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Comunicado Interno para Funcionários: como ser realmente eficaz

Ao contrário do que o senso comum nos diz, um comunicado interno para funcionários é bem mais que um papel com algumas informações que precisam ser repassadas a todos os colaboradores da empresa.

Fisicamente, até podemos definir o comunicado interno para funcionários conforme o que foi descrito acima.

Contudo, aquilo que esse comunicado representa tem uma importância que, com certeza, vai muito além disso.

Então, qual é a importância de um comunicado interno para funcionários?

As pessoas têm o costume de achar que enviar um comunicado interno para funcionários é algo simples que não possui tanta relevância.

Porém, é importante levar em consideração o risco de não compreensão que sempre existe quando falamos em enviar um comunicado interno para funcionários.

Além disso, é preciso se ater às consequências que podem acontecer a partir de uma comunicação ineficiente.

Entretanto, aqueles que trabalham com Recursos Humanos ou Departamento Pessoal sabem como os ruídos de comunicação são reais e negativos para a organização.

E é justamente por isso que a comunicação integrada, bem como o comunicado interno para funcionários, deve ser tratada com muita seriedade. Sua importância é extrema.

Qual o objetivo de um comunicado interno para funcionários?

Bom, até aqui já vimos que o esse tipo de comunicado tem muita importância para a comunicação interna da empresa.

Mas qual é o objetivo desse tipo de comunicado? Como seu nome mesmo já nos enuncia, o comunicado interno para funcionários visa comunicar algo para um grupo específico de pessoas.

Dessa forma, ele atua como um canal de comunicação altamente eficaz entre a empresa e o funcionário para deixarfazer alguma informação clara.

É muito utilizado com o objetivo de repassar algumas informações esporádicas, como avisos sobre feriados e coisas desse gênero, ou avisos que são importantes e recorrentes.

Ou ainda para fomentar elementos da cultura organizacional da empresa que precisam ser reforçados no cotidiano dos colaboradores.

O comunicado interno para funcionários pode, também, agir com o objetivo de ser um meio para se realizar, ou apenas divulgar, alguma ação de endomarketing da empresa.

Além disso, o comunicado interno para funcionários é uma ferramenta que pode ser utilizada até mesmo dentro da gestão de riscos.

Um dica importante: para saber se o comunicado interno para os funcionários está, de fato, atingindo os seus objetivos, não deixe de estar aberto a feedbacks daqueles que o recebem.

Escutar sempre vai ser uma das melhores ferramentas para saber o que precisa ser melhorado e como isso pode ser feito.

Para que o comunicado interno para funcionários seja eficaz, é preciso ter atenção a alguns pontos, sendo o primeiro deles o meio através do qual o comunicado será feito.

Qual o melhor meio para enviar um comunicado interno para funcionários: virtual ou impresso?

Por mais estranho que se pareça, a resposta para essa pergunta é: depende! Depende da empresa, dos funcionários e de como ambas as partes já realizam a sua comunicação.

Depende de como os funcionários estão acostumados a receber comunicados e de como eles reagem à determinado meio de veiculação.

Contudo, é um fato notório que o meio virtual já ganhou uma força representativa enorme no nosso dia a dia.

Buscamos fazer praticamente tudo através da internet: pagar contas, comprar roupas, utensílios domésticos e tantas outras coisas, emas, talvez até principalmente, nos comunicamos virtualmente com um número expressivo de pessoas, tanto para dar quanto receber informações.

Utilizamos redes sociais para nos comunicar com aqueles que desejamos e e-mails para lidar com assuntos que, normalmente, estão fora do nosso contexto social.

Ainda, existem softwares de comunicação integrada para as empresas e também para gerenciamento de tarefas e execução de processos internos.

Enfim, as possibilidades de uso do meio virtual para comunicação são muitas hoje em dia.

Por isso, muitas empresas têm optado por realizar o comunicado interno para funcionários através desse meio de veiculação.

As pessoas estão cada vez mais conectadas através da internet e dos benefícios que essa ferramenta pode nos proporcionar.

A interatividade entre pessoas no mundo online é muito maior, o que faz com que o comunicado interno para funcionários tenha chances de ser bem mais eficiente quando enviado virtualmente.

Quais são as vantagens de um comunicado interno para funcionários online?

O comunicado interno para funcionários online pode trazer muitos benefícios para a empresa que o realiza de maneira eficaz.

