Como administrar o seu tempo

O ano está chegando ao fim. Nessa época, além de refletirmos sobre tudo que vivemos até aqui, é comum estabelecermos várias metas, como mudar de emprego, fazer uma viagem, estudar no exterior, casar, trocar de carro e tantas outras.

Mas para que tudo que você deseja se concretize em 2016, você precisa saber lidar com a maior inimiga das metas de ano novo: a má administração do tempo. Não adianta começar o ano novo pensando que ele será diferente, se você continuar fazendo as mesmas coisas e cometendo os mesmos erros.

Para muitas pessoas, 2015 está sendo um ano arrastado, que não rende e não termina. Realmente, esse não foi um ano fácil, crise econômica e política, atentados terroristas, desastres naturais… mas esses fatores externos não justificam a nossa estagnação. Prova disso, é o número de novos negócios que surgiram nesse ano, muita gente só conseguiu descobrir um talento quando se viu frente a frente com uma dificuldade.

Essa sensação que quase todo mundo tem, de que o ano não rendeu, tem muito mais relação com objetivos mal estabelecidos e metas fora da nossa realidade, do que com os acontecimentos que marcaram o ano que passou. Queremos abraçar o mundo e acabamos nos perdendo entre os nossos desejos e prioridades.

Saber administrar o tempo em nosso favor é fundamental para alcançarmos o sucesso na vida profissional e pessoal. É importante lembrar que o tempo não faz distinção de nada, ele passa pra mim, pra você e pra Rainha da Inglaterra do mesmo jeito, todos nós temos a mesma quantidade de horas e minutos para usar e cabe a cada um aproveitá-lo da melhor forma possível.

Para te ajudar a entender como você está administrando o seu tempo, vou deixar algumas perguntas e quero que você pense nas respostas, com base em suas ações durante esse ano, com sinceridade. Você tem conseguido fazer tudo que se propõe diariamente? Você tem a vida profissional e pessoal bem equilibradas? Você esteve sempre correndo, atrasado? Você estava sempre estressado por ter muita coisa pra fazer em pouco tempo? Você teve tempo para ler um livro que gosta, ver um filme, praticar uma atividade física ou dar um passeio?

Se a maioria das suas respostas não foi favorável, algo está muito errado, você precisa agir logo e nosso post vai te ajudar. Mas se as suas respostas foram favoráveis, você faz parte da pequena parcela da população que sabe administrar o seu tempo e com certeza tem algum conhecimento para acrescentar ao nosso post, não deixe de compartilhar com a gente.

**Quem trabalha por mais tempo, rende mais? **

É comum a gente olhar aquela pessoa que é a primeira a chegar e a última a sair do trabalho e pensar que ela trabalha muito, faz mil coisas. Mas muitas vezes, não é bem isso que acontece. É preciso garantir qualidade a forma que o seu tempo é aproveitado e isso não é sinônimo de quantidade.

Quem está sempre fazendo horas-extras e desenvolvendo várias tarefas ao mesmo tempo, geralmente não é uma pessoa produtiva, mas sim alguém que não sabe administrar o seu tempo para desenvolver todas as suas atividades.

11 dicas para administrar o seu tempo e fazer de 2016 o seu ano

Para que em 2016 você elimine o estresse, a exaustão, o retrabalho e a ansiedade da sua rotina, é fundamental começar a se preparar para administrar o seu tempo com eficiência. Mas essa não é uma tarefa fácil, é preciso uma mudança de hábitos e costumes,  e exige muita dedicação e disciplina do profissional.

Para ser um profissional mais produtivo, ter mais qualidade de vida e ter um ano realmente novo, confira nossas dicas e implemente-as em sua vida.

Defina suas prioridades

Antes de tudo, é preciso parar e analisar como foi o seu 2015. O que deu certo, o que deu errado, quais metas não foram alcançadas, o que mudou em sua vida… Os resultados dessa análise é que devem ocupar a maior parte da sua nova agenda. Não se esqueça de estabelecer uma meta para cada prioridade.

