Como escrever emails profissionais eficientes

Quem não se lembra da brincadeira do telefone sem fio? A frase inicial chega ao final totalmente distorcida, porque o entendimento de cada um muda conforme a informação é repassada. Os emails também correm o risco de chegar ao destinatário e não serem corretamente interpretados.

A culpa, na maioria das vezes, está na origem. Ou seja, quem escreveu pode não ter tomado os devidos cuidados para evitar falhas na comunicação. Por mais que escrever emails profissionais faça parte da nossa rotina, é comum cometermos alguns erros ou enviarmos informações incompletas. Errar na escrita de emails não é nada bom para um profissional e pode gerar vários problemas.

No entanto, os caminhos para acertar não são nada difíceis. Só é preciso atenção a alguns detalhes. Por isto, separamos algumas dicas para ajudá-lo a escrever emails profissionais de forma eficiente. Confira, tome nota e aplique hoje mesmo!

1) Seja claro e objetivo

O primeiro passo para favorecer a compreensão da sua mensagem é ser claro no conteúdo. Escreva de forma simples, buscando facilitar a compreensão. Você não deve escrever gírias ou fugir da norma padrão de escrita, mas ser didático, o que pressupõe esclarecer os pontos que está abordando na mensagem com intuito de não deixar dúvida.

Ao mesmo tempo, evite se alongar demais no e-mail, escreva de forma clara, mas procure ser breve sempre que possível. Tenha esses dois objetivos em mente e dificilmente você errará.

2) Profissionalismo acima de tudo

Assim como você não deve usar gírias e evitar erros de português, fuja da informalidade excessiva. Isso quer dizer que, mesmo tendo relativa afinidade com o seu interlocutor, você deve agir com profissionalismo. A mensagem deve ser sempre cordial e respeitosa.

Não é preciso ser exageradamente formal, mas informalidade não combina com o ambiente profissional. A regra vale para clientes, chefes, colegas de trabalho e todos os contatos que são mantidos no âmbito corporativo, mesmo que a mensagem não seja relativa apenas a assuntos de trabalho.

Emails de felicitações ou com conteúdo semelhante também precisam ter como característica a cordialidade e o respeito. Imagens de fundo e símbolos usados nas mensagens também dizem muito sobre a sua postura.

Dê preferência ao fundo branco, a menos que use a imagem da empresa e em tamanho adequado. Quanto às figuras, evite os emoticons, aquelas “carinhas” tão comuns na Internet. Até porque não é todo mundo que está familiarizado com elas e os riscos de ser interpretado equivocadamente é maior. Certo?! 😉

3) Toda atenção ao conteúdo

Talvez você não veja um simples email como um documento. Não se engane! Pense bem em tudo o que registrar ali. Ofensas, por exemplo, podem não só comprometer a sua imagem como render um processo e a prova do seu crime estará circulando na rede. Nem você pode imaginar o alcance que a mensagem pode ter.

Fique atento às orientações da empresa quanto ao que pode ou não ser divulgado. Se for necessário ser prudente com alguma informação, pense duas vezes antes de enviá-la ou consulte alguém que possa orientá-lo sobre este procedimento.

O vazamento de um único dado, em alguns casos, pode comprometer um projeto ou a valorização de empresas de capital aberto. Seja sempre cuidadoso com o que envia e para quem.

4) Confira o destinatário

Para muitas pessoas esse erro é absurdo, e é mesmo, mas ele pode acontecer com qualquer um de nós. Com tantos contatos em nossa lista de email, tantas informações na mente e várias tarefas para executar, corremos o risco de acabar selecionando a pessoa errada para receber aquela mensagem.

Antes de enviar um email, sempre verifique o campo “Enviar para”. Uma mensagem enviada para a pessoa errada pode gerar muito constrangimento, para quem enviou e quem recebeu.

5) Organize as informações e não se esqueça dos anexos

Quanto mais informações, maior é a chance de quem recebeu o email se confundir. Quando você estiver enviando um email com muitos dados, não se esqueça de cuidar da organização. Defina subtemas, abuse dos marcadores, espaços, quebras de linhas, tudo para facilitar a leitura e a compreensão do destinatário.

Ao enviar anexos, não se esqueça de avisar no corpo do email. Confira se selecionou os arquivos certos, insira o nome de cada arquivo e especifique no texto algumas informações sobre o material.

6) O assunto também passa uma mensagem

Que tal facilitar a vida do seu leitor?! Comece formulando um título para sua mensagem que consiga sintetizar o assunto e mostrar a importância daquele conteúdo. Funciona, mais ou menos, como o título de uma matéria de jornal. Em poucas palavras, deve repassar a informação central do que se trata. Assim o destinatário dará a devida importância ao seu email.

Caso a informação principal passe despercebida, ele pode deixar para conferir a mensagem em outro momento ou, simplesmente, deletar o email. Ser vago, nesse caso, pode ser um risco. Por exemplo, se você quiser lembrar um colega sobre uma reunião que agendaram para o dia seguinte, evite escrever no assunto apenas “reunião”.

Use, no mínimo, “reunião amanhã”. Se puder ser mais específico, sem se alongar muito, melhor. Por exemplo: “reunião amanhã com diretores”. Fique atento para não deixar o campo “assunto” em branco!

7) Destaque na medida

Certamente, a mensagem que você está enviando tem pontos importantes a serem reforçados. Se a mensagem é breve, dificilmente será necessário usar qualquer recurso como negrito, sublinhado, itálico e cores para destacá-lo.

Nas mensagens longas, não é incorreto fazer uso desses recursos, desde que você realmente destaque, de forma simples, apenas o que for mais relevante. Muitos grifos podem dar a impressão de que você está desconsiderando a capacidade de compreensão do destinatário, além de poluírem a mensagem tornando-a menos agradável à leitura.

Evite também usar cores. Prefira o negrito ou o sublinhado e apenas no que realmente for fundamental, como um prazo que possa ficar despercebido em uma mensagem longa. Em hipótese alguma escreva tudo em letra MAIÚSCULA.

Mesmo que a sua intensão tenha sido apenas enfatizar alguma informação, o leitor pode se sentir grosseiramente destratado, já que a caixa alta representa um brado, um grito, e ele geralmente não tem uma conotação positiva.

Você tem dificuldades para escrever emails profissionais? Tem alguma dica para ajudar na escrita? Compartilhe sua opinião ou dúvida com a gente, através dos comentários.