De nada vale investir em comunicação externa sem organizar a comunicação interna

Quando pensamos em comunicação, geralmente temos como objetivo o cliente, o prospect, o mercado. Ou seja, nosso foco é externo. Mas o bom gestor sabe que uma estratégia de sucesso deve abranger também os funcionários da empresa, o público interno. Afinal, para que suas mensagens sejam plenamente entendidas por quem está lá fora, todos do lado de dentro devem falar a mesma língua e manter um discurso equivalente. Investir na comunicação interna é a base para conseguir comunicar de forma clara com o público externo.

A estruturação da comunicação interna faz parte da cultura organizacional de uma empresa. Dependendo de seu tamanho, podem abranger diferentes canais, como emails, intranet, boletins eletrônicos, murais e até mesmo redes sociais corporativas. O que importa não é a quantidade de canais escolhidos, mas o uso inteligente deles.

Os processos que organizam o fluxo da informação refletem o resultado de um planejamento cuidadoso que evita ruídos e atritos. O ser humano tem a tendência de se encaixar nos padrões que percebem no ambiente, sejam eles bons ou ruins. Se nós queremos uma multiplicação da produtividade e proatividade de nosso público interno, devemos educá-lo e incentivá-lo para tal.

Muitas empresas gastam fortunas, mas não ficam atentas ao básico na hora de planejar e executar. Pode parecer complicado à primeira vista, porém, entendendo a necessidade de melhorias na comunicação interna de sua empresa e seguindo algumas dicas simples será possível estruturar um plano de comunicação interna que você e sua equipe poderão colocar em prática facilmente.

Estruture os processos

Perceba e registre o que funciona e o que está errado na hora de transmitir as mensagens para as equipes. Muito email e pouco telefone? Muita tratativa verbal sem formalização escrita? Muitas cópias carbono que enchem arquivos e gavetas ou desconhecimento completo de informações importantes em equipes que deveriam trabalhar integradas?

Identifique os principais canais, como cada um deles ajuda ou atrapalha o fluxo de informações que circulam na empresa. O resultado dessa observação será a base para estruturar um manual de comunicação interna, com os tópicos principais que sirvam de parâmetro para reestruturar a troca de informações nos atuais e também para novos projetos.

Estimule a comunicação oficial

Centralize comunicados da empresa, mantendo um mesmo padrão, seja em um ou vários canais (e-mail, mural, intranet). Não adianta começar um mural e depois um boletim por email, depois passar recados… Sem constância fica difícil fidelizar os colaboradores.

Organizar cada modelo e disseminar nos canais adequados é fundamental para que o seu plano de comunicação funcione e seja realmente validado e utilizado por todos na empresa. Mantenha sempre os funcionários atualizados e informados sobre promoções, serviços, pendências e resultados da empresa.

Elimine a “rádio peão”

Conversas de bebedouro e os famosos “ouvi falar que…” devem ser evitados a todo custo. Para tanto, mantenha canais abertos de comunicação entre chefes e subordinados. Transparência é a palavra-chave.

Também perceba quando e como realizar esclarecimentos sobre comentários da “rádio peão”. Vale o bom senso e discernimento para escolher quando explicar e quando calar.

Organize reuniões periódicas

Todos os membros de uma equipe devem se conhecer. Reunir-se é uma boa forma de aproximar pessoas, reconhecer e valorizar cada funcionário, dos serviços gerais à diretoria. Cada um faz parte da engrenagem. Vale a pena realizar esses encontros num tom mais informal, fomentando o entrosamento.

Para tratar de questões mais objetivas tenha o cuidado para não transformar estes encontros em momentos improdutivos que desestimulem a participação da equipe. Para manter os membros da equipe motivados crie um manual básico de apoio que ajude a definir os pontos básicos para uma reunião de sucesso incluindo a definição de um objetivo claro para cada encontro e um horário pré-definido de realização. Para ser produtiva uma reunião não precisa passar dos 30 minutos e deve ter no máximo 6 participantes.

Valorize a empresa para que os funcionários façam o mesmo

Só veste a camisa quem conhece e gosta da empresa que trabalha. Portanto, reforce – através de palestras, informes, textos, material audiovisual, entre outros disponíveis –  missão, visão, valores, benefícios, projetos internos e externos. Elabore campanhas beneficentes e encontros de reciclagem de profissionais.

Valorize sua marca e seus colaboradores, pois neste processo sua empresa só tem a ganhar.

Crie um espaço para sugestões

Deixe que o colaborador contribua de maneira anônima com seu feedback sobre as ações da empresa. Disponibilize um canal para sugestões, acompanhe e responda as mensagens. Estimule o compartilhamento de ideias. Muitas novas propostas podem surgir com o anonimato.

Lembre-se de que a comunicação é um processo dinâmico que merece atenção e monitoramento constantes. A implementação de um projeto interno requer investimentos (principalmente tempo, paciência e persistência) a longo prazo por parte da equipe. A formação de profissionais não se dá do dia para a noite. A adaptação, principalmente de funcionários antigos, pode levar tempo. Modificações na estrutura interna nunca podem ser feitas de forma abrupta.

Dê voz aos clientes da empresa

Converse com os clientes da empresa e verifique se a imagem que estão projetando está realmente alinhada com a cultura e os valores da empresa. Alinhar os problemas de comunicação interna com a imagem projetada externamente vai te ajudar a entender melhor onde estão os pontos de melhoria.

Busque olhar para dentro da empresa com a perspectiva de quem a vê por fora. Isso tornará o seu modelo de comunicação mais eficiente e mostrará com mais clareza quais são os pontos que devem ser ajustados primeiro.

Procure ferramentas que te ajudem a organizar e monitorar todo o processo de comunicação. Invista seu tempo na coleta de informações e na observação do que realmente funciona para a empresa.

Por fim, cabe dizer que boas práticas internas ajudam o funcionário a se sentir parte integrante da empresa, além de educá-lo para a criação e manutenção de um ambiente de trabalho produtivo.

Comunicar com transparência é valorizar seu público, seja ele interno ou externo. Lembre-se: a imagem que a sua empresa projeta no mercado é reflexo do que acontece internamente.

Se você já teve uma experiência que ajudou a melhorar a comunicação interna, compartilhe com a gente!