Como facilitar a comunicação em grandes empresas?

A comunicação é a forma como as pessoas se relacionam entre si, compartilhando experiências, informações, ideias e sentimentos, e modificando a sociedade onde estão inseridas.

Se não fosse a comunicação, cada um de nós seria um mundo isolado. Ela acompanha a humanidade desde seus primórdios e pode ser considerada um artifício, que faz com que o homem evite que os mesmos erros sejam cometidos várias vezes, que dá a chance de reconstruir a história, registrar o presente e projetar um futuro melhor a partir das interações feitas.

Comunicar é uma necessidade básica do ser humano, assim como alimentar-se. É através da comunicação que expressamos nossos desejos, interesses, medos, nossas dúvidas e opiniões, e só assim, conseguimos viver em sociedade e nos desenvolver.

A comunicação é um processo que consiste no movimento das informações. Esse processo ocorre quando o emissor envia uma mensagem (ou sinal) ao receptor, através de um canal (ou meio).

Esse receptor interpretará a mensagem que pode ter chegado até ele com algum tipo de barreira (ruído, bloqueio, filtragem) e, a partir daí, dará o feedback (ou resposta), completando o processo de comunicação. Quanto maior for a compreensão do receptor, mais eficiente foi o processo.

Comunicação interna

Na sociedade, a comunicação é uma questão de sobrevivência, e dentro de uma empresa não é diferente. A necessidade de integrar os colaboradores, torná-los influentes e informados sobre tudo que acontecia na organização fez surgir a comunicação interna. O nome pode parecer auto-explicativo, mas seu conceito é muito amplo, envolve vários processos e práticas fundamentais para a organização.

A comunicação interna é o conjunto de interações e processos de troca dentro de uma empresa ou organização. Ela permite que seja estabelecido um relacionamento ágil e transparente entre a direção da empresa e seu público interno, e entre os próprios integrantes deste público. Ela tem como objetivo promover o diálogo com os colaboradores e tornar o clima organizacional mais agradável. É através de praticas e ferramentas que ela leva todas as informações relevantes sobre a organização para os clientes internos.

A importância da comunicação interna

Apesar de estarmos vivenciando a era da informação, muitas empresas ainda não dão a devida importância a comunicação interna, não se preocupam em organizar as informações que circulam na empresa, ou nem permitem que elas circulem. Entender a sua importância em todos os níveis hierárquicos e percebe-la como um instrumento da administração estratégica é fundamental para o sucesso de uma organização.

O consultor de administração Siloé Almeida é autor de uma frase que resume muito bem o que a comunicação interna representa em uma empresa: “A comunicação aumenta a velocidade das realizações e multiplica os resultados.”. Isso acontece porque uma comunicação eficiente é capaz de mudar as pessoas, os processos e as empresas.

Quando os colaboradores estão bem informados sobre o que acontece na organização, eles se sentem muito mais envolvidos com a sua causa, trabalham muito mais engajados e motivados. Além disso, quando a comunicação interna é eficiente, a colaboração e o trabalho em equipe são fortalecidos, o que elimina os erros, melhora o clima organizacional e, consequentemente, aumenta a produtividade das equipes.

Uma das melhores propagandas da sua empresa é uma equipe motivada. São os seus colaboradores que representam a sua marca na rua, eles passam mais tempo na empresa do que em casa e tem mais autenticidade do que outros públicos. Se um colaborador não conhece todos os processos da empresa em que trabalha, é submetido a um clima organizacional desagradável e não tem acesso a informações de outros setores, provavelmente ele não indicará seu produto ou serviço para amigos e familiares.  O público interno é fundamental para a reputação da sua empresa e ele só a constrói a partir de vivências e convivências.

Como já foi falado, a comunicação interna é fundamental para fazer as informações circularem na organização, promover o debate e a interação entre os vários segmentos da empresa e, capacitar os colaboradores para novos desafios. Vale ressaltar, que a comunicação eficiente só é estabelecida em clima de verdade e autenticidade, e não basta que a informação seja transmitida, ela precisa sem compreendida por todos os receptores.

As peculiaridades de uma grande empresa

A comunicação interna é muito importante para qualquer empresa, não importa o seu porte, nem seu setor de atuação. Mas toda organização tem suas singularidades e características próprias, e precisa implementar e ferramentas práticas de comunicação interna de acordo com a sua realidade.

