Além de ser um dever de cada colaborador, manter um ambiente de trabalho limpo, bem organizado e com iluminação adequada é algo assegurado pela legislação trabalhista, embora nem todas as empresas atendam a esses requisitos.

E além dos aspectos físicos e perceptíveis do ambiente de trabalho, existem outros que contribuem diretamente para os resultados da empresa: aqueles que incluem os relacionamentos e a convivência.

Preparamos o post de hoje para mostrar como contribuir para um ambiente de trabalho mais prazeroso e profissional. Continue acompanhando!

Como identificar problemas de convivência e relacionamento no ambiente de trabalho

De nada adianta ter um ambiente limpo, espaçoso e bem organizado, se o clima organizacional for péssimo.

O bom clima organizacional impacta na fluidez nos processos corporativos, ajuda na tomada de decisões, contribui no aumento da produtividade, otimiza a convivência entre os profissionais, promove a sinergia e eleva a motivação dos colaboradores, tornando o dia a dia muito melhor na organização.

Formulamos algumas perguntas e respostas que vão te ajudar a analisar esse fator de organização no ambiente de trabalho e entender o que fazer a respeito. Vamos lá?

A diretoria da empresa estimula a forte competitividade?

Uma dose de competitividade é saudável para qualquer negócio, mas quando o ambiente se transforma em uma arena puramente competitiva não há como ter um ambiente amigável.

Muitas vezes esse comportamento é estimulado pela própria diretoria da empresa, o que faz com que gestores e demais colaboradores acabem seguindo esse exemplo com medo de estarem fora das políticas internas.

Todos precisam ter metas, objetivos e indicadores capazes de aferir a eficácia de seu trabalho, mas isso não deve criar inimizades ou espírito de competição pouco amigável.

A comunicação é uma preocupação da empresa?

Grande parte dos problemas de convivência e relacionamento é causada pela falta de comunicação dentro da empresa. Uma das dicas mais importantes para organizar o ambiente de trabalho e deixa-lo organizado é investir forte na otimização da comunicação.

Equipes com uma comunicação fluida e eficiente, livre de mal entendidos e da famosa “rádio peão”, conseguem trabalhar com uma sincronia muito melhor. Sendo assim, faça com que a boa comunicação se torne uma cultura para a sua empresa. Transmita isso aos funcionários mais antigos e peça para que eles ajudem os novos funcionários a aderirem à prática.

Uma boa alternativa é a instalação de um chat corporativo, que possa otimizar e agilizar a comunicação entre funcionários e equipes. Mensagens instantâneas, arquivo de conversas, possibilidade de acesso em qualquer lugar e mural eletrônico são apenas alguns dos incontáveis benefícios que um comunicador institucional pode gerar para a sua empresa.

O ambiente da sua empresa inibe e amedronta?

Trabalhar em um ambiente em que as pessoas se sentem acuadas e ameaçadas é desagradável e pouco produtivo. As pessoas têm medo de dar novas ideias, de propor mudanças e de tentar alternativas diferentes porque são podadas nas mínimas coisas.

Nesse ambiente, falar em uma reunião periódica pode causar pânico e muita insegurança e, discordar da chefia, então, pode justificar uma demissão.

Para esses casos o que precisa haver é uma grande revisão da política de comunicação interna e, muitas vezes, uma mudança profunda na cultura da empresa.

Como mudar a cultura é algo que requer ações de longo prazo, o desenvolvimento de projetos de aproximação e convivência – coordenados pela área de Recursos Humanos – pode seu uma boa opção inicial.

É possível identificar os fatores negativos?

Muita gente reclama do ambiente de trabalho, mas tem muita dificuldade de identificar os problemas desse ambiente. Será que o ambiente fica pior no final do mês, quando a cobrança por resultados aumenta? Será que a promoção de um colega leva o resto da equipe a ficar desmotivada? A redução da produção deixa a equipe insegura?

