Os 10 erros mais comuns na comunicação interna das empresas

O trabalho de comunicação interna tem se firmado como parte fundamental no processo de desenvolvimento das empresas. Primando por melhorias no ambiente empresarial, aumento de produtividade, integração entre os setores, solução de conflitos, cuidando da imagem da corporação e de seus objetivos internos e externos.

Essa preocupação, entretanto, ainda é relativamente nova, de modo que alguns deslizes podem acontecer, eventualmente, e trazer uma série de prejuízos para a empresa. Veja abaixo os 10 erros mais comuns na comunicação interna das corporações e esteja atento para não cometê-los:

1) Não contar com uma equipe profissional e especializada

Por desconhecimento ou negligência, a corporação pode não investir devidamente na área de comunicação interna. Esse trabalho exige uma equipe preparada, dotada da infraestrutura necessária e conhecimento específico, capaz de pensar estratégias internas alinhadas com os objetivos externos à empresa. É fundamental, ainda, que esses profissionais tenham apoio real da gerência durante o desempenho das atividades propostas e, juntos, possam desenvolver também aspectos corporativos como reputação da empresa e sua identidade.

2) Falta de coerência entre o que é dito e o que é feito

É preciso tomar cuidado para que a informação gerada e alimentada pela equipe de comunicação – principalmente no que diz respeito aos valores da empresa, sua visão e seus objetivos – não vá direto para o ralo, se os próprios gerentes, líderes e demais funcionários não agirem de acordo com o que é disseminado. A direção também precisa seguir aquilo que é divulgado entre os colaboradores para que se tenha credibilidade.

3) Ser informado sobre a empresa através da imprensa ou de terceiros

Quando a comunicação interna é falha, é comum que colaboradores tomem conhecimento sobre mudanças e decisões da empresa primeiramente por outros canais. Com isso, surgem rumores e informação equivocada, além de soar desrespeitoso com quem trabalha para o crescimento da corporação. Portanto, em primeiro lugar, não subestime o interesse e a capacidade de compreensão dos funcionários em relação aos negócios da empresa: é importante que eles saibam, de forma direta e franca, como ela tem pensado e agido em relação ao público externo. Se a informação precisar ser mantida em sigilo, contudo, não minta. Nesse caso, a resposta deve ser algo como “não tenho liberdade para falar sobre isso no momento”.

4) Não envolver os colaboradores nas mudanças da equipe

Além de serem informados, é importante que os colaboradores participem de discussões que lhes afetem diretamente. Mudanças na equipe, por exemplo, devem ser preparadas e debatidas claramente. É fundamental o diálogo aberto, bem como saber ouvir, ponderar e argumentar diante da possibilidade de alguma mudança próxima aos funcionários, avaliando o impacto emocional que ela irá gerar.

5) Não promover diálogo entre os funcionários

Comunicação entre os colaboradores deve ser viabilizada pela equipe de comunicação interna, que tem de criar outros canais de diálogo que vão além de e-mails. Esses, a propósito, quando mal utilizados e sobrepostos excessivamente, como em um chat aberto, podem incomodar e prejudicar o andamento das atividades. Uma comunicação horizontal integrada e eficiente, por sua vez, promove o debate de ideias, a troca de experiências e uma produção interdisciplinar. Para isso, atente-se às ferramentas disponíveis no mercado, como comunicadores internos, intranets, murais eletrônicos, dentre outros.

6) Fazer o uso de comunicadores abertos na empresa

Para facilitar a comunicação com os colaboradores, clientes e até mesmo fornecedores, muitas empresas fazem o uso de comunicadores abertos, como o Skype, por exemplo. Apesar de parecer uma estratégia eficiente, ela traz diversas questões preocupantes à tona. Dentre elas, a redução de produtividade dos colaboradores, já que é uma ferramenta aberta que permite que eles mantenham contato, mesmo durante o expediente, com amigos e outras pessoas que não fazem parte da rotina de trabalho. Além disso, com esses comunicadores abertos, não é possível controlar e arquivar de forma eficiente o histórico de conversas mantido na ferramenta, o que afeta diretamente a segurança das informações.

É possível resolver problemas como esses sem muita complicação. Com o uso de um comunicador interno exclusivo para os fins empresariais você desfruta de inúmeros benefícios que aumentam a produtividade e fomentam a colaboração entre as partes envolvidas.

7) Manter uma comunicação unilateral

Em um diálogo, todas as partes envolvidas falam em algum momento. O que acontece muitas vezes, no entanto, é a utilização de canais de comunicação para a empresa falar ao funcionário, e pouco para ouvi-lo. Caixas de sugestões e e-mails não garantem a participação efetiva dos colaboradores acerca das discussões e decisões da corporação. Com uma ferramenta de comunicação interna que disponibilize um espaço exclusivo para fóruns de discussão, a empresa dá a voz necessária aos funcionários, além de estimular sua participação e considerar suas ideias. Se todas as suas propostas são rejeitadas, ocorre desistência e desmotivação.

8) Não dar retorno ao funcionário quanto ao seu trabalho

Muitas empresas não têm a preocupação de dar feedback aos seus colaboradores regularmente (somente quando algo dá errado!), podendo levá-los à falta de interesse e à baixa produtividade. Por meio da comunicação interna, é possível mudar essa falta de diálogo e colocar líderes e equipes em contato para uma avaliação de desempenho, reforçar os pontos positivos do trabalho de cada um e indicar as possíveis melhorias. A via contrária também deve ser levada em conta, de modo que os funcionários tenham espaço para dar retorno sobre a condução da liderança, evitando, assim, ruídos desnecessários e estimulando o aperfeiçoamento de todos.

9) Não considerar o fator emocional

Em muitos casos, os veículos internos são utilizados apenas para enviar informes técnicos e pontuais. A comunicação envolvendo funcionários de uma empresa, entretanto, deve ser mais ampla e considerar também questões de natureza emocional. Parte de seus objetivos está em motivar os colaboradores, estabelecer uma relação de confiança, estimular seu aprendizado, valorizar seu trabalho, ajudá-los a enfrentar desafios e resolver problemas, fazê-los se sentir parte da empresa e cuidar de sua satisfação com o emprego e a organização. Em outras palavras, trata-se de falar e ouvir criando vínculo emocional. Isso repercute em um ambiente de trabalho agradável, profissionais realizados na empresa e crescimento nos negócios.

10) Não segmentar a comunicação

Há informações que servem a todos da empresa. Por outro lado, outras interessam e são úteis apenas para um público interno específico. Reconhecer essas diferenças em suas sutilezas faz parte de um bom trabalho de comunicação interna, que deve saber direcionar estrategicamente as mensagens aos seus respectivos destinatários.

E você, já está atento a todos estes fatores na comunicação interna de sua empresa? Quais são as questões mais críticas hoje? Compartilhe sua experiência conosco através dos comentários!