Como manter seus colaboradores bem informados

Um dos principais papéis da comunicação interna de uma empresa é informar os seus colaboradores. Existem diversas maneiras de atingir esse objetivo, até porque a comunicação está presente em toda parte – um logotipo ou uma camiseta, assim como um comunicado oficial, também são exemplos de veículos de informação. Cada ferramenta, no entanto, possui estratégias específicas.

Confira abaixo 8 formas de manter os colaboradores bem informados e veja quais delas podem atender melhor os objetivos da sua empresa:

Mural eletrônico

Uma maneira bastante eficiente para manter os seus colaboradores bem informados é com um mural eletrônico. A ferramenta funciona assim como os antigos jornais murais, mas com mais assertividade, já que as informações estão disponíveis a um clique.

Wallpaper

Eles podem parecer insignificantes num primeiro momento, mas você já reparou qual a sua primeira ação ao chegar na empresa? Ligar o computador e se deparar com o wallpaper! Por isso, aproveite o espaço para passar informações valiosas ou mesmo de relacionamento aos seus colaboradores.

Quadro de avisos eletrônico e TV corporativa integrados

Outra maneira de informar os colaboradores, é utilizando meios fixos em locais estratégicos de grande circulação da empresa, como sala do café, refeitório e próximo aos elevadores. São locais onde seus funcionários acabam passando uma certa parte do seu tempo e, por isso, você deve aproveitar a oportunidade para mantê-los bem informados.

Além disso, muitas empresas têm apostado na TV corporativa como forma de manter seus colaboradores bem informados. O audiovisual, por si só, é altamente atrativo e, se televisões forem colocadas em locais estratégicos, de espera forçada – como refeitórios, área de convivência, recepção, hall do elevador e outros espaços de circulação -, o sucesso é praticamente certo.

A partir desse veículo, é possível dar informações gerais da empresa, transmitir valores, falar de suas campanhas internas e também sobre programação cultural, previsão do tempo, dicas de saúde, publicidade, dar espaço para que os próprios colaboradores apareçam, entre outros assuntos.

O conteúdo pode ser gravado em formato de telejornal, ou personalizado conforme o interesse da corporação, e programado para ir ao ar em horários pré-determinados.

O canal contribui bastante também para as indústrias, que possuem seus colaboradores em linhas de produção, sem acesso constante aos computadores. Nesse caso, o ideal é inserir os quadros de aviso eletrônico nas salas em que as reuniões de área são realizadas.

Para propiciar uma maior integração, considere disponibilizar as mesmas informações em todos os canais digitais, sejam eles individuais ou em grupo. Dessa forma você tem uma maior garantia de que a informação chegou a todos os colaboradores interessados.

E-mail corporativo

Entre as formas de comunicação mais populares nas empresas, está o correio eletrônico. Disponibilizar um e-mail da empresa para cada funcionário é fácil e viabiliza a troca de informação direta, sem interromper o trabalho. Por outro lado, quando mal utilizado, perde totalmente sua eficiência, passando despercebido pelos leitores, que alegam não terem visto a mensagem.

A caixa de e-mail não deve servir para todo tipo de aviso, a qualquer momento, enviado por qualquer pessoa. É importante que as informações sigam uma periodicidade, que sejam objetivas, bem escritas e em quantidade controlada, a exemplo de boletins informativos ou newsletters. Vale estimular o feedback com pedido de opiniões e sugestões.

Fique atento aos possíveis acessos à caixa de entrada a partir de dispositivos móveis, como smartphones e tablets, comumente utilizados por profissionais de grandes corporações.

Fóruns de discussão

Além de propiciar aos colaboradores discussões construtivas em prol de melhorias na empresa, com um fórum de discussão você consegue, ainda, proporcionar um ambiente colaborativo. Fazer com que os colaboradores se sintam parte importante na tomada de decisões é uma excelente forma de motivá-los.

Intranet

A rede interna de computadores, a intranet, é ideal para abrigar informações que precisam estar disponíveis em tempo integral de forma atualizada, como banco de dados compartilhados e notícias que interessem aos colaboradores, como novas regras do plano de saúde.

Seu formato tradicional, entretanto, tem sido menos utilizado pelas empresas, que apostam, cada vez mais, na inclusão de comunicadores internos, ampliando o contato entre os funcionários, com rapidez e permitindo o trabalho integrado.

Comunicador interno

Ter um comunicador interno em sua empresa traz inúmeros benefícios. Um dos mais importantes é a agilidade das informações sem comprometer a produtividade – melhor, contribuindo para ela! Isso porque você mantém um canal rápido e eficiente de comunicação interna, um a um, entre grupos internos segmentados e até mesmo com fornecedores ou clientes.

O ganho de agilidade fica por conta da redução de chamadas e deslocamento. Já em relação à produtividade, o mérito fica por conta da restrição dos contatos, já que é possível estabelecer regras para os contatos e restringir contatos pessoais que costumam, em muitos casos, tirar o foco do colaborador.

Eles também investem mais em interatividade e colocam em prática uma cultura colaborativa da corporação, funcionando como o Facebook ou o Skype, só que acessados apenas por profissionais da empresa, com conteúdo monitorado e seguro. Assim, ideias podem ser debatidas em fóruns, informações são atualizadas rapidamente e complementadas por outros funcionários.

Com isso, é criado um espaço que privilegia o diálogo interno, em todos os seus níveis de hierarquia, melhorando e agilizando o fluxo de informação. Líderes ainda podem identificar talentos e avaliar o feedback de suas ações.

Comunicadores móveis

Por meio de mensagens em aplicativos específicos, como um “whatsapp” corporativo, a empresa também pode se comunicar com o colaborador que não se encontra em sua matriz ou nas filiais, mantendo-o informado sobre assuntos que lhe interessem diretamente.

Algumas organizações, inclusive, disponibilizam um aparelho de telefone móvel corporativo para que o funcionário possa se comunicar com clientes e equipe durante o período de trabalho. Nesse caso, contudo, é igualmente importante não sobrecarregar a caixa de entrada do receptor com conteúdo excessivo ou informações que não sejam tão relevantes.

Uma organização pode utilizar um ou vários canais de comunicação, entre os muitos que hoje estão disponíveis, para gerar o conhecimento entre seus funcionários. O importante é considerar os objetivos específicos da informação e elaborar estratégias próprias a cada um dos veículos aplicados, conforme os recursos que a empresa dispõe para essas ações.

Mantenha sempre sua equipe bem informada e integrada e os resultados aparecerão na produtividade e na motivação de todos!

Atualmente você utiliza um ou mais desses recursos em sua comunicação interna? Colaboradores bem informados fazem parte da rotina da sua empresa? Conte para a gente nos comentários como tem sido o retorno e quais foram os avanços alcançados com essa estratégia!

Por Talita Maria