  • É possível enviar o comunicado para apenas uma pessoa, para um grupo ou para todos os colaboradores

Através da tecnologia, é possível enviar comunicados para uma quantidade diferente de pessoas a cada vez, caso seja o objetivo do comunicado interno em questão.

Caso o comunicado em questão seja necessário para uma área específica da empresa, não é preciso utilizar outro meio de comunicação.

Essa é uma grande vantagem do meio virtual que o meio impresso possibilita com uma dificuldade maior.

Normalmente, os comunicados que são enviados por meio de papel ficam expostos para que todos da empresa vejam. Caso seja necessário enviar algo específico a alguém, o trabalho seria maior.

Através do meio virtual essa dificuldade é reduzida.

  • É possível acessar o comunicado interno para funcionários através de diversos dispositivos

Se o comunicado interno para funcionários é vinculado virtualmente, qualquer colaborador pode acessá-lo em qualquer momento , em qualquer lugar.

Essa é uma grande facilidade que o meio impresso não é capaz de oferecer.

Em nada será afetada a parte da equipe da sua empresa que trabalha externamente, ou em home-office, ou ainda mesmo aquela pessoa que não foi trabalhar naquele dia em específico no qual o comunicado foi enviado.

Seja qual for a situação, os colaboradores poderão ter acesso ao comunicado de qualquer lugar, em qualquer momento, através do dispositivo que eles acharem melhor.

  • Através do meio virtual, o comunicado interno para funcionários é feito em tempo real

Essa, com certeza, é uma das grandes vantagens oferecidas pelo comunicado interno para funcionários feito pelo meio virtual.

A comunicação será feita em tempo real.

O meio virtual hoje em dia é super ágil e simultâneo, o que permite que a troca de informações seja feita de maneira muito mais eficaz. Além disso, com a tecnologia, é possível monitorar se a mensagem foi realmente entregue e lida pelo funcionário.

Caso a sua empresa conte com um bom sistema de comunicação integrada , no qual os colaboradores tenham acesso o tempo todo, informações podem ser repassadas e recebidas no mesmo minuto.

Esse recurso é muito útil para as empresas que desejam realizar a otimização do tempo e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Não é difícil perceber que uma boa comunicação interna é um grande diferencial para qualquer empresa. Por isso, não deixe de investir em formas de potencializar esse recurso na sua organização.

Como comentamos, o meio através do qual o comunicado interno para funcionários será enviado é apenas um dos elementos que precisamos ter atenção quando falamos desse tipo de comunicado.

O que levar em consideração ao escrever um comunicado interno para funcionários

Para auxiliar a sua empresa na elaboração de um comunicado interno para funcionários, vamos listar alguns pontos que precisam ser levados em consideração para que o comunicado seja eficaz.

Assunto

A primeira coisa a se questionar ao elaborar um comunicado interno para funcionários é: o assunto aqui tratado é mesmo importante?

Em alguns momentos pode ser mais fácil que cada líder repasse aos seus liderados aquilo que precisa ser dito.

Contudo, em outros casos, o comunicado interno para funcionários é essencial para que a informaçãoo comunicado seja repassadao com a eficácia desejada.

Quais casos são esses?

  • Aviso de emenda, ou não, de feriado;
  • Comunicado sobre palestras, cursos e afins;
  • Aviso ou convocação de reuniões importantes;
  • Comunicado sobre o falecimento de algum membro da empresa ou alguém próximo à organização;
  • Lembrete para que algumas práticas sejamque devem ser zeladas pelos colaboradores em respeito à cultura organizacional da empresa, como o uso restrito de celular, por exemplo.

Linguagem

Ao redigir um comunicado interno para funcionários é importante pensar em qual linguagem será utilizada.

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, nem sempre é necessário, no contexto empresarial, se valer de uma linguagem formal para realizar comunicados.

A linguagem definida para ser utilizada vai depender tanto da cultura da empresa quanto do objetivo daquele comunicado específico.

Uma confraternização com o objetivo de comemorar o atingimento de uma meta não será comunicada da mesma forma que a convocação da Assembleia Geral para se votar alguma questão.

Por isso, ao escrever um comunicado interno para funcionários, é de extrema importância que se leve em consideração o contexto atual da empresa, bem como o objetivo do conteúdo repassado.

