As 5 falhas de comunicação que mais prejudicam seus projetos

Coordenar projetos é, antes de mais nada, coordenar pessoas. É preciso delegar as funções para cada participante, promover a interação entre eles, fazer com que os resultados de cada tarefa sejam compartilhados e fomentar a gestão responsável dos gestores, só para citar alguns exemplos nos quais as relações humanas são fundamentais para o sucesso.

Por isso, as falhas de comunicação ao longo do seu projeto podem fazer com que ele não seja bem-sucedido. As competências técnicas que sua empresa possui podem ficar irrelevantes frente a essas questões organizacionais.

Veja abaixo as falhas de comunicação que mais prejudicam os seus projetos e saiba como prevenir que elas ocorram:

Briefing mal explicado

As falhas de comunicação podem acontecer logo na largada de um projeto. Ao briefarmos os envolvidos sobre as tarefas, é muito comum cometermos o erro de apenas listar as obrigações que estes deverão cumprir, sem contextualizá-las ou explicar as suas motivações. Isso faz com que não haja uma análise crítica por parte do funcionário, visto que ele precisa apenas executar a função, sem entendê-la.

Outro erro recorrente é não delimitar os responsáveis por cada tarefa. Quem nunca teve a sensação de que algo precisa ser feito, mas cada um acha que o outro fará? Esse tipo de situação faz com que nada seja cumprido.

Por fim, enviar o briefing por e-mail é outra atitude que pode comprometer a sua explicação. O ideal é fazer o kick-off de um projeto em uma reunião com todo o grupo, para que tudo fique claro para a equipe.

Não cumprimento de prazos

Depois de delegadas as funções do projeto, é essencial manter a comunicação sobre o status de cada uma delas. A periodicidade das respostas pode ser definida pelo próprio grupo, dependendo da fase do projeto, número de envolvidos e prazo de entrega.

O acompanhamento constante faz com que você preveja possíveis atrasos e possa contorná-los, além de fazer com que as dúvidas sejam sanadas mais frequentemente, visto que o contato é mantido.

Falta de transparência

Projetos são dinâmicos e algumas situações podem surgir ao longo das execuções. Manter todos da equipe atualizados é fundamental para que saibam direcionar os seus esforços. Por mais que pareça que um profissional não tenha relação direta com o ocorrido, contar a ele sobre o andamento faz com que ele se sinta valorizado e motivado a continuar.

Canais de comunicação pouco eficazes

Se a comunicação de um projeto deve ser constante, é preciso fornecer ferramentas para que o time se comunique. Muitas vezes, o e-mail não é suficiente para essas relações. Por isso, tenha em vista a utilização de ferramentas de chat, murais, videoconferência, intranet e até redes sociais.

Lideranças pouco treinadas

Líderes que têm grande experiência profissional, mas pouco trato com as pessoas, podem não ser boas escolhas. Um de seus papéis essenciais é manter a integração do time, sua motivação e reconhecimento. Por isso, ter pessoas com habilidades de comunicação à frente da equipe é essencial para sua organização. Uma solução é oferecer treinamentos de Recursos Humanos para os gestores, para que eles possam se aprimorar constantemente.

Por fim, observe e avalie sempre a comunicação de sua empresa, em todos os níveis. Estar atento a seu funcionamento vai te deixar mais preparado e próximo da equipe.

E você, identificou alguma dessas falhas de comunicação em seus projetos? Tem sugestões de como melhor a comunicação organizacional? Deixe suas dicas nos comentários!