Agenda compartilhada: por que adotar em sua empresa?

Quantas vezes alguma tarefa já deixou de ser realizada na sua empresa, porque alguém esqueceu? Quantas pessoas já faltaram uma reunião porque não receberem o email com a data e horário ou não viram o aviso pregado no jornal mural?

Esses acontecimentos são muito comuns, pois em meio a uma rotina tão corrida e tantas tarefas para desenvolver, o que não está bem registado acaba sendo esquecido.

Para reverter essa situação, uma ferramenta vem sendo cada vez mais utilizada pelas empresas, principalmente as de maior porte, é a agenda compartilhada.

E não é para menos. O sistema é, na maioria das vezes, mais eficiente, seguro e, quando utilizado de maneira correta, um importante veículo de comunicação interna para a organização.

O post de hoje é para te mostrar seis motivos para adotar e implementar essa ferramenta em sua empresa o mais rápido possível. Continue acompanhando.

1) Segurança

Mesmo que o sistema funcione pela internet e possa ser acessado em qualquer dispositivo, os softwares de agenda compartilhada são protegidos e só podem ser acessados quando há autorização.

Normalmente existem vários níveis de permissão: para alguns funcionários só é permitido visualizar a agenda e receber avisos de compromissos; para outros é possível registrar e apagar eventos; e ainda existem aqueles que podem cadastrar e descadastrar usuários no sistema.

É interessante destacar também que nem todos os eventos nos sistemas de agenda compartilhada são públicos. O que significa que uma reunião sigilosa não necessariamente precisará aparecer para todos os funcionários da empresa.

É também possível controlar quem e quando foram realizadas alterações das informações nela inseridas. Em caso de problemas, medidas são mais facilmente tomadas.

2) Menos e-mails e mais organização

O método mais comum para agendar compromissos compartilhados na maioria das empresas é o e-mail. Em geral alguém envia um convite para uma série de funcionários, muitas vezes pedindo confirmação.

Considerando que algumas dessas pessoas responderão a todos, em vez de apenas a quem enviou o convite, o excesso de informações na caixa de entrada de colaboradores acaba prejudicando o fluxo de trabalho com informações irrelevantes aos demais envolvidos. Se por ventura algum e-mail for direcionado à caixa spam, alguns compromissos podem ser perdidos.

Um dos principais ganhos do sistema de agenda compartilhada é a organização, já que todos os compromissos da empresa estarão centralizados em um só lugar. Os coordenadores conseguem saber como está a agenda de subordinados e vice-versa, gerando um fluxo mais orgânico na empresa.

3) Mais colaboração

Se você está ajudando um colega em alguma atividade, é muito mais fácil orientá-lo e acompanhá-lo quando vocês usam uma agenda compartilhada. Você pode inserir várias tarefas e acompanhar o seu desenvolvimento, e ele pode colocar em sua agenda um horário para tirar dúvidas e compartilhar experiências.

Além disso, existem várias ferramentas que além de oferecerem a agenda compartilhada também contam com um chat, como o mais.im. Assim, quando alguém inserir um compromisso na sua agenda mas você achar desnecessário marcar uma reunião para resolver um assunto tão simples, basta enviar uma mensagem pelo chat e conversar para resolver a situação.

4) Melhor comunicação interna

A agenda compartilhada, quando usada corretamente, se torna um importante veículo de comunicação interna já que, através dela, os funcionários terão conhecimento sobre os eventos que acontecem na empresa, reuniões e compromissos dos colegas. Com isso, é possível otimizar o tempo e organizar melhor os fluxos de trabalho da organização.

Imagine que um determinado funcionário do setor de vendas, por exemplo, precisa do suporte de um colega do setor técnico para elaborar uma proposta para determinado cliente.

Com o sistema compartilhado de agenda ele poderá saber o melhor dia e horário para uma reunião com o técnico e, dessa forma, organizar de forma mais inteligente e eficiente seu trabalho.

5) Menos imprevistos

O que mais dificulta uma boa administração do tempo, são os imprevistos. Mesmo quando deixamos um espaço na agenda para eles, sempre acabam tomando mais tempo do que o esperado e transformam nossos compromissos em uma bola de neve.

Quando você pode compartilhar uma tarefa na agenda de um colega, ele será notificado e não terá como esquecer. Não será surpreendido por um telefonema avisando que está atrasado para um compromisso e conseguirá administrar melhor o seu tempo.

6) Sua agenda em qualquer lugar

Um outro fator relevante é que com a agenda compartilhada em um sistema web as preocupações com “onde está a agenda?” acabam. Você pode acessar sua agenda no escritório, em casa, no celular ou no tablet e sempre encontrará todas as suas informações sincronizadas.

Foi-se o tempo em que esquecer a agenda era desculpa. Agora, você só precisa de um dispositivo conectado a internet para ter acesso a todos os seus compromissos e tarefas.

Alguns cuidados necessários

A agenda compartilhada traz todas essas vantagens, mas é preciso alguns cuidados para que ela seja utilizada com qualidade. Primeiramente, é preciso criar na organização a cultura de utilizá-la sempre. Caso apenas alguns dos funcionários registrem eventos ou, pior, poucos a consultem, de nada adianta adotar este sistema.

Em segundo lugar, também é importante destacar que para alguns tipos de compromissos, principalmente aqueles avisados num período de tempo mais curto, é preferível usar também o bom e velho telefone, e-mail ou mesmo uma visita pessoal, caso seja possível. A agenda compartilhada não substitui a comunicação do dia a dia, apenas facilita.

Vale lembrar também, que é preciso escolher uma ferramenta fácil de usar e implementar. Afinal, você quer ajudar a sua empresa e não fazer com que todos tenham dificuldades para utilizar um sistema. Escolha uma agenda que melhor se adeque a rotina e aos colaboradores da sua empresa. No momento da implementação, tente preparar um guia de uso bem simples, para ajudar no processo.

Você já utiliza o serviço de agenda compartilhada em sua empresa? Tem alguma dúvida ou sugestão? O uso dessa ferramenta trouxe benefícios para sua empresa? Enriqueça o nosso post compartilhando sua opinião, através dos comentários.

Por Talita Maria