6 dicas de comunicação que podem tornar sua rotina mais produtiva

A falta de tempo e a competitividade dos dias atuais exige desempenhar diversas atividades simultaneamente. A grande questão é conseguir realizá-las sem prejudicar a qualidade e a eficiência do seu trabalho. Algumas ferramentas de comunicação, quando bem utilizadas, são excelentes para tornar a rotina mais ágil e produtiva. Por isso, listamos algumas táticas e dicas de comunicação para facilitar o seu trabalho.

1) Evite utilizar redes sociais e email pessoal durante o expediente

É uma tentação checar o que está acontecendo com os seus amigos. Muitas vezes há também a necessidade de combinar ou decidir algo. Contudo, utilizar redes sociais e o email pessoal durante o expediente pode acabar mudando o seu foco e, com isso, acumular a sua lista de tarefas. Por isso, evite utilizar estes meios de contato durante o expediente.

Crie uma lista de tarefas pessoais e as faça em suas pausas para descanso, horário de almoço ou término do horário de trabalho. Assim você não deixará de cumprir suas obrigações pessoais e profissionais.

2) Faça reuniões objetivas

Antes de ingressar em uma reunião, paute todos os itens a serem discutidos. Desta forma você evita desviar o assunto e gastar o seu tempo com questões desnecessárias ou que não possuem caráter de urgência.

3) Reserve momentos para responder seus emails profissionais

Procure reservar pelo menos duas horas, distribuídas durante o dia, para zerar sua caixa de entrada. Durante esse momento não se distraia com aquela mensagem que recebeu no celular, ou com seu colega de trabalho. Assim você conseguirá responder rapidamente todos os emails e não terá surpresas desagradáveis de última hora.

4) Utilize comunicadores internos

Para otimizar o seu trabalho, substitua a utilização dos ramais em sua rotina por comunicadores internos. Desta forma, você não precisará dispor do seu tempo aguardando o atendimento da ligação e a disponibilidade do seu colega. As mensagens instantâneas também são muito úteis para enviar comunicados à sua equipe.

5) Mural eletrônico interno

Publicar informações rápidas e objetivas sobre metas, conquistas, desafios e até problemas em murais eletrônicos é uma excelente forma de otimizar a sua rotina e dos demais colaboradores.

6) Use aplicativos a seu favor

Há aplicativos específicos para gestão de tarefas. Eles contribuem na organização das atividades diárias, semanais e mensais e ainda permitem o acompanhamento do status destas atividades conforme níveis de permissão.

As notificações e lembretes de tarefas que estas ferramentas trazem ainda dão uma mãozinha para sua memória, o que contribui ainda mais para o desempenho das atividades uma vez que você mantém a cabeça livre para o que realmente importa: entregar suas demandas com qualidade!

Você consegue otimizar ainda mais o seu tempo se mantiver o aplicativo sempre organizado, ordenado conforme prioridades e com informações detalhadas das tarefas.

Aproveite as oportunidades que a comunicação aliada à tecnologia tem a oferecer. Faça bom uso delas e aumente a sua produtividade sem perder a qualidade das suas entregas. Você, sua equipe e empresa só tem a ganhar!

Se você conhece outras dicas de comunicação que podem tornar a sua rotina mais produtiva, compartilhe conosco nos comentários e contribua para melhorar o desempenho também de outras pessoas.