É importante pensar sobre o que interfere tanto no ambiente. Investigue cada item, acompanhe o humor das pessoas, veja se elas tendem a ficar mais agressivas ou isoladas.

Se depois desse exercício, você não souber o que fazer, leve essa situação à sua chefia por meio de uma conversa franca e construtiva. Fale de sua preocupação e de como esse ambiente te incomoda. Proponha relatar a situação para o RH e mostre-se à disposição para contribuir com o que puder.

As pessoas são valorizadas na empresa?

Uma empresa que não valoriza as pessoas, dificilmente terá um ambiente de trabalho agradável, sem problemas de relacionamento e organizado.

As pessoas não são como máquinas, e apresentam comportamentos e personalidades diferentes a cada contexto. Empresas de sucesso geralmente trabalham com pessoas sérias e qualificadas, aumentando, assim, a necessidade de profissionais comprometidos e que criem um vínculo com a empresa.

Um time bem integrado se deve também à gratidão, ao reconhecimento e ao investimento que os empreendedores depositam nelas. Assim como as empresas, os bons funcionários também buscam ambientes de trabalho onde irão se sentir satisfeitos. Por isso, criar uma boa reputação entre os funcionários é também uma forma de atrair bons profissionais.

A transparência nas relações, trazendo claras expectativas daquilo que se pretende, desenhando os objetivos com eficiência traz tranquilidade e cumplicidade ao funcionário.

Da mesma forma traçar um plano de carreira de acordo com o plano de expansão da empresa, é uma forma de proporcionar a mobilidade dentro da empresa. Que funcionário não quer receber uma proposta de crescimento, com novos desafios e tendo a responsabilidade reconhecida, não é mesmo? Dar oportunidade de crescimento e aprendizagem é um estimulante muito eficiente.

Você se sente responsável por seu ambiente de trabalho?

As empresas podem ter inúmeros problemas relacionados ao ambiente de trabalho, mas você precisa se perceber como parte fundamental na construção desse ambiente. Se ele é mais hostil ou agradável, se é pouco produtivo ou estimulante, você deve se perguntar qual é a sua parcela de contribuição para que ele se torne melhor.

Chegar ao trabalho com bom-humor, energia, cooperar com os projetos dos colegas, ser proativo, preocupar-se com a situação dos outros, se inteirar do mercado e das necessidades das pessoas.

Tudo isso contribui para que o ambiente de trabalho seja cada vez mais amigável, produtivo e criativo. Experimente!

11 Dicas para manter a organização no ambiente de trabalho

A falta de organização no ambiente de trabalho pode causar muitos atrasos e algumas situações desconfortáveis. Ela interfere no rendimento do profissional e acaba afetando o seu humor e a sua saúde, e pode até gerar conflitos com outras pessoas.

Agora que você já identificou os problemas de relacionamento e convivência no ambiente de trabalho e entendeu como lidar com eles, é hora de colocar a mão na massa e organizar o seu espaço. Separamos algumas dicas que vão te ajudar, confira.

1 – Limpe

Por mais óbvio que pareça, o primeiro passo para garantir a organização no ambiente de trabalho é limpar. Reserve um dia em sua agenda para fazer uma boa limpeza no ambiente, se você não usa alguma coisa há mais de um mês, já é hora de jogá-la no lixo.

2 – Deixe o que você mais usa à mão

Sempre tem alguma coisa que a gente usa mais, não é? Uma agenda, um bloquinho, um catálogo, uma mesa digitalizadora…

É muito mais fácil manter o ambiente organizado quando essas coisas essenciais no seu dia-a-dia estão ao seu alcance. Além de ajudar na organização, o seu tempo é otimizado.

3 – Deixe o que você menos usa, bem guardado

Nós também temos várias coisas importantes, mas que são pouco usadas. Essas coisas não devem ser descartadas, mas sim, bem guardadas.

