5 formas de reduzir e-mails dentro da empresa

Nos últimos anos o e-mail se consolidou como uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas, tanto grandes, quanto pequenas. As pessoas gastam em média 3 horas por dia para ler e responder todas as mensagens que recebem, e o que antes parecia algo de baixo custo, acaba se tornando muito caro para as companhias. Mas afinal, como é possível reduzir expressivamente o uso do e-mail e aumentar a produtividade dos funcionários?

Já existem no mercado diversas soluções que podem ser avaliadas pelas companhias. Confira abaixo algumas dicas que podem contribuir para esta mudança:

Avalie o que pode ser tratado pessoalmente ou por telefone

Muitas situações podem ser rapidamente resolvidas com um simples telefonema ou indo até a mesa da pessoa para uma conversa rápida. Sendo assim, é importante ter em mente o que realmente exige algo mais formal ou um e-mail mais completo e o que já pode ser solucionado imediatamente, evitando que o assunto se prolongue.

Envie apenas e-mails que sejam realmente necessários

Diariamente enviamos e recebemos mensagens que só fazem volume na caixa de entrada e não são efetivamente necessárias. Por isso é importante fazer uma análise do que realmente é preciso compartilhar com outras pessoas e do que se torna apenas um “vício” por conta do costume de enviar tudo por e-mail, gastando um tempo, dos dois lados, que não será produtivo.

Aposte no uso de comunicadores instantâneos internos

Muitas empresas já possuem comunicadores internos para tornar o relacionamento e a comunicação entre os colaboradores e as áreas muito mais ágil e efetiva. Por estas ferramentas é possível criar conversas em grupo, além de incluir status como “ausente”, “ocupado”, que diminuem as chances do profissional ser incomodado em um momento inadequado.

Defina horários para atualizar e verificar sua caixa de entrada

As pessoas costumam verificar e-mails durante todo o dia, tirando completamente o foco de outras tarefas e até mesmo se dispersando e tentando resolver vários assuntos ao mesmo tempo. O ideal é estabelecer quais horários durante o dia serão dedicados para a checagem e respostas de e-mails, como no começo e final do dia ou algum momento que faça sentido no seu dia a dia.

Escreva textos diretos, evitando muitas trocas do mesmo e-mail

Quando realmente for preciso enviar um e-mail, as pessoas devem ter o cuidado de ir direto ao assunto para que a mensagem esteja clara, sem se alongar. É importante que o receptor entenda rapidamente o que está sendo transmitindo e também procure não se alongar, evitando desperdício de tempo tanto na leitura, quanto na construção de uma resposta mais detalhada do que o necessário.

Com todas as dicas sendo aplicadas na companhia, o e-mail passa a ser muito mais efetivo e a produtividade tende a aumentar expressivamente, por isso comece já a estabelecer esse tipo de cultura, além de mostrar os benefícios que esta mudança pode trazer para o dia a dia de todos dentro da organização.

E você, já busca reduzir o número de e-mail dentro da sua empresa? Como você tem feito isso? Compartilhe sua opinião através dos comentários!