Uma empresa de grande porte além de um faturamento alto e um número grande de funcionários, tem várias características: uma estrutura organizacional dividida em vários níveis hierárquicos, a distância física entre departamentos, a grande quantidade de processos e muitas outras.

Esses elementos exigem muito cuidado, pois em uma empresa com muitos funcionários, alguns geograficamente dispersos em filiais ou departamentos distantes, está sujeita a mais falhas e ruídos na comunicação, além de dificultar a consolidação de uma cultura organizacional. Os muitos processos e a atenção que eles exigem, podem gerar excesso de burocracia. E os vários níveis hierárquicos podem dificultar a circulação da informação, o diálogo e o feedback.

Para conseguir facilitar a comunicação em uma empresa de grande é preciso estudar bem as melhores práticas e ferramentas para sua realidade, implementá-las através de um trabalho conjunto entre departamentos e filiais, e incorporá-las a cultura organizacional.

Níveis hierárquicos

Os níveis hierárquicos são uma importante forma de definição de escopo administrativo, ou seja, são os responsáveis pela definição estratégica do administrador dentro da empresa. Os administradores são classificados em quatro níveis hierárquicos: estratégico, tático, gestores e supervisores e o operacional.

Estratégico / Institucional: é o nível mais elevado da hierarquia, compreende presidentes, diretores e demais gestores da alta cúpula, eles elaboram políticas e diretrizes e decidem os objetivos globais da empresa. As tendências e situação financeira do mercado, e a sua influência na organização, analisam as mudanças de comportamento do consumidor e definem qual serão as estratégias políticas e financeiras para adaptar-se as adversidades encontradas.

Tático / Intermediário: esse nível é geralmente ocupado por gerentes de cada departamento. Nessa posição, são definidas as tarefas do dia-a-dia da área organizacional (financeiro, recursos humanos, linhas diferenciadas de produtos e etc). Esse nível administrativo é também responsável pela implementação das decisões estratégicas tomadas pelo nível institucional e pala liderança e motivação do organizacional.

Gestores e supervisores: cabe a esse nível estudar as restrições, necessidades e conveniências associadas a área que são gestores, e esquematizar ações e atividades que precisam ser realizadas. Além disso, ele também é responsável pela aplicação das diretrizes dos níveis estratégico e tático, e por facilitar a tomada de decisão dos grupos.

Operacional: nesse nível os administradores devem extrair o máximo das potencialidades das equipes através das ferramentas administrativas que lhe são concedidas, seu papel é aperfeiçoar a produção de bens e serviços de maneiras satisfatórias em curto prazo, sempre seguindo as diretrizes estabelecidas no nível tático. Dentre os cargos inerentes a essa posição podemos citar os chefes de equipe e supervisores.

7 dicas para facilitar a comunicação em grandes empresas

Agora que você conhece melhor o conceito de comunicação interna, a sua importância e a estrutura de uma grande empresa, é hora de conferir as dicas para melhorar a comunicação nessas organizações que separamos para você. São várias medidas, práticas e ferramentas que aliadas a um bom processo de planejamento e implementação, vão transformar a rotina da empresa. Confira!

Elimine os comunicadores abertos:

Na tentativa de garantir a eficiência da comunicação interna, muitas empresas fazem o uso de comunicadores abertos, como Skype e Whatsapp, por exemplo. Apesar de parecer uma estratégia eficiente, ela traz diversas questões preocupantes à tona.

Dentre elas, a redução de produtividade dos colaboradores, já que é uma ferramenta aberta que permite que eles mantenham contato, mesmo durante o expediente, com amigos e outras pessoas que não fazem parte da rotina de trabalho. Além disso, com esses comunicadores abertos, não é possível controlar e arquivar de forma eficiente o histórico de conversas mantido na ferramenta, o que afeta diretamente a segurança das informações.

Todas as relações humanas são baseadas na comunicação e no ambiente de trabalho não podem ser diferente. Em uma empresa de grande porte, a informação precisa percorrer vários níveis hierárquicos, o que pode acabar gerando ruídos e dificultando o processo de recepção, nesse cenário é ainda mais importante promover o diálogo.

A comunicação entre os colaboradores deve ser viabilizada pela equipe de comunicação interna, que tem de criar outros canais de diálogo que vão além de e-mails e telefonemas. Esses, a propósito, quando mal utilizados e sobrepostos excessivamente, como em um comunicador aberto, podem incomodar e prejudicar o andamento das atividades.

