Como montar um plano de comunicação interna

Tão importante como criar estratégias de marketing para atingir o cliente, é investir em uma boa comunicação dentro da empresa. A comunicação interna é uma estratégia que visa unificar, motivar e direcionar os colaboradores para o sucesso da instituição.

Manter boas práticas de comunicação interna é fundamental para potencializar os resultados, estimular um ambiente de trabalho agradável e manter a equipe motivada.

Mas se você está lendo este artigo, certamente deve saber qual o papel da comunicação nas empresas. Também já deve entender que a comunicação interna é um dos principais fatores que corroboram com a motivação dos colaboradores.

Mas como montar um plano de comunicação interna? Simples: siga os passos que vamos apresentar nesse artigo e direcione sua equipe rumo ao sucesso!

Por onde começar?

Toda proposta estratégica deve ter uma base bem definida. Ou seja, não adianta elaborar um lindo plano de comunicação interna se a sua empresa não tiver um planejamento estratégico.

Isso é importante porque o plano de comunicação interna deve ser composto de ações que direcionem o seu público aos objetivos e metas definidos pela empresa.

Para isso, é importante que você seja capaz de responder claramente quais são as metas em curto, médio e longo prazo do seu negócio.

O que está funcionando?

É muito comum as empresas usarem de diversos veículos de comunicação internos para dialogar com os colaboradores mas não obter resultados.

Por isso, o diagnóstico deve abranger também informações a respeito da comunicação entre a empresa e o funcionário.

É essencial entender qual é o tipo de informação que interessa às pessoas e quais são os veículos de comunicação que mais geram resultado.

Assim, é possível economizar tempo e dinheiro com ações que não atingirão os seus objetivos. Afinal, não adianta usar uma rede social corporativa se a maioria dos funcionários não tem acesso à internet, não é mesmo?

Quais são os objetivos do plano?

A empresa deseja motivar mais os funcionários? Comunicar uma mudança? Envolvê-los em uma campanha para reduzir os custos com energia? Ou é preciso convencê-los a participar de um evento?

Depois de realizar todo o mapeamento a respeito das políticas de comunicação internas já utilizadas, é preciso definir quais são os objetivos das novas estratégias de comunicação interna e de que forma elas serão implantadas.

Para isso, é preciso que as ações sejam simples, claras e realistas para que sejam executadas e gerem resultados. Estabeleça quais delas continuarão, o que deixará de ser feito ou o que irá sofrer alterações.

Com quem implementar?

As ações do plano de comunicação interna, logicamente, devem ser sempre voltadas ao público interno. Logo, nada mais inteligente do que ouvir a quem a comunicação será direcionada.

Então, monte uma equipe de trabalho com representantes de diversas hierarquias e setores para que seja feito um diagnóstico da situação atual.

Isso fará com que as ações que serão elaboradas sejam abrangentes, atinjam todos os níveis hierárquicos e tenha boa adesão.

Uma dica muito importante nesta fase é a de extrair de seus parceiros de projeto os melhores meios pelos quais a comunicação interna deveria agir.

Quadro de avisos? E-mail informativo? Grupo de WhatsApp com os funcionários ou um software especializado em comunicação organizacional?

Vale frisar que cada empresa tem suas peculiaridades, como um perfil de colaborador, outro de gestor e algum tipo de budget para ações internas, entre outros.

Como idealizar o plano?

Com seus parceiros de projeto definidos, você deverá ouvi-los. Uma sugestão interessante é realizar conversas individuais e, posteriormente, estimular a troca de ideias em encontros, em conjunto, da equipe de trabalho.

Assim, você terá uma ideia dos anseios de cada representante e poderá conduzir as reuniões em grupo de forma facilitada, com argumentos previamente elaborados com base nas premissas da organização.

Entenda que a ideia não é fazer tudo que os colaboradores querem, mas chegar em um ponto em comum entre as metas da empresa e as necessidades de sua equipe.

Coloque o plano de comunicação interna em prática

Tendo ouvido sua equipe, extraído ideias nos encontros em grupo e alinhado as propostas com os interesses da empresa, você terá chegado ao momento de montar seu plano de comunicação interna no papel.

Isso deve ser feito sempre descrevendo detalhadamente as ações e definindo metas, prazos e indicadores para cada uma delas.

Esta etapa é de extrema importância, pois é com base no que for estabelecido nela que você será cobrado e poderá cobrar os colaboradores que o auxiliarão na implantação e manutenção do plano de comunicação interna.

Após isso, conheça as ferramentas escolhidas e as domine antes de começar a executar as ações.

Crie indicadores de resultado

Acompanhar o desenvolvimento do projeto para corrigir possíveis falhas ou aprimorá-lo é fundamental. Por isso, é aconselhável que se estabeleça alguns indicadores de resultados para checar se as ações estão acontecendo como o planejado.

Desenvolver e implantar um plano de comunicação interna alinhado com os objetivos que a empresa deseja alcançar pode proporcionar diversos benefícios para a organização.

O segredo é ter sensibilidade para perceber a visão dos funcionários a respeito da empresa, escutá-los e, a partir daí, definir estratégias para atingir as metas. Tudo isso para garantir a qualidade da comunicação interna.

Para finalizar, é importante estar consciente de que existem alguns elementos-chave para o sucesso do plano de comunicação interna em sua empresa. Para saber quais são eles, baixe gratuitamente nosso e-book Os Elementos-chave para uma Comunicação Interna Eficiente em sua Empresa!

Tem alguma dúvida sobre como plano elaborar um plano de comunicação? Você pode compartilhar com a gente através dos comentários ou pode conversar com a nossa especialista em comunicação, basta acessar: https://natalia.mais.im

Por Talita Maria