Objetividade

A objetividade é um aspecto fundamental do comunicado interno para funcionários. Ela simplesmente precisa existir em qualquer comunicado.

Um comunicado prolixo, que faz rodeios em torno da informação que precisa ser repassada, nunca será de fato uma ferramenta de comunicação eficaz.

Quanto mais objetivo e claro o comunicado for, mais as pessoas irão entendê-lo e memorizá-lo.

Por isso, evite ao máximo fazer comunicados longos. Os colaboradores naturalmente não vão se interessar.

Se a mensagem transmitida precisa conter detalhes, a melhor forma de repassá-los é utilizando tópicos para descrevê-los. Assim a leitura fica mais dinâmica.

Outra possibilidade, caso o comunicado interno para funcionários seja enviado virtualmente, é anexar links ou arquivos ao corpo da mensagem.

Dessa forma, caso alguém tenha o interesse em se aprofundar naquilo que foi dito, poderá facilmente ter acesso à informação mais completa.

Mas, claro, essa possibilidade de anexar links e arquivos não tira a necessidade de o comunicado conter tudo o que precisa ser dito.

A estrutura de um comunicado interno para funcionários

Nesse momento final, é importante falarmos sobre a estrutura que um comunicado interno para funcionários deve ter para que o mesmo seja eficaz e cumpra o seu propósito.

Um comunicado interno para funcionários deve conter: destinatário , assunto , corpo da mensagem e finalização com o nome da pessoa que está enviando o comunicado e o seu cargo.

Vamos exemplificar com um modelo que você mesmo pode utilizar em um comunicado interno para funcionários da sua empresa.

Modelo de comunicado de reunião

Para: [Nome da pessoa ou área da empresa]

De: [Nome da pessoa ou área da empresa]

Assunto: Comunicado de reunião

Prezado (a) [Nome da pessoa ou área da empresa],

Estou escrevendo para lembrá-lo da reunião agendada em [data], para discutirmos as mudanças que devem ser estabelecidas.

A reunião está marcada para [data], [horário], [local].

Solicito, portanto, a comunicação de qualquer impedimento de sua parte.

Atenciosamente,

[Nome]

[Cargo]

Como já comentamos em nosso artigo, o conteúdo do comunicado interno para funcionários pode variar.

Contudo, uma regra vale sempre: esteja atento às informações que são essenciais para que o comunicado seja efetivo.

Por exemplo, se o comunicado interno para funcionários for a respeito do período de recesso no final de ano, quando temos os feriados natalino e de ano novo, as datas precisam estar muito claras para que não haja nenhuma confusão.

Caso o comunicado tenha o objetivo de engajar os funcionários em uma ação de endomarketing, é preciso envolvê-los no comunicado. Por isso, saiba como realizar um fechamento!

Encerrar o comunicado mostrando como cada colaborador é importante não só para a ação que será desenvolvida, mas também para a empresa como um todo, é uma ótima forma de concluir o comunicado.

Um dica importante : é preciso tomar cuidado para, em um comunicado interno para funcionários, não acabar expondo algum deles devido a alguma situação ou comportamento apresentado.

Além de causar um desconforto na empresa, piorar o clima organizacional e ainda causar constrangimento, o funcionário exposto pode utilizar o e-mail como prova para um possível processo jurídico.

Seja sempre educado na sua forma de comunicar e use palavras que não irão deixar margem para segundas interpretações e nem para dúvidas.

Mas caso elas existam, mostre que você está sempre disponível para sanar qualquer desentendimento que pode ter sido gerado.

Com um comunicado interno para funcionários eficaz, a comunicação da empresa e melhora e a confiança entre todos os colaboradores aumenta.

Através de um ambiente de confiança, as pessoas se sentem mais à vontade para de fato sde envolver com os propósitos da organização, o que acaba sendo benéfico para ambas as partes.

Um comunicado interno para funcionários não é algo difícil de fazer e possui extrema importância para a comunicação interna de qualquer organização. Você quer saber tudo sobre comunicação integrada? O que é, seus benefícios e como implementar? Para isso, é só baixar o nosso e-book gratuito O Guia da Comunicação Integrada.

Fernanda Fonseca

Fernanda Fonseca

Como Relações Públicas e CMO da Mais.im, meu desafio diário é entender como a comunicação pode ajudar (ou não) as empresas, mais especificamente os processos de Customer Success.

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