Uma comunicação horizontal integrada e eficiente, por sua vez, promove o debate de ideias, a troca de experiências e uma produção interdisciplinar. Para isso, atente-se às ferramentas disponíveis no mercado, como comunicadores internos, intranets, murais eletrônicos, dentre outros.

Adote um chat empresarial:

Todos os programas e ferramentas que utilizamos na organização são voltados para o ambiente empresarial, não é o mesmo? Então, por que usar o mesmo comunicador com sua família, amigos e dentro da empresa?

Com o uso de um comunicador interno que foi desenvolvido exclusivamente para o fins empresariais, você desfruta de inúmeros benefícios que aumentam a produtividade, organizam a informação e fomentam a colaboração entre as partes envolvidas.  Além disso, com ele é possível controlar e registrar as informações que circulam na empresa, reduzir os gastos com telefone, e com segurança garantida.

Segmente a comunicação:

A estrutura de uma empresa de grande porte é toda segmentada em níveis hierárquicos e é fundamental que a comunicação atinja todos eles. Mas há informações que servem a todos da empresa, e outras que interessam e são úteis apenas para um público interno específico. Reconhecer essas diferenças em suas sutilezas faz parte de um bom trabalho de comunicação interna, que deve saber direcionar estrategicamente as mensagens aos seus respectivos destinatários.

Use um mural eletrônico:

O mural eletrônico veio para substituir o bom e velho jornal mural, uma ferramenta de comunicação interna muito importante. É através dele que os colaboradores ficam sabendo sobre as principais novidades da empresa, são informados sobre eventos e palestras, tem acesso a alguns textos motivacionais e muito mais.

Porém, em uma grande empresa é praticamente impossível alcançar a todos os colaboradores com os jornais murais, pois é necessário espalhar vários pela organização, na matriz e nas filiais, e atualizá-los demandaria muito tempo. Com um mural eletrônico, todos têm acesso instantâneo às informações. Além disso, ele também permite que arquivos maiores sejam transferidos e divulgados na empresa, é fácil de atualizar e você ainda consegue saber que leu ou não o que foi publicado. Assim, todas as equipes ficam atualizadas igualmente e a possibilidade de não cumprir alguma tarefa por não ter sido informado a tempo, por exemplo, é praticamente zero.

Saiba usar a tecnologia a favor da empresa:

Estamos vivenciando o advento da tecnologia, novos sistemas e ferramentas são disponibilizados o tempo todo, ficar conectado durante várias horas do dia já faz parte da rotina da maioria das pessoas e é muito importante saber usar toda essa tecnologia a favor da sua empresa.

Realizar reuniões de tempos em tempos com os colaboradores é importante para alinhar as estratégias, definir correções e integrar ainda mais a equipe. Porém, essa prática pode ser vista como uma vilã da produtividade, por muitas vezes demorar demais e não chegar a nenhum resultado. Uma forma de otimizar essas reuniões é realiza-las online, através de sistemas que permitam conversa por voz e vídeo.

Outra forma de aproveitar os recursos tecnológicos a favor da sua empresa é usar ferramentas que permitam o armazenamento e o compartilhamento de arquivos. Além de economizar tempo, você diminui a quantidade de papel que circula na empresa e deixa o ambiente mais organizado.

Abuse do feedback:

Quem fala deve, acima de tudo, saber ouvir. Cada mensagem gera uma resposta e através dela é possível gerar uma importante troca de informações que mantenham a empresa sempre num ciclo de melhoria contínua, além de ser possível utilizar essas informações para avaliar a eficiência da estratégia, bem como realizar melhorias.

Vale lembrar que o feedback não é uma opinião ou desabafo, e sim um retorno baseado em parâmetros verificáveis. Portanto, não tenha medo de pedir o retorno. Pelo contrário: encoraje seus funcionários a também analisar e avaliar o que tem ocorrido na empresa, mantendo sempre a ética com as informações recebidas. O conhecimento vem do contato com o outro, com opiniões e visões diferentes. Lembre-se: a melhor maneira de saber se estamos sendo claros é através de quem nos ouve.

O que você achou das nossas dicas para a melhorar a comunicação em grandes empresas? Tem algo a acrescentar? Enriqueça o nosso post compartilhando a sua experiência, através dos comentários.

Por Talita Maria