5 dicas para dominar a arte de escrever bons emails

Muitos profissionais têm que lidar com milhares de e-mails por dia. Por isso, uma ferramenta tão corriqueira e útil no mercado deve ser utilizada da melhor forma possível para ajudar o crescimento do seu negócio e não se tornar um empecilho para o sucesso. Confira dicas que vão ajudá-lo a dominar a arte de escrever bons e-mails:

Campo “Assunto” deve resumir o propósito da mensagem

Antes de apertar o botão “Enviar”, reserve um momento para preencher o campo “Assunto” com um título que realmente descreva o conteúdo da mensagem, dando ao receptor uma razão concreta para abrir o seu e-mail. Lembre-se que esta forma de comunicação faz parte da rotina profissional da maior parte das pessoas.

A maioria dos profissionais que recebe 20, 50 ou até mesmo 200 e-mails por dia não quer perder tempo abrindo mensagens que não são do seu interesse. Se o assunto do seu e-mail for vago ou, pior, se não tiver nada no campo “Assunto”, você perdeu a primeira oportunidade de informar ou persuadir seu interlocutor a ler o que você tem a dizer.

Tópicos ajudam a garantir a leitura de toda a mensagem

Quando o e-mail é enorme, é comum que as pessoas leiam uma parte do que está escrito, apertem o botão “Responder” assim que tenham algo a contribuir e simplesmente se esqueçam de continuar lendo o resto do texto. Isto é parte da natureza humana. Se seu e-mail trata de vários assuntos, faça uma breve introdução e coloque os pontos a serem discutidos ou informados em formato de tópicos para garantir que os destinatários irão ler a mensagem inteira.

Facilitar a compreensão da mensagem deve ser prioridade

Não existe nada mais desanimador do que receber um e-mail profissional extenso, sem nem ao menos uma quebra de parágrafo para deixar o leitor respirar. Para facilitar a leitura e compreensão da sua mensagem, opte sempre por parágrafos curtos, separados por espaços em branco. Escrever bons e-mails passa ainda por evitar o uso de fontes muitos rebuscadas. Elas tornam a leitura cansativa.

Anexos só em último caso

Em vez de anexar um arquivo que seu leitor terá baixar e abrir em um programa separado, você certamente conseguirá resultados mais rápidos se copiar os principais pontos do documento no corpo da sua mensagem. Só envie anexos se for imprescindível.

Escrever bons e-mails exige cuidado com a ortografia, concordância e abreviações

Ao enviar e-mails para amigos é comum escrever mensagens informais, com muitos emoticons e abreviações no estilo “vc”, “kd” etc. Quando o e-mail é profissional, no entanto, ter cuidado com a linguagem é preciso. Certifique-se que seu texto não tem erros de português, está pontuado corretamente e não abusa da informalidade. Emoticons e abreviações também devem ser evitados. Tenha em mente que passar uma imagem profissional é essencial.

Usar o e-mail para interagir com funcionários, clientes e parceiros é uma forma de ter uma comunicação ágil e completa. No entanto, é importante tomar alguns cuidados para usar esta poderosa ferramenta ao seu favor e reforçar a imagem profissional e a credibilidade da sua empresa.

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