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Aprenda hoje como implementar uma gestão da informação eficaz

Não é novidade para ninguém que a partir da globalização da nossa sociedade, e também por meio da popularização da internet, as informações contaram com o aumento de seu volume e fluxo. Nisso, tornou-se necessário a estruturação de uma gestão da informação.

Hoje estamos suscetíveis a receber uma informação até mesmo quando não temos essa intenção.

O tempo todo, seja por meio das mídias sociais ou até mesmo ao caminharmos nas ruas, somos influenciados por algum tipo de informação.

Se pensarmos em uma empresa, essa realidade não é completamente diferente. Ela se revela, apenas, em outro contexto, mas com a mesma intensidade e importância.

Assim como nós enquanto indivíduos, uma empresa recebe informações o tempo todo. Essa informação pode chegar através de um cliente, de um concorrente ou ainda por meio de seus colaboradores.

E saber como lidar e gerenciar tais informações é essencial para que a empresa mantenha uma posição competitiva dentro do mercado em que atua.

Os tipos de informação que fluem dentro da organização são os mais diversos e a gestão da informação se torna essencial para que esse fluxo se dê de forma positiva.

Mas o que é, então, a gestão da informação?

Para muitos, esse conceito pode, ainda, não ser tão claro. Se esse é o seu caso, não se preocupe.

Nós vamos discorrer sobre esse conceito no nosso artigo de hoje e ainda dar dicas de ferramentas que podem ser utilizadas para implementar uma gestão da informação eficaz.

Por isso, vamos pensar: o que é, então, a gestão da informação?

A gestão da informação é um conjunto de estratégias, ou até mesmo um processo de gerenciamento, que trabalha para identificar as necessidades informacionais dentro de uma organização.

Além de mapear os fluxos da informação e realizar a sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenamento e disseminação.

Com isso, objetiva-se apoiar o desenvolvimento sustentável de atividades cotidianas da organização.

Contudo, vale lembrar, a gestão da informação não conta, necessariamente com todas essas etapas e nem mesmo na ordem descrita acima.

A gestão da informação é flexível diante da forma como que é aplicada, buscando se adaptar às diferentes realidades, desde que permaneça seguindo os seus objetivos maiores.

Podemos afirmar que um dos objetivos principais da gestão da informação é fazer com que a informação certa chegue até as pessoas que precisam dela para tomar alguma decisão.

Para que se entenda melhor o conceito aqui trabalhado, vale destacar que a gestão da informação é responsável por gerir os fluxos formais da informação.

Por fluxos formais, pode-se entender tudo aquilo que é formalmente registrado em uma empresa.

Para a gestão da informação, o que é registrado tem um caráter de conhecimento explícito e tangível.

Diferenciando gestão da informação e gestão do conhecimento

O conceito de gestão da informação não é difícil de se entender, mas fica ainda mais claro quando o comparamos com a gestão do conhecimento.

É possível afirmar que o segundo termo é até mesmo mais conhecido do que a gestão da informação em si.

Mas o que acontece é que muitas empresas fazem gestão da informação, enquanto acham que fazem do conhecimento.

Contudo, enquanto a gestão da informação lida com fatos tangíveis e explícitos, a gestão do conhecimento é o oposto: lida com o que é intangível dentro da empresa.

Na gestão da informação, são trabalhados ativos informacionais físicos, enquanto a gestão do conhecimento lida com aquilo que é tácito.

O conhecimento tácito pode ser entendido como o que é relativo ao âmbito do não registrado.

São as reuniões que ocorrem, os eventos da empresa, a construção individual do conhecimento e até mesmo a cultura organizacional (comportamentos, educação corporativa e conhecimentos intelectuais).

Enquanto a gestão da informação busca proporcionar a comunicação informacional de forma eficiente, a gestão do conhecimento se preocupa em criar mecanismos de captação de conhecimento.

A primeira visa estabelecer norma e padrões relativos à informação, a segunda, relativos ao conhecimento que está dentro da empresa, através de seus colaboradores.

Tanto a gestão da informação como a do conhecimento possuem um papel essencial dentro de uma organização. Sendo que ambas auxiliam na comunicação interna da empresa.

É impossível falar que uma é mais importante que a outra, pois cada uma atua em um segmento diferente, mas de igual importância para o sucesso da empresa.

Dicas de ferramentas que auxiliam a gestão da informação

Hoje em dia, a tecnologia é fundamental para auxiliar a gestão de qualquer negócio. Com o seu desenvolvimento, ela se tornou um grande ativo dentro das empresas.

Se liga nas dicas que temos para potencializar a sua gestão da informação!

Primeira dica: acompanhe a sua equipe

A gestão da informação é um processo que envolve toda e empresa e, por isso, todos os colaboradores precisam estar envolvidos na gestão.

Outro ponto importante é que a informação passa por todos os colaboradores e é preciso ter certeza que ela tem sido transmitida de forma eficaz alcançando o seu objetivo.

Por isso o acompanhamento da equipe é necessário.

Uma ferramenta muito utilizada, normalmente pelas áreas de Recursos Humanos das empresas, é a Pesquisa de Clima.

Através dessa Pesquisa é possível saber como o colaborador se sente e também o que ele pensa em relação à empresa.

O Solides é um software que abre portas para diversas análises comportamentais dos colaboradores, o que permite verificar se a gestão da informação tem sido de fato eficaz.

Segunda dica: utilize os recursos online.

A sua empresa simplesmente não pode deixar de usar recursos online disponíveis pela plataforma do Google, por exemplo, como o Google Drive.

Ali, podem ser armazenados importantes documentos com o acesso facilitado a todos os colaboradores que precisarem utilizá-los.

O armazenamento em nuvem é uma realidade dentro das empresas que auxilia na praticidade, segurança das informações e redução de custos.

Terceira dica: utilize um software de comunicação integrada

Um software que a sua empresa precisa ter para implementar uma boa gestão da informação é o de comunicação integrada.

Um software completo e eficazrecomendado é o Mais.im CS, voltado para atuar como um canal de comunicação entre os colaboradores e também com os clientes.

Assim, todas as informações dos processos relativos ao atendimento e relacionamento com o cliente podem ser encontradas em apenas uma única plataforma.

A gestão da informação é importante para o sucesso das empresas e precisa andar alinhada com a comunicação interna. Para saber mais sobre a comunicação integrada dentro das empresas, adquira o nosso e-book gratuito agora mesmo: O Guia da Comunicação Integrada.

Fernanda Fonseca

Fernanda Fonseca

Como Relações Públicas e CMO da Mais.im, meu desafio diário é entender como a comunicação pode ajudar (ou não) as empresas, mais especificamente os processos de Customer Success.

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