Como as ferramentas colaborativas podem ajudar sua empresa

Em um mundo cada vez mais conectado, conseguir driblar as limitações de tempo e espaço é um grande diferencial de uma empresa perante as concorrentes.

Compartilhar informações e conhecimento de forma eficiente, segura e rápida é muito importante, principalmente dentro de uma empresa. Isso se aplica tanto nas relações entre empresa e fornecedores quanto entre os próprios colaboradores.

Para isso, é necessário investir em um ambiente de trabalho mais dinâmico e solidário, o que já não é tão difícil como em outras épocas. Num mundo online, para garantir competitividade, as organizações podem contar com ferramentas colaborativas que tornam o dia a dia no escritório mais integrado e inteligente

No post de hoje, mostraremos o que são ferramentas colaborativas  e como elas podem contribuir de maneira efetiva para a produtividade e para melhorar os resultados em sua empresa. Confira:

O que são ferramentas colaborativas?

Uma ferramenta ou software colaborativo tem com principal finalidade no ambiente digital, possibilitar o compartilhamento de arquivos, sem burocracia entre os integrantes de uma equipe de trabalho.

Em tempos pré-cibernéticos, seriam necessários gastos grandiosos de tinta e papel para fornecer cópias de informações relevantes sobre detalhes das rotinas produtivas a todos os funcionários.

As ferramentas colaborativas permitem que uma pessoa ajude as outras, facilita o trabalho, otimiza o tempo, e permite que os líderes e gestores acompanhem o desenvolvimento das tarefas com uma visão mais ampla, o que auxilia na hora de delegar e gerenciar.

Graças a essa nova tecnologia, é possível encontrar soluções para tornar mais organizada a vida produtiva de uma empresa, sem a necessidade de conhecer informática a fundo ou produzir gastos extras no orçamento. Assim, fluxos de trabalho são ampliados e se incrementa o dinamismo interno da organização.

Geralmente, essas ferramentas oferecem algumas soluções como:

  • Criação de formulários;
  • Comunicados internos;
  • Agenda compartilhada;
  • Acompanhamento orçamentário;
  • Compartilhamento do aprendizado.

Vale destacar, que cada empresa possui necessidades diferentes, por isso precisa encontrar uma ferramenta que melhor lhe atenda. Além disso, adotar um sistema desenvolvido exclusivamente para o ambiente corporativo é muito importante para aliar colaboração e segurança.

Os benefícios do uso de ferramentas colaborativas

Os benefícios de adotar ferramentas colaborativas na empresa vão de redução de custos, passam pelo aumento da produtividade, até o fortalecimento da cultura organizacional.

Isso acontece, porque para estimular a colaboração é fundamental promover o trabalho em equipe, a interação e a comunicação eficiente. Confira quais são os principais benefícios do uso dessas ferramentas.

Ganhos no ambiente de trabalho

É importante ressaltar que o ponto fundamental do uso dessas ferramentas está na melhoria dos dispositivos de colaboração entre os membros da equipe, que podem acompanhar atualizações de calendário, modificações em fluxogramas ou detalhes orçamentários da empresa de maneira prática e objetiva.

Essa cultura organizacional colaborativa poderá ser disseminada pela empresa de forma cotidiana, sem choques de gestão, apenas com a possibilidade de realizar atividades antes dispendiosas com mais flexibilidade e rapidez.

Com interfaces amigáveis e estimulantes, as ferramentas proporcionam o fim da velha pesquisa em arquivos impressos, já que pode ser armazenada uma quantidade quase infinita de arquivos em softwares próprios para sistematização. Esses programas permitem ainda a facilidade de separar os materiais por tipologias criadas pelos próprios usuários.

O ganho em organização é um ponto fundamental para aumentar a produtividade da equipe e criar a possibilidade de envolvimento com questões mais estratégicas dentro das rotinas de trabalho.

Melhoria na comunicação interna

Não existe colaboração sem comunicação. Logo, para implementar as ferramentas colaborativas é fundamental fortalecer a comunicação interna. Para que todos participem do processo e não haja espaço para dúvidas.

Além disso, o uso dessas soluções faz com que toda a equipe esteja sempre alinhada e atualizada sobre tudo que está acontecendo na empresa e no desenvolvimento de determinada tarefa. Promovendo assim o diálogo e o feedback.

Nesse cenário, onde a comunicação é eficiente, os erros, falhas e o retrabalho causados por ruídos são eliminados.

Redução de custos e apoio à segurança

Com a simplificação nas rotinas de produção, os gastos também sofrem redução, já que as despesas geradas com a manutenção de velhos equipamentos são substituídas pelo uso de aplicativos (muitos são gratuitos) disponíveis na rede — por conta disso, a aquisição de hardwares e o pagamento de serviços informáticos diminuíram consideravelmente também.

Considerando também a importância que a informação adquiriu em um mundo globalizado, resta a preocupação com a segurança das informações veiculadas.

Para esse tema, já existem aplicativos colaborativos que filtram o acesso aos arquivos de acordo com as necessidades do gestor. Alguns desses arquivos podem até mesmo ser apagados em tempo definido previamente, para que informações confidenciais corram menos risco de vazar além dos círculos oficiais.

Aumento da produtividade

Se os colaboradores conseguem acessar com facilidade tudo que necessitam, as equipes trabalham mais integradas e o desenvolvimento de tarefas pode ser acompanhado em tempo real, o aumento da produtividade é uma consequência natural.

A empresa que garante o acesso aos documentos e informações de forma democratizada e simples, tem o fundamental para garantir uma produtividade alta e otimizar seus processos.

Mais mobilidade para a execução das tarefas

Todas essas melhorias no ambiente de trabalho baseiam-se nos conceitos de mobilidade e versatilidade já que as ferramentas podem ser acessadas em diversos tipos de tela e algumas possibilitam editar conteúdos para a visualização de todos os envolvidos em tempo real.

Para as empresas que permitem o “home office”, as ferramentas se mostram ainda mais necessárias e úteis. Desse modo, não é preciso que o funcionário esteja presente na empresa para realizar as suas funções ou para alterar algo em um documento, por exemplo, já que a maioria dessas ferramentas estão armazenadas em servidores na nuvem.

Você compreendeu o que são ferramentas colaborativas e como elas podem ajudar a sua empresa? Elas já fazem parte da sua rotina? Enriqueça o nosso post, compartilhando suas dúvidas, sugestões e experiências.

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