Mas as prioridades não devem ser definidas apenas para o ano, é preciso separar o que é mais importante de cada dia, estabelecer um prazo e marcar tudo que foi feito.

Não adianta se desesperar: por mais que você tenha mil tarefas no dia, não dá pra encarar todas elas ao mesmo tempo – ou a qualidade do serviço pode deixar a desejar. Portanto, faça uma lista de seus afazeres e priorize as que forem mais urgentes.

Nessa lista, é bom determinar quanto tempo você deverá gastar em cada tarefa, e com o tempo, ir eliminando os itens da lista um por um. Se for possível, tente fazer os trabalhos mais difíceis primeiro. Assim, quando você estiver mais cansado, você cuidará dos afazeres que tem mais facilidade e habilidade para realizar.

Mantenha sua agenda atualizada

Organizar suas tarefas em uma agenda é uma ótima forma de gerenciar seu tempo organizar melhor seus afazeres, mas de nada vai adiantar ter uma agenda se você não atualizá-la. Na sua agenda, registre as tarefas importantes ou longas, ligações a serem feitas, prazo de pagar as contas, entre outros itens.

À medida que for executando as tarefas, não se esqueça de inserir alguma marcação, quando precisar reagendar algum compromisso também.

Para manter o controle, as ferramentas tecnológicas como o Google Agenda e outros aplicativos de Smartphone podem facilitar – e muito – esse processo. Guardar todos os seus compromissos na cabeça é impossível, usar várias ferramentas ao mesmo tempo também. Escolha uma única ferramenta que melhor se adapte a sua realidade e concentre todo o seu planejamento nela.

Tenha disciplina e dedicação

Você pode utilizar agendas, listas, aplicativos ou qualquer tipo de organizador, mas isso não vai adiantar de nada se você não tiver disciplina e dedicação com seus compromissos e horários. Se você quer ter sucesso na administração do seu tempo e em seus projetos, é extremamente importante que você siga o planejamento.

Imprevistos podem acontecer, mas faça o possível para não ceder e acabar anulando a sua programação.

Seja uma pessoa organizada

Na maioria das vezes, o problema não é a falta de tempo, e sim a falta de organização de suas tarefas e do seu espaço. Procure organizar o seu espaço de um jeito que faça você se sentir bem ali, deixe tudo que você vai precisar naquele dia perto de você, para não perder tempo.

E o mais importante, que já foi falado aqui no post, organize suas tarefas e seus dias. Se você não tem o hábito de usar uma agenda, adquira-o, pode ser de papel, eletrônica, um quadro… o importante é usar. Guardar todo o seu planejamento na cabeça é impossível, escolha uma ferramenta, concentre tudo ali e a tenha sempre em mãos.

**Pare de procrastinar **

Nunca deixe para amanhã o que você pode fazer hoje. Procrastinar significa deixar para depois o que você tem que fazer agora, e esse é um mal que atinge todas as classes sociais e cargos. Quando você “empurra” um compromisso, além de acumular tarefas, qualquer imprevisto pode prejudicar seriamente o seu planejamento.

Dias em que você está afim de “dar uma enrolada” são normais, mas quando a procrastinação passa a fazer parte da sua rotina, é sinônimo de fracasso.

Tenha foco

Quem não tem foco, não tem tempo pra nada. Quando você tenta executar várias tarefas ao mesmo tempo, nenhuma delas fica bem feita. Focar em uma coisa de cada vez é a forma mais eficiente de resolver seus problemas. Evitar distrações durante a realização de uma tarefa, também é fundamental.

Toda vez que você se distrai, leva em média 15 minutos para retomar a concentração. Elimine as “olhadinhas” nas redes sociais, a atualização da caixa de entrada do email, o cafezinho e as interrupções de colegas e telefonemas. E abuse das técnicas que ajudam a manter o foco, como a técnica de Pomodoro.

A técnica de Pomodoro funciona assim: Monte uma lista de tarefas. Use um cronômetro e fique focado por 25 minutos na sua lista. Pare por 5 minutos e retome as suas tarefas por mais 25 minutos. Depois de 4 “Pomodoros” de 25 minutos cada, faça uma pausa mais longa como recompensa.

