Dicas para melhorar os canais de comunicação interna da empresa

Como diria o saudoso Chacrinha: “Quem não se comunica, se ‘estrumbica'”. O jargão ainda hoje é pertinente e pode ser usado como máxima para empresas que descobrem que uma boa gestão da comunicação interna informa, motiva e influencia seus funcionários, resultando em fortalecimento de marca e melhoria nos negócios em geral.

Um dos maiores erros cometidos por muitas corporações é a falta de equilíbrio no uso dos canais disponíveis. Alguns pecam pelo excesso. Já outros nem sequer os conhecem. Não adianta enviar um e-mail descuidado copiando todos os funcionários, imprimir e pendurar no mural, disponibilizar na intranet ou em outros canais da empresa. Também não surtirá efeito esperar que todos entendam o que se passa na sua cabeça. É necessário usar de forma inteligente as ferramentas disponíveis.

Por isso, elaboramos um breve roteiro com três dicas sobre como melhorar o uso dos canais de comunicação interna para a sua empresa:

1) Leve seu planejamento de comunicação interna a sério

Não bastam boas intenções, é fundamental existir um projeto estrategicamente pensado e uma boa estrutura de compartilhamento (canais de comunicação), traçando os caminhos pelos quais a informação deve percorrer e como cada canal deve ser utilizado. Todos os usuários desse sistema devem saber usá-lo sem pestanejar, num processo constante de avaliação e aprendizado.

Porém, para que isso seja feito a contento, uma gestão de tempo eficiente e alta capacidade de organização são fundamentais para que mudanças e metas sejam cumpridas sem atropelos. Quem consegue ser eficiente com duas mil mensagens não lidas ou uma listagem de compromissos defasada? Sem foco, é fácil ser levado apenas a apagar incêndios e deixar de lado o que deveria ser feito. É necessário ter pelo funcionário o mesmo cuidado que temos no trato com o cliente.

2) Analise os canais de comunicação disponíveis

Olhe com cuidado o seu ambiente de trabalho. Reparou no mural na sala de descanso com aquela velha listagem de aniversariantes, panfletos e mensagens amareladas que ninguém lê? Ou na quantidade de papéis que se acumulam nas caixas de entrada e saída, cheios de informações superficiais. Também veja na sua caixa de emails quantas mensagens que você recebeu apenas por ser da mesma empresa, os adesivos ao redor do monitor, o telefone tocando sem parar. Agora pense na quantidade de informações que você viu, mas simplesmente não conseguiu absorver.

Por quê? Simples: Uma comunicação interna efetiva é um conjunto estruturado de palavras e  gestos transmitidos de forma clara, em canais estratégicos, para um público selecionado que entende a mensagem e responde aos estímulos nela contidos. Para isso, algumas questões precisam ser repensadas.

Mural para divulgação de informações

Por que ninguém lê aqueles textos amarelados pregados com um só alfinete, mas sempre passam checam os aniversariantes? Estímulo e interesse. Faça um teste: pegue aquelas mensagens ignoradas, veja qual precisa estar lá verdadeiramente, enxugue e trate o texto, mostrando a pertinência daquela informação para quem vai ler, faça uma bela apresentação, imprima numa boa qualidade, coloque de volta no lugar e observe. O número de leitores vai subir. E mantendo uma atualização constante, a tendência é fidelizar e atrair novos olhares.

Neste quesito também é importante considerar os locais em que esses murais estão distribuídos na empresa. São locais com muito fluxo? Qual o horário que esses funcionários têm acesso ao canal? Essas questões precisam ser levadas em consideração para a obtenção de resultados. Uma alternativa é utilizar murais eletrônicos e desenvolver uma cultura organizacional que fomente o acesso constante à plataforma, que pode ser parte de uma robusta intranet, por exemplo.

Evite comunicações verbais por telefone

O mesmo vale para ligações recorrentes e picadas. Junte tudas as informações que precisam ser passadas em um único canal que possa ser consultado em caso de dúvidas e ao mesmo tempo formalize as instruções. Pode ser um e-mail, mas considerando o volume de mensagens recebida, sua mensagem pode cair no descrédito. O que antes sofria com ruídos, agora deve se tornar uma forma objetiva de comunicar, sem desculpas para o “não ouvi, não anotei, estava enrolado”. Para isso, uma intranet com canal de notícias internas é um excelente recurso.

Espaços de integração virtual

Quanto aos papéis lotando as gavetas de entrada e saída, veja como seria muito mais simples, econômico e ecológico adotar redes de comunicação virtual entre os funcionários. O custo inicial pode até parecer alto, mas se somarmos os recursos gastos em resmas, tintas e desgaste de equipamentos como fotocopiadoras ou impressoras, além da ineficiência de alguns canais de comunicação, vemos que é um investimento que se paga em pouco tempo!

Redes sociais corporativas, intranets, agendas compartilhadas, mensagens instantâneas exclusivamente para os stakeholders pré-definidos, bem como grupos de discussão segmentados por áreas facilitam o trabalho da equipe de comunicação, dos gestores e dos colaboradores. Por isso, considere uma solução robusta que atenda as necesidades de comunicação que sua empresa possui. Fortaleça o uso consciente da comunicação: a palavra certa no meio ou canal correto!

3) Estimule o feedback

Quem fala deve, acima de tudo, saber ouvir. Cada mensagem gera uma resposta e através dela é possível gerar uma importante troca de informações que mantenham a empresa sempre num ciclo de melhoria contínua, além de ser possível utilizar essas informações para avaliar a eficiência da estratégia, bem como realizar melhorias.

Vale lembrar que o feedback não é uma opinião ou desabafo, e sim um retorno baseado em parâmetros verificáveis. Portanto, não tenha medo de pedir o retorno. Pelo contrário: encoraje seus funcionários a também analisar e avaliar o que tem ocorrido na empresa, mantendo sempre a ética com as informações recebidas. O conhecimento vem do contato com o outro, com opiniões e visões diferentes. Lembre-se: a melhor maneira de saber se estamos sendo claros é através de quem nos ouve!

E você, tem alguma outra dica para melhorar os canais de comunicação interna das empresas? Compartilhe conosco suas experiências através dos comentários!