Processos bem estruturados formam um dos principais pilares de uma gestão empresarial de sucesso — juntamente com um planejamento estratégico bem definido e a gestão de uma equipe engajada e motivada. Por isso, é importante desenhá-los e buscar alcançar o máximo de eficiência em sua execução. Pensando nisso, resolvemos listar algumas maneiras de otimizar a gestão de processos em uma empresa. Continue acompanhando a leitura e confira!

O que você vai aprender neste artigo:

1. Fazendo um mapeamento de processos

2. Fazendo um planejamento detalhado

3. Eliminando tarefas desnecessárias e processos ineficazes

4. Treine a equipe a respeito da gestão de processos e sua importância

5. Invista em uma plataforma de comunicação interna

1. Fazendo um mapeamento de processos

O mapeamento de processos é o primeiro passo para alcançar uma gestão mais eficiente. Por meio dele, é possível criar o fluxo das atividades relacionadas, do começo ao fim, e identificar as falhas e os aspectos que necessitam de melhorias.

Esse é o ponto de partida para a correção dos problemas e dos gargalos que afetam os resultados. Assim, é possível fazer a padronização de processos, que garante uma uniformidade na execução (independentemente do colaborador que realiza a atividade), redução de desperdícios e custos, além de facilitar o processo de treinamento de novos funcionários.

2. Fazendo um planejamento detalhado

O planejamento é uma etapa primordial para que qualquer atividade possa ser bem sucedida. Para otimizar a gestão de processos em sua empresa, é preciso planejar cuidadosamente cada aspecto referente às atividades, como o tempo de execução para cada tarefa, os recursos e a mão de obra necessária, quais ferramentas são indispensáveis e quais são os resultados esperados, por exemplo.

Esse plano serve como uma base para a comparação entre o que se espera e o que tem sido alcançado na prática. Essa visão também norteia para as melhorias que podem ser realizadas — tanto para tornar os processos mais eficazes, quanto para tornar o planejamento mais realista.

3. Eliminando tarefas desnecessárias e processos ineficazes

Durante a análise dos processos, é possível identificar etapas ou atividades completas que não agregam valor ao produto ou serviço oferecido ao cliente. Ou seja, é um custo desnecessário para alcançar os objetivos (de satisfazer os consumidores e alcançar uma lucratividade satisfatória).

Logo, durante o mapeamento, esses pontos devem ser identificados, além da realização da análise dos impactos que o corte dessas tarefas podem causar nos resultados (sejam eles positivos ou negativos).

4. Treine a equipe a respeito da gestão de processos e sua importância

Como dito inicialmente, contar com uma equipe engajada também ajuda no alcance dos objetivos propostos. Mesmo que os processos sejam estruturados de forma impecável, é necessário lembrar que são pessoas que os executam, podendo proporcionar tanto bons, quanto maus resultados.

Além de treinar a equipe a respeito da importância do papel de cada um na realização das atividades e no alcance dos resultados, também é preciso orientar a respeito das mudanças nos processos de trabalhos e como o empenho de cada um afeta o atingimento das metas.

5. Invista em uma plataforma de comunicação interna

Para uma gestão de processos eficaz, também é fundamental contar com uma comunicação fluida. Além das tarefas, eles também são constituídos por informação, que é ainda mais importante quando há atividades sequenciadas e que flutuam entre um departamento e outro.

Além disso, a comunicação ajuda a tornar os processos mais ágeis e confiáveis e facilita ainda mais o processo de planejamento e tomada de decisão.

Como podemos ver, para uma gestão de processos otimizada, além da realização de um  acompanhamento das atividades, requer planejamento e algumas mudanças na forma como essas tarefas são executadas, visando o máximo de eficiência e eficácia.

Agora, leitor, que você já sabe um pouco mais sobre a gestão de processos, aproveite para assinar nossa newsletter e ficar por dentro de outros conteúdos que postamos aqui no blog!