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5 vantagens de um sistema de Gestão do Conhecimento na sua empresa

O crescimento de qualquer instituição deriva da melhoria dos seus processos, dos seus funcionários e da não-repetição de erros. Um Sistema de Gestão do Conhecimento ajuda em todos esses aspectos.

Segundo o Sebrae, a Gestão do Conhecimento é um processo para criação, captura, armazenamento, disseminação, uso e proteção do conhecimento importante para a empresa. A Gestão do Conhecimento, por meio de suas práticas, objetiva organizar de forma estratégica o conhecimento dos colaboradores e o conhecimento externo, que são fundamentais para o sucesso do negócio.

Uma organização que perde um funcionário não pode deixar que ele leve consigo o conhecimento adquirido durante o tempo de trabalho. Esse conhecimento precisa ser compartilhado e documentado na empresa para que futuros profissionais possam usufruir dele também.

Imagine se, a cada troca de equipe em uma empresa, todos os funcionários tivessem que descobrir e aprender todas as teorias e processos envolvidos na organização? Certamente seria um tempo perdido desnecessariamente. Por isso, a Gestão do Conhecimento se faz tão necessária.

Para entender o conceito e a importância de um Sistema de Gestão de Conhecimento, vamos entender primeiro a diferença entre os conceitos de dado, informação e conhecimento.

Dados são apenas registros, que, por si só, não têm qualquer objetivo. São números e gráficos que representameventos já ocorridos, que foram documentados.

Informações são dados interpretados, que agora tem relevância e propósito. São fluxos de mensagens capazes de gerar conhecimento.

conhecimento é um derivado da informação e é construído ao longo do tempo com informações externas, valores e crenças. O conhecimento só pode ser produzido por um indivíduo e, para que não se perca, deve ser compartilhado.

Essas três definições já existem há bastante tempo, o que muda com a Gestão do Conhecimento é entender esse conhecimento como capital ativo da empresa e tratá-lo como tal.

O conhecimento não pode estar apenas dentro das pessoas, ele precisa ser colocado para fora por meio de documentos armazenamentos com segurança e estar acessíveis a todos os colaboradores.

Um bom Sistema de Gestão de Conhecimento traz diversas vantagens para sua empresa. Vamos ver 5 delas a seguir:

Mais rapidez

Se o colaborador não precisa procurar alguém para lhe explicar como determinado processo funciona, ele será mais ágil ao cumprir com as suas tarefas.

O mesmo acontece se ele precisar de um dado ou informação. A partir do momento em que ele tem acesso a isso ele não precisará gastar seu tempo procurando novamente algo que alguém já encontrou e documentou.

Além disso, estar com todos os dados e informações em um local de fácil acesso ajuda na geração de novos conhecimentos para a organização.

Com todos os recursos em mãos, a velocidade no entendimento do que já existe e a inovação criada pelos próprios funcionários é potencializada.

Menos erros

Uma boa gestão de conhecimento diminui consideravelmente o número de erros em organizações, pois os erros já são conhecidos e por isso não serão repetidos.

Esse conhecimento deve estar cada vez mais intrínseco na instituição, de forma que, quanto mais tempo o funcionário estiver na empresa, mais conhecimento ele terá adquirido.

As informações que já estão arquivadas conseguirão ser absorvidas por meio do sistema. À medida que forem sendo construídos novos conhecimentos, eles serão armazenados e ficarão retidos na organização.

Vantagem competitiva

No mundo empresarial, muitos dados não são transformados em informações e, portanto, não são utilizados de forma a sanar problemas nas organizações.

As empresas que conseguem armazenar, administrar e interpretar dados saem na frente na corrida pelo mercado, pois não gastam tempo e energia gerando conhecimento que já foi gerado anteriormente.

Essa vantagem competitiva também pode ser vista dentro da própria instituição. Com todos os dados em mãos, a contribuição individual de funcionários é facilitada, podendo haver até uma competição saudável.

Melhoria dos processos internos

Com os processos bem desenhados e documentados, todo e qualquer funcionário sabe exatamente o que fazer e, se não souber, sabe onde procurar a informação correta.

Processos consolidados e bem difundidos pela empresa são a chave para desempenhos melhores e, consequentemente, bons resultados.

Um funcionário que sabe exatamente o processo que deve percorrer para atingir seu objetivo é mais rápido, mais eficiente e comete menos erros.

Controle e armazenamento de dados para gestão do conhecimento

Dados são importantes para que se entenda o que está certo e o que está errado em uma instituição. O armazenamento dos dados de uma empresa evita retrabalhos desnecessários futuramente.

Com uma base de conhecimento compartilhada, os dados e informações ficarão arquivados e poderão ser acessados sempre que necessário.

Isso também garante que os dados estejam em segurança, sem riscos de se perderem com a perda de um funcionário, por exemplo.

Viu como pode ser vantajoso investir na gestão do conhecimento?

Hoje em dia isso é essencial para que as organizações continuem crescendo. É algo que já está disseminado no universo empresarial e, por isso, é uma exigência e não mais um diferencial.

Fernanda Fonseca

Fernanda Fonseca

Como Relações Públicas e CMO da Mais.im, meu desafio diário é entender como a comunicação pode ajudar (ou não) as empresas, mais especificamente os processos de Customer Success.

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