Lembre-se que ficar durante muito tempo sem intervalos em frente ao computador ou trabalhando em uma mesma tarefa não é saudável, além de gerar estresse, a criatividade e a produtividade são muito prejudicadas.

**Saiba trabalhar em equipe **

Você não é onipresente e não tem que fazer tudo sozinho. Quando você encontrar dificuldade para lidar com os prazos, converse com a sua equipe de trabalho, peça ajuda e troque experiências. Quanto mais gente estiver envolvida em uma atividade, menos tempo é necessário para desenvolvê-la. Não tenha medo de pedir ajuda e nem preguiça de ajudar.

**Aprenda a aproveitar o tempo “inútil” **

Sabe aqueles minutos, e até horas, que você fica parado no trânsito? E o tempo todo que você passa em uma sala de espera antes de uma consulta? Ou em uma fila do banco? Para muitas pessoas, esse tempo é inútil, mas se você souber aproveitá-lo, ele pode ser muito útil.

No trânsito, por exemplo, além de se estressar e trocar mensagens no Whatsapp, você pode baixar o áudio de vídeoaulas e cursos, ouvir e aprender muita coisa nova. Carregue sempre um bloquinho e nesses momentos ociosos,  aproveite para anotar ideias e inspirações. Sempre temos um tempinho que parece desperdiçado, mas na verdade só não estamos sabendo aproveitá-lo.

Reserve um tempo para você

É comum que as pessoas não incluam tempo para os compromissos pessoais em seus planejamentos, o que é um erro. O principal sinal que você está administrando bem o seu tempo, é ter sintonia entre seus compromissos profissionais e pessoais.

Mais uma vez, vale ressaltar a importância do planejamento. Quando você for elaborá-lo, é sempre bom deixar um tempinho para compromissos e imprevistos pessoais.

Tenha qualidade de vida

Para aumentar o seu rendimento e gerenciar sua rotina com eficiência, é fundamental ter qualidade de vida. O corpo e a mente trabalham muito mais devagar quando estão exaustos e tensos. Pratique uma atividade física regularmente, tenha uma alimentação saudável e balanceada, beba muita água e procure ter uma boa noite de sono.

Durante a semana de trabalho, tente encaixar alguns momentos de lazer. Curta sua família, saia com uns amigos, assista um filme que você gosta, leia um livro… Uma mente descansada produz muito mais em menos tempo, gerando ótimos resultados.

Use a tríade do tempo

A Tríade do Tempo é uma metodologia desenvolvida para te ajudar a administrar o seu tempo. Em resumo, ela divide tudo que você faz no seu tempo em 3 esferas: importância, urgência e circunstâncias.

Todas as tarefas que você executa e que são importantes para você, estão na esfera da importância. Elas trazem resultados a curto, médio ou longo prazo. Já na esfera da urgência, estão todas as atividades que o tempo estabelecido para sua realização acabou ou está acabando.

Elas geralmente chegam de última hora, não podem ser previstas e geram muito estresse. E tudo que você de desnecessário, que não te leva a lugar nenhum e gasta o seu tempo de forma inútil, fica na esfera circunstancial.

É importante ressaltar que na tríade do tempo, as esferas nunca se misturam. Não existe uma tarefa que seja urgente e importante ao mesmo tempo. Uma atividade urgente pode ter sido importante um dia, mas quando ela foi negligenciada, passou de importante para urgente.

Para Christian Barbosa, especialista em gerenciamento do tempo e autor de um livro sobre a tríade do tempo, a tríade ideal deve ser composta por 70% de tarefas importantes, 20% de ações urgentes e 10% das circunstanciais.

O seu tempo, é o seu mais precioso, e ele não volta. Você acha que está sabendo aproveitá-lo?  Siga nossas dicas e utilize-o com qualidade, não só em 2016, mas em todos os anos daqui pra frente. E se tiver alguma dúvida ou sugestão sobre a administração do tempo, compartilhe com a gente aqui nos comentários.

Por Talita Maria