Coloque esses acessórios ou ferramentas de forma organizada em um local bem definido. Assim, quando você precisar usá-los, não vai perder tempo procurando.

4 – Adote um “porta-treco”

Como o próprio nome diz, o porto-treco é um local para você colocar os seus “trecos”. Chave, chiclete, cartões de visitas, folders… tudo isso quando colocado em cima da mesa passa a impressão que o ambiente todo está desorganizado.

Mas atenção, é importante que você coloque os objetos no porta-treco por um dia e esvazie-o, ou você terá apenas um esconderijo para sua bagunça.

5 – Organize suas gavetas

As gavetas também não podem ser apenas um lugar para esconder sua bagunça. Procure colocar os papéis separados por assunto dentro de pastas ou envelopes.

Com tantas tarefas e compromissos, não dá pra perder tempo e concentração procurando por papéis.

6 – Não espalhe lembretes por todos os lados

Fazer lembretes para você mesmo, com novas ideias, compromissos e tarefas, é ótimo para sua memória e para gerir seu tempo.

Mas espalhar esses papéis por todos os lados é péssimo para manter a organização no seu ambiente de trabalho. Tenha um local apropriado para esses lembretes, um mural, um cantinho da sua mesa ou sua agenda.

7 – Procure guardar mais coisas no computador

Muita gente tem medo de armazenar documentos e arquivos no computador e eles se perderem por algum problema técnico. Mas hoje existem várias soluções que oferecem o armazenamento na nuvem, que além de garantir segurança, permite que você acesse material em qualquer computador com internet.

Quanto mais coisas você salva no computador, menos papéis você vai precisar guardar em suas gavetas e armários. Assim, é bem mais fácil manter o ambiente organizado.

                                                                                                            

8 – Evite comer na sua mesa

O hábito de comer em frente ao computador não faz bem para a sua saúde nem para a organização do seu ambiente de trabalho. Por mais cuidado que você tenha, sempre vai cair alguma migalha ou gotinha.

Além de sujar a sua mesa, alimentos espalhados no ambiente dão uma impressão desagradável.

9 – Limite seu horário de trabalho

Muitas vezes você precisa de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia, não é mesmo? Mas isso só acontece, porque você sabe que tem esse tempo adicional.

Se fosse sua obrigação sair exatamente no seu horário (quando as luzes do escritório forem apagadas, por exemplo), com certeza você seria mais centrado e, consequentemente, mais produtivo.

Além disso, você não seria vítima daquela desorganização que a falta de tempo causa, quando você deixa coisas espalhadas por todos os lados e não consegue encontrar nada. Experimente limitar o seu horário e veja as mudanças em sua rotina.

10 – Reduza os fios

Se tem uma coisa que dá a impressão que um ambiente está completamente desorganizado, são cabos e fios espalhados por todos os lados. Chega uma hora em que nem você sabe qual cabo é do telefone, da impressora e do computador.

Para resolver esse problema, o ideal é utilizar a maior quantidade de aparelhos sem fio possível. Mas quando não der, procure organizar os cabos. Cole o que está sobrando com uma fita, procure passá-los por trás dos móveis, deixe-os da maneira mais organizada que for possível em seu ambiente.

11 – Coloque o lixo no lixo

Sabe aquele papel que você amassa e pensa: “Depois eu jogo no lixo, não vou levantar só pra isso.”. Esse é o primeiro passo para acumular lixo na sua mesa e desorganizar tudo.

Coloque a lixeira bem perto da sua mesa e você vai eliminar esse problema com facilidade.

Conseguiu acompanhar as nossas dicas e entender a importância da organização no ambiente de trabalho? Comece pequenas mudanças em sua rotina, de acordo com a sua realidade, e logo a organização se tornará um hábito. Compartilhe sua opinião com a gente, através dos comentários.

Para conhecer uma ferramenta fundamental para facilitar a organização no ambiente de trabalho e otimizar os processos da sua empresa, acesse mais.im .

Por Talita Maria