Descubra como as ferramentas de comunicação contribuem para o aumento da produtividade

Cuidar da comunicação interna de uma empresa é sempre um trabalho muito difícil. Quanto mais funcionários, maiores serão os obstáculos para conseguir criar um ambiente sincronizado e sinérgico. Sabemos, no entanto, que as falhas de comunicação podem representar um perigo vital para qualquer organização. Se não for planejada com atenção e cuidado, prazos importantes podem ser perdidos, reuniões com clientes em potencial esquecidas e até problemas estruturais negligenciados. Enfim, uma comunicação interna desestruturada pode significar dinheiro perdido.

Para centralizar a comunicação das organizações, principalmente no caso das empresas de médio e grande porte, os gestores têm apostado em ferramentas cada vez mais dinâmicas e eficientes, que possibilitam o acesso às informações em qualquer dispositivo, seja ele celular, tablet ou computador. Através delas, os colaboradores, gestores, funcionários e até fornecedores, podem ter acesso simultâneo e em tempo real a todos os compromissos e atividades da organização. Destinamos esse artigo para você que pensa em melhorar a produtividade da sua empresa dando um upgrade na sua comunicação interna.

Centralização de informações

A tecnologia com certeza é uma poderosa aliada do setor de comunicação. Entretanto, vale lembrar que ela deve ser planejada, para que não sejam criados ainda mais problemas e ruídos. Mesmo bem-intencionados, é muito comum ver gestores cometendo o erro de perder o controle dos canais de comunicação utilizados. Um treinamento desmarcado por e-mail, por exemplo, poderá gerar ruídos com os materiais que ainda estejam circulando internamente pelos murais da empresa.

Se o empreendedor centralizar a comunicação em um único meio, por outro lado, ele contará com um poderoso suporte. Os comunicadores internos, por exemplo, possibilitam a criação de grupos, divididos hierarquicamente, de acordo com o interesse do gestor, que podem facilitar o fluxo de informações da empresa. As informações terão destino certo, para cada setor. Além disso, os compromissos marcados podem ser compartilhados por todos, através de uma agenda unificada ou pelo mural online. Centralizar os canais de comunicação é o primeiro passo para evitar desentendimentos dentro de uma empresa.

Dinamismo em tempo real

Se o gestor ou os encarregados pelo setor de comunicação tiverem total controle das informações contidas nas ferramentas de comunicação, é possível que os dados sejam atualizados em tempo real, a qualquer hora e em qualquer lugar. Utilizando ainda o exemplo da reunião desmarcada, é mais fácil notificar todos os envolvidos através de alertas disponibilizados nesses dispositivos, que vão atingir tanto os celulares, quanto os computadores, evitando assim os telefonemas desnecessários.

Além disso, um chat unificado possibilita que uma mesma informação seja difundida entre todas as pessoas interessadas, além da criação de conferências, o que dispensa o deslocamento na hora de realizar reuniões.

Aproximação com funcionários

Muitos se enganam pensando que comunicação é apenas passar uma mensagem e ser ativo. Saber ouvir também é uma qualidade fundamental, que possibilita o fortalecimento de laços e o atendimento de carências internas.

É muito importante que o comunicador utilizado por sua empresa disponibilize a função de criação de fóruns colaborativos. Desta forma, os funcionários poderão deixar ideias, expor necessidades e interagir melhor com a gestão da empresa.

E você, quais ferramentas de comunicação utiliza para o aumento da produtividade em sua empresa? Quais os resultados apresentados? Compartilhe suas experiências e dúvidas através dos comentários. Elas podem se tornar assunto para o nosso próximo encontro aqui no blog!