Comunicação centralizada nas empresas: vale a pena a descentralização?

O que você vai ler sobre comunicação centralizada neste artigo:

  • O que é comunicação interna
  • As diferenças entre centralização e descentralização
  • As vantagens e desvantagens da comunicação centralizada

O que leva uma empresa a se preocupar em planejar e desenvolver uma estratégia de comunicação junto a seus colaboradores? Melhorar o clima organizacional? Reter talentos? Integrar as equipes? Manter os colaboradores motivados e engajados? Fortalecer o espirito de pertencimento? Garantir segurança e transparência as informações da empresa?

São todos esses motivos e mais alguns. A comunicação interna amplia a visão dos colaboradores, faz deles parceiros da empresa e promotores da marca.

Mas essa é uma área que passa por constantes revisões e desenvolvimentos. Isso acontece porque não é simples a escolha de um modelo que agilize, organize e dê eficiência aos processos.

É necessário conhecer bem as necessidades e os objetivos da empresa, entender a sua realidade, estudar os canais disponíveis e alinhar todas essas informações, da melhor maneira possível, as estratégias da organização.

Aliás, você pode optar por fazer parte de um dos dois tipos de comunicação organizacional: a comunicação centralizada e a descentralizada. A definição sobre qual é a mais aconselhável varia muito em função das necessidades de cada empresa.

Por isso, neste post, traremos o conceito de comunicação centralizada, vamos falar sobre como ela se diferencia do modelo descentralizado e quais são as vantagens e desvantagens desse método. Acompanhe:

Para início de conversa, o que é comunicação interna?

Quem acompanha o blog do Mais Comunicador, com certeza já viu a resposta dessa pergunta em vários artigos. Por ser uma área estratégica e fundamental para o sucesso de qualquer organização, nós estamos sempre buscando formas mais claras de conceituá-la e disseminá-la.

O autor Wilson Bueno define a comunicação interna como “O esforço de comunicação desenvolvido por uma empresa, órgão ou entidade para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento, ágil e transparente, da direção com o público interno e entre os próprios elementos que integram este público (sabe-se que existem vários públicos internos em uma organização)”.

Dessa definição, vale destacar as diferenças presentes no público interno. É praticamente impossível integrar todos os colaboradores em um único grupo e se comunicar com todos da mesma forma.

Esse deve ser o ponto de partida do planejamento de comunicação da empresa, considerar que cada colaborador recebe e reage a uma informação de forma diferente e se adapta melhor a determinado canal. (Se você estiver com dificuldades para encontrar os canais ideias para a sua empresa, clique aqui e confira um artigo que vai te ajudar).

A comunicação interna precisa ser capaz de unir de forma planejada todas as ferramentas capazes de permitir o fluxo das informações de interesse aos colaboradores de uma empresa.

Cabe a ela combinar interesses à medida que compartilha valores, promover a troca de informações e experiências e promover o diálogo, além de garantir a participação de todos os níveis hierárquicos. Ela é um processo de troca dentro de uma empresa, é através dela que as informações e o conhecimento circulam.

Como já foi falado, a comunicação em uma empresa pode ser centralizada ou descentralizada, isso varia de acordo com as necessidades da organização.

As diferenças entre centralização e descentralização

A comunicação centralizada é um modelo no qual as tomadas de decisão partem da alta cúpula da empresa. É um método de comunicação mais vertical, com uma hierarquização mais rígida e com as informações tendo como ponto de partida e chegada o topo da pirâmide organizacional.

Na prática funciona quando a autoridade e o maior poder de decisão estão concentrados na presidência e nos diretores da empresa.

A descentralização, como você deve imaginar, é o modelo inverso à comunicação centralizada. Nele, as tomadas de decisão e as informações estão dispersas entre os diversos setores da empresa. A comunicação é horizontal e mais próxima de onde ocorrem os processos e seus problemas.

Nesse método, na prática, os gerentes e líderes de setores têm mais autonomia e liberdade para tomarem atitudes, delegarem tarefas e proporem soluções.

As vantagens e desvantagens da comunicação centralizada

Vantagens

  • Visão macro da empresa: Os administradores, responsáveis pelas tomadas de decisão, possuem uma ótica mais global acerca dos pontos fracos e fortes, ameaças e oportunidades da organização. Assim, a comunicação é concentrada e trabalhada de modo alinhado com os objetivos do negócio.
  • Padronização de procedimentos: Há mais uniformidade nas ações delegadas e na forma de se comunicar. Isso facilita a identificação para os colaboradores, pois há apenas uma linha a se seguir.
  • Melhor controle: Autoridade concentrada no topo hierárquico também significa melhor controle da gestão da empresa, afinal, quem comanda geralmente tem mais capacidade técnica para gerir o ambiente interno.
  • Agilidade na proposição de soluções preventivas: Os problemas menos complexos são resolvidos com mais rapidez, pois a padronização de processos facilita a correção de pequenos erros.

Desvantagens

  • Distância do problema ocorrido: O gestor poderá até ter mais conhecimento e visão global sobre a realidade da empresa, mas dificilmente vivenciará os problemas de perto. Isso pode resultar em falta de sensibilidade para resolver determinadas questões.
  • Demora na proposição de soluções reativas: Outro problema é a lentidão que as informações podem ser trocadas entre quem está no topo e quem está na base da pirâmide organizacional. Poderá levar muito tempo até que o administrador tenha noção de todo o contexto dos problemas.
  • Maior risco de ruídos na comunicação: A demora leva também a possibilidade de as informações chegarem distorcidas até os gestores.

A adoção do modelo centralizado dependerá muito das características da sua empresa. O tamanho da organização, o nível de formalidade, o posicionamento da marca e a complexidade nas decisões, operações e tecnologias são alguns dos fatores particulares de cada empreendimento. Eles podem favorecer, ou não, um método em relação ao outro.

Por exemplo: empresas com um código de regras, normas e condutas mais formais tendem a ser mais centralizadas; já as organizações nas quais a maioria das tarefas são mais complexas, a tendência é serem descentralizadas – até porque exigirá maior proximidade na solução de problemas localizados.

Independentemente se você achar mais interessante a comunicação centralizada ou descentralizada, o importante é contar com um sistema que possa otimizar esse fluxo de informações organizacionais. Temos um artigo que trata exatamente dos motivos para investir em uma ferramenta de comunicação interna para a sua empresa. Não deixe de conferir!

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