Gerenciamento de processos: 8 dicas para garantir o sucesso

Concorrência acirrada, fornecedores mais caros, crise econômica… a empresa que quiser se sobressair nesse cenário, independente da sua área de atuação, precisa se destacar, garantir a qualidade e a eficiência de tudo que está relacionado ao seu negócio. Tudo mesmo. Produtos, serviços, colaboradores, equipamentos, informações, normas, procedimentos, materiais.

Todas as tarefas que precisam ser executadas para que esses elementos que compõe a empresa sejam desenvolvidos, são chamadas de processos organizacionais.  Eles são considerados os instrumentos da implementação das estratégias da organização, isto é, das ações que a empresa precisa tomar para aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças identificadas no ambiente de negócios.


Confira o que você vai aprender neste artigo:


Conhecer bem os processos de uma empresa e suas características, é fundamental para identificar áreas com oportunidade de melhoria, fornecer os dados necessários para a tomada de decisão, definir metas, e ainda, avaliar e gerenciar rotinas e resultados.

O gerenciamento de processos é a forma como todos esses processos são administrados para que os objetivos da organização sejam alcançados. Seu principal desafio é otimizar os processos para diminuir custos e aumentar resultados, conciliando eficiência, qualidade e economia.

Mas como acompanhar as várias tarefas que são desenvolvidas por pessoas diferentes e garantir que sejam produtivas? Para saber como ter sucesso no gerenciamento de processos, continue acompanhando o nosso post.

Entenda a empresa como um organismo único

Antes de implementar qualquer tipo de ação, é fundamental que o gestor tenha um diagnóstico completo de sua organização. Ter à mão ferramentas que proporcionem uma visão desfragmentada da estrutura empresarial é a chave para delinear qualquer plano estratégico.

Informações que incluam as esferas das finanças, relacionamentos, equipe, logística, contabilidade e produção devem ser acessadas sem complicação e de forma integralizada. Apenas assim é possível observar uma empresa como um organismo dinâmico, onde todas as partes estão relacionadas.

Elimine etapas lentas

Existe sempre possibilidade de que haja um passo em toda a cadeia de produção ou distribuição que esteja atrasando todo o processo. Esse passo normalmente é construído com tecnologias obsoletas e pessoal subutilizado e mal colocado.

Toda a estrutura corporativa deve estar alinhada para trabalhar da maneira mais ágil e livre de resistências possível. Cabe ao gestor encontrar e substituir os processos lentos e desatualizados por opções melhores. O investimento nesse tipo de aperfeiçoamento geralmente traz retornos rápidos e seguros.

Entenda que não há nada garantido

Só porque uma coisa dá certo agora não significa que sempre funcionará. Não existe metodologia ou processo em uma empresa que deva ser tomado como sagrado e, consequentemente, a gestão não deve ter medo de arriscar quando percebe que algumas engrenagens podem ser melhoradas.

Toda a equipe deve estar integrada e equilibrada a fim de reajustar-se a novas situações e problemas. A flexibilidade garante que a organização navegará bem, seja em mares calmos ou em mares tempestuosos.

Melhore os processos internos de acordo com o mercado

A empresa deve andar de mãos dadas com o mercado em que atua. Por isso, ela deve perceber como, quando e o quanto seus clientes, concorrentes e colaboradores mudam através do tempo e ainda deve ser capaz de acompanhar essas tendências.

Uma estrutura corporativa sólida consegue relacionar os diversos elementos que constituem seu mercado e é capaz de prever como acontecimentos presentes irão se desdobrar no futuro, podendo ajustar suas ações e planos de antemão.

Use a tecnologia a favor da sua empresa

Graças ao avanço da tecnologia o gerenciamento de processos é aperfeiçoado a cada dia e os bons resultados estão mais próximos das empresas O uso da tecnologia garante agilidade ao dia-a-dia das organizações, diminui os gastos e a perda de tempo, além de reduzir a chance de erros e falhas.

Invista na comunicação

Um dos aspectos mais falhos no mundo empresarial é a má comunicação entre equipes e setores. Estes frequentemente encontram-se fragmentados e isolados, atrasando operações que deveriam transcorrer sem maiores problemas.

É necessário o investimento em tecnologias de uso simples e abrangente, que atendam a todo o escopo do capital humano que constitui a empresa. A agilidade interna aumenta enormemente a produtividade geral. Rotinas, agendas e demandas devem estar unificadas em uma única plataforma para que todos sempre saibam o que fazer, quando fazer e com quem fazer.

A comunicação interna eficiente também aproxima todos os trabalhadores a um objetivo comum e solidifica a imagem que a empresa tem de seu pessoal, garantindo que cada funcionário opere com o melhor de suas capacidades.

Monitore sempre

Para ter sucesso na gestão de processos é fundamental acompanhar e monitorar o tempo todo. Depois de implementar um processo, provavelmente você encontrará outros pontos que podem ser melhorados. Quando identificá-los, não hesite em repensar e fazer mudanças.

Como em tudo que envolve o gerenciamento de processos, cada processo é um ciclo. Se realizado somente uma vez, não trará soluções para sua organização. Mas se passar a fazer parte da cultura da empresa, trará satisfação dos clientes, felicidade dos colaboradores, aumento nos ganhos e corte de desperdícios.

Trabalhe para mudar a cultura da empresa

Para que o gerenciamento de processos eficiente faça parte da rotina da empresa, muitas vezes é preciso que aconteça uma mudança na cultura organizacional. Não se trata apenas de alterar a forma de realizar o trabalho implementando à revisão das atividades, mas sim investir em treinamentos, para que todos se acostumem, da forma menos traumática possível, com um maior envolvimento com o trabalho e com um senso autocrítico.

É por esse e outros motivos, que a gestão de processos precisa ser implementada na empresa de uma maneira planejada e gradativa.

É muito importante que o gerenciamento de processos seja implantado na organização com muito cuidado e atenção, como qualquer nova ferramenta ou metodologia. É preciso observar constantemente tudo que acontece na empresa, assim, caso algum processo cause um impacto negativo, o gestor terá tempo suficiente para agir e corrigir.

E você? Compreendeu a importância do gerenciamento de processos nas organizações? Na sua empresa, os processos eficientes já fazem parte da rotina? Não deixe de compartilhar suas dúvidas e experiências com a gente, através dos comentários.

Por Talita Maria

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