Qual o canal de comunicação que a minha empresa realmente precisa?

A comunicação é uma necessidade básica do homem, desde a era das cavernas ela é fundamental para a sobrevivência. Foi através dos desenhos rupestres e da emissão de sons, que os aprendizados e experiências foram passados de geração em geração.

Os grupos só evoluíram para tribos e sociedades, graças à comunicação. Sem ela, cada pessoa seria um mundo isolado.

Se para a vida em sociedade a comunicação é fundamental, no ambiente corporativo a situação não é diferente.

Investir em comunicação corporativa é algo essencial para o bom andamento de uma empresa. Através dela, todas as informações são transmitidas aos devidos setores, de forma clara, objetiva, padronizada e segura.  Os processos são otimizados e a tomada de decisões é agilizada.

Além disso, a comunicação interna eficiente faz com que os colaboradores de uma empresa se sintam mais seguros e motivados.

O resultado disso é o aumento da produtividade, um ambiente de trabalho mais agradável e uma maior credibilidade tanto com seu público interno, quanto externo.

Mas para garantir a eficiência da comunicação corporativa, é preciso escolher o canal de comunicação ideal para a sua empresa, o que melhor se adapte a sua realidade e suas necessidades.

Porém, essa tarefa não é tão simples. Hoje em dia, existem diversos tipos de canais de comunicação, cada um com uma série de vantagens e desvantagens.

Para escolher a ferramenta ideal é necessário conhecer muito bem o perfil da empresa e também do seu público, interno e externo. Afinal, uma mesma informação pode ser transmitida de maneiras diversas, de acordo com os níveis hierárquicos da empresa.

Antes de definir como transmitir uma informação, é preciso saber de forma clara o que será transmitido, por que e para quem.

Preparamos esse artigo pensando em te ajudar a encontrar o canal de comunicação ideal para sua empresa. Vamos apresentar alguns canais, para que você possa analisar qual é o que a sua empresa realmente precisa. Continue acompanhado!

Intranet

Devido à crescente busca por redução de custos, muitas empresas estão usando a intranet como ferramenta de comunicação corporativa.

Com esse tipo de ferramenta a informação é passada a todos rapidamente, tendo um alcance muito maior.

Aos que optarem por esse tipo de sistema, vale lembrar que, antes de mais nada, é preciso verificar se todos da empresa possuem acesso à internet e sabem como usá-la.

Afinal, você não vai querer correr o risco de as informações não chegarem a todos, devido a falhas de comunicação, não é mesmo?

Se você verificar, por exemplo, que alguns funcionários não têm habilidade para lidar com esse novo sistema, oferecer um treinamento antes de inserir a intranet é uma boa solução.

Por ser uma ferramenta mais complexa e ter muitos detalhes técnicos, a intranet exige profissionais dedicados, exclusivamente, a sua implementação e manutenção.

Telefone

O telefone é um canal de comunicação presente em todas as empresas. Através dele é possível se comunicar de forma rápida e direta.

Porém, esse canal também é responsável por grande parte dos custos da empresa e dos ruídos no ambiente de trabalho, que prejudicam seriamente a produtividade.

Sem contar, que registrar as informações trocadas durante uma conversa telefônica é uma tarefa bem complicada.

Revistas e newsletters

Tanto em formato eletrônico, quanto impresso, as revistas e newsletters são  boas ferramentas para fazer circular as principais informações de uma empresa entre seus departamentos. E podem ser usadas também para informar o público interno.

A principal dificuldade da utilização desse meio é produzir conteúdo interessante e de forma periódica. Além disso, quando impressas, é impossível saber quem leu ou não as informações.

Quando essas ferramentas são utilizadas para informar o público externo, geralmente as informações são vistas como tendenciosas.

Oferecer um meio para que os leitores enviem sugestões, além de ajudar na produção de conteúdo, é uma ótima forma de avaliar a eficiência do canal de comunicação.

Email

Muito fácil e simples de usar, o email é um canal de comunicação utilizado na maioria das empresas. Através dele é possível enviar mensagens de forma rápida e direta.

Porém, é difícil conseguir mensurar sua eficiência, um email é muito fácil de ser ignorado ou passar despercebido. Além disso, quando é preciso debater sobre determinado assunto, os vários “FWs” geram muita confusão.

Para quem se preocupa em documentar os processos da empresa, organizar as informações trocadas por email é um grande desafio.

Comunicador interno

Optar por um comunicador interno é uma ótima decisão para as empresas que querem automatizar e organizar a comunicação da empresa e minimizar falhas.

Um software que permita a troca mensagens de texto, conversa por voz e vídeo, organização de departamentos, gerenciamento de usuários, compartilhamento de arquivos e a possibilidade de ser acessado de qualquer lugar, inclusive de smartphones, é ideal para quem quer agilidade e clareza nos processos.

Através desse tipo de ferramenta, é possível, inclusive, ter acesso aos históricos de conversa e sanar dúvidas ou mal-entendidos.

Por ser dinâmico e fácil de usar, o comunicador interno não aumenta o trabalho do departamento de informática e agiliza o tempo.

Reunião coletiva

A reunião coletiva é uma boa forma de passar informações de maneira seletiva a cada setor.

Nessas reuniões, as pautas são direcionadas ao departamento envolvido, onde são debatidos os projetos a serem desenvolvidos e possíveis ajustes de pontos divergentes entre a equipe.

Elas promovem o esclarecimento das normas da empresa, garantindo o bom desempenho de todos e não dão espaço para a rádio peão.

Mas é preciso ficar atento, as reuniões em excesso são grandes inimigas da produtividade.

Eventos

Promover eventos em sua empresa pode ser uma forma de atrair clientes e investidores.

Workshops, palestras, congressos e feiras são ótimas ocasiões para adquirir e compartilhar conhecimento, fazendo a informação circular dentro e fora da empresa.

Além disso, eventos quebram a rotina do dia a dia e podem ser uma oportunidade de aproximar pessoas.

Jornal mural

Esse é o canal de comunicação mais utilizado na maioria das organizações. Ele é um ótimo espaço para divulgar informações da empresa, textos motivacionais e muito mais.

Através do jornal mural você consegue oferecer conteúdo relevante para os colaboradores durante um intervalo ou uma pausa para o café.

O ideal é que ele fique localizados em locais de fácil acesso a todos, como refeitório, copa/cozinha, entrada/saída de funcionários, próximos ao relógio de ponto etc.

Mais do que em qualquer canal de comunicação, a atualização é fundamental para o jornal mural. Se um colaborador encontra o mesmo conteúdo várias vezes, ele perde o interesse.

Normativas e regulamentos

Essas ferramentas veiculam normas dos departamentos e da companhia, como um todo.

Toda empresa precisa esclarecer como funcionam suas regras, informando aos funcionários o que é esperado deles. Dessa forma, o desempenho de cada um estará dentro de uma ordem esperada.

Algumas empresas utilizam mais de um canal de comunicação, de acordo com seus diferentes níveis hierárquicos. Outras optam por um canal comum a toda a equipe. É recomendável analisar cada departamento, conhecendo suas características e necessidades, descobrindo quais canais se encaixam melhor ao perfil da empresa.

Com o canal de comunicação ideal, as informações circulam sem deixar dúvidas, os colaboradores se sentem mais seguros e a organização passa a ter mais credibilidade entre toda a equipe. E consequentemente, gera mais resultados.

Qual o canal de comunicação mais utilizado em sua empresa? Como foi feita escolha desse canal? Enriqueça o nosso post, compartilhando sua experiência e suas dúvidas através dos comentários.

